W celu ułatwienia przygotowania matrycy logicznej, poniżej zostaną wyjaśnione zagadnienia z nią związane.

Ogólne cele projektu mają za zadanie wyjaśnić, dlaczego jest on istotny dla społeczeństwa. Projektodawca musi podać korzyści wynikające z jego realizacji w aspekcie długoterminowym. Ponadto powinny znaleźć się tu wyjaśnienia dotyczące tego, w jaki sposób program pasuje do regionalnej/sektorowej polityki UE oraz polityki organizacji, których dotyczy. Omawiane cele nie będą osiągnięte tylko i wyłącznie przez sam projekt. Będą one wymagały działania innych programów i projektów.
Cel projektu odnosi się do kluczowego problemu i jest definiowany w aspekcie korzyści otrzymywanych przez beneficjentów, które są rezultatem wykorzystania usług/dóbr przewidzianych przez program.
Wyniki (rezultaty) to opis usług/dóbr, jakie zostaną dostarczone złożonym beneficjentom/grupie docelowej. Fakt ich dostarczenia powinien być możliwy do obliczenia przez osoby zarządzające projektem. Wynikiem mogą być:
• Produkty – są to wszystkie efekty – materialne – powstałe bezpośrednio po realizacji projektu,
• Rezultaty – związane są z bezpośrednim oraz natychmiastowym efektem – jakościowym – projektu, odczuwalnym przez beneficjenta.
Działania – są to ułożone w odpowiedniej kolejności zadania, które trzeba wykonać w toku realizacji danego projektu.
Źródła weryfikacji – to wszelkie dokumenty oraz materiały mające potwierdzić osiągnięcia złożonych celów i wyników, np. protokół odbioru, materiały szkoleniowe, lista uczestników szkoleń itd.
Założenia i ryzyko:
- założenia – są to uwarunkowania zewnętrzne, które muszą zaistnieć, aby mogły zostać osiągnięte cele i wyniki projektu;
- ryzyko – wlicza się tu wszystkie czynniki, które mogą zakłócić poprawną realizację projektu.

Ogromną pomocą przy pisaniu matrycy logicznej jest tzw. drzewo problemów. Jest to kompleksowy diagram, który pokazuje logiczne związki przyczynowo-skutkowe pomiędzy sytuacjami postrzeganymi jako negatywne w danym obszarze planowania oraz wskazuje problem główny (w danym obszarze planowania), jego przyczyny i skutki. Stanowi to podstawę do zdefiniowania celów planowanego przedsięwzięcia. Daje ono uporządkowany materiał wyjściowy do opisu stanu sektora, regionu itp., i uzasadnienia projektu. Należy pamiętać, iż w „drzewie problemów” powinny znaleźć się jedynie zapisy, które definiują sytuację problemową (opisaną w sposób negatywny), prawdziwą i istotną z punktu widzenia obszaru objętego analizą.

Schemat 4: Drzewo problemów





Nierozerwalnie z drzewem problemów związane jest drzewo celów, które może być pozytywnym lustrzanym obrazem drzewa problemów. Obrazuje ono zależności pomiędzy celem i środkiem do jego osiągnięcia, czyli zapisy niżej są składowymi do osiągnięcia celów zapisanych wyżej. Należy pamiętać, iż położenie (niżej lub wyżej) danego celu nie jest wyznacznikiem jego ważności. To, czy dany cel stanie się priorytetem programu czy projektu, zależy od decyzji planującego. Drzewo celów stanowi materiał do uzasadnienia programu i zdefiniowania oczekiwanych rezultatów. Zapewnia ono pełny obraz pożądanej przyszłej sytuacji.

Schemat 5: Drzewo celów



Przygotowanie matrycy logicznej powinno być swoistego rodzaju wsparciem dla myślenia i realizowania dalszych etapów tworzenia projektu. Jest to narzędzie dynamiczne, które projektodawca powinien szacować w miarę rozwoju projektu. Jasne określenie celów, ich umieszczenie i uhierarchizowanie pozwala sprawdzić wewnętrzną logikę planu projektu. Tak więc wszystkie kluczowe informacje są zbierane razem w jeden dokument, który dostarcza użytecznego podsumowania przedsięwzięcia.

Źródło: A. Szymańska, Jak przygotować dobry wniosek, czyli jak skutecznie pozyskiwać fundusze unijne 2007-2013, B. Jakubowska, M. Rutkowski, W. Sartorius, Zarządzanie projektami zgodnie z regułami Unii Europejskiej, www.funduszestrukturalne.gov.pl