Nieodpowiednie uzasadnienie kosztów na etapie wnioskowania o dotacje UE może stać się przyczyną nie uznania wydatków przez instytucję wdrażającą, co z kolei doprowadzi do zmniejszenia kwoty dotacji o jaką ubiega się wnioskodawca. W przypadku rozliczania projektu konieczna jest prawidłowa i odpowiednia dokumentacja potwierdzająca poniesienie wszystkich kosztów. Zasada, o której mowa dotyczy również kosztów, określonych we wniosku jako niekwalifikowalne, jednakże stanowiące integralny element projektu.

Podstawą dla rozliczenia wynagrodzenia jest lista płac, która musi zawierać dane pracowników zatrudnionych bezpośrednio do realizacji projektu. Prócz wartości wynagrodzenia wnioskodawca jest zobowiązany do opisania rodzaju oraz czasu na jaki pracownik jest zaangażowany w realizację projektu, wypełniając w tym celu kartę przedstawiającą procent etatu wynikającego z wkładu pracy na realizację projektu objętego umową o dotacje unijną. Rozliczając wynagrodzenia należy również udokumentować pozapłacowe koszty pracy. W przypadku składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne konieczne jest przedstawienie kopii deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (miesięczna deklaracja rozliczeniowa) oraz imiennych raportów o należnych składkach i świadczeniach ZUS RCX. Bardzo ważne jest załączenie do wniosku o płatności dowodów potwierdzających zapłatę wynagrodzenia w postaci wyciągów bankowych bądź potwierdzeń dokonania przelewów. W przypadku kosztów pozapłacowych dokumentacji potwierdzającej składki ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Rozliczanie kosztów aparatury i amortyzacji sprzętu dokonuje się na podstawie tabel amortyzacyjnych. Należy podkreślić, iż amortyzacja sprzętu jak i aparatury jest kosztem kwalifikowalnym tylko i wyłącznie w zakresie i przez okres ich używania na potrzeby projektu. W przypadku, gdy amortyzowany środek trwały został zakupiony w trakcie realizacji projektu, wówczas do wniosku o płatność należy dołączyć faktury zakupu, dowody płatności oraz dokument OT (dokument przyjęcia środka trwałego).

Co w przypadku wytworzenia lub nabycia środka trwałego?

Chcąc wykazać poniesione w projekcie koszty nabycia środka trwałego konieczne jest dołączenie do wniosku o płatność, poświadczone za zgodnością z oryginałem kopie faktur, dowody płatności, protokoły odbioru oraz dokumenty OT. W przypadku kiedy środek trwały był wykorzystywany i w ramach etapu badawczego i w ramach wdrożenia, wówczas w części badawczej jako kwalifikowalne należy uznać odpisy amortyzacyjne, natomiast w rozliczeniu etapu wdrażania jako kwalifikowalne koszty uznaje się cenę nabycia urządzenia pomniejszoną o wartość odpisów amortyzacyjnych. Rozliczając wytworzenie środka trwałego należy udokumentować wszystkie koszty ujęte w OT. Ważne jest ,aby każdy koszt został wykazany oddzielnie. Podczas rozliczania kosztów związanych z wytworzeniem środka trwałego należy szczególną uwagę zwrócić na zakaz podwójnego finansowania kosztów. W praktyce oznacza to zakaz refundacji wydatku dwa razy ze środków publicznych – wspólnotowych lub krajowych. Należy podkreślić, iż firma podejmując decyzję o wytworzeniu środka trwałego powinna to zrobić wybierając najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, ponieważ jest to przedmiot najczęstszych kontroli instytucji wdrażającej.

Przed przystąpieniem do rozliczenia projektu wnioskodawca powinien dokładnie zapoznać się z umową o dofinansowanie projektu oraz instrukcją do wniosku o płatność, gdzie znajdzie szczegółowe wytyczne dotyczące zasad i sposobu dokumentacji poniesionych kosztów.