Poniżej zostanie przedstawiony uproszczony wygląd tego procesu. Jednakże należy pamiętać, iż nie może on zastąpić oryginalnych dokumentów, z którymi każdy beneficjent powinie się szczegółowo zapoznać przed aplikowaniem o środki unijne.

Rysunek 1: Uproszczony schemat procesu






Pomimo tego, iż powyższy rysunek jest bardzo prostym schematem, to widać, iż pierwsze wydatki poniesione na realizację projektu można rozpocząć tylko i wyłącznie w pewnym określonym momencie. Jest nim dzień po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie. Należy o tym pamiętać, gdyż wydatki poniesione wcześniej nie zostaną uznane za kwalifikowane i nie zostaną zwrócone.

Rysunek 2: Procedura rozpatrywania wniosku





Wnioski składa się w jednej z Regionalnych Instytucji Finansujących (RIF). Dzięki temu zostaje on zarejestrowany i opatrzony datą wpłynięcia. Następnie trafia do oceny formalnej, podczas której RIF może zwrócić się do beneficjenta o naniesienie odpowiednich poprawek. Zmian należy dokonać w ciągu 3 dni od otrzymania stosownego pisma.
Na ocenę formalną Instytucja ma 30 dni od daty złożenia dokumentów. Po dokonaniu analizy wniosek może zostać zaakceptowany lub odrzucony. W pierwszym przypadku dokumenty zostają przesłane do oceny merytorycznej. W drugim RIF odrzuca wniosek informując pisemnie o tym fakcie beneficjenta. Wówczas wnioskodawca ma 14 dni na złożenie protestu, który musi być rozstrzygnięty w ciągu miesiąca. Jeśli protest będzie rozpatrzony pozytywnie, wniosek wraca do ponownej oceny formalnej. W przypadku odrzucenia, beneficjent może zaskarżyć decyzję RIF do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.
Po pozytywnym przejściu oceny formalnej wniosek zostaje poddany ocenie merytorycznej, na którą RIF ma 90 dni od daty złożenia aplikacji. Skutkiem oceny merytorycznej jest:
 • lista rankingowa zawierająca wnioski, które przeszły pozytywnie ocenę merytoryczną;
 • lista wniosków odrzuconych.
Listę rankingową układa się według daty złożenia kompletnego wniosku. Ważne jest aby aplikacje składać jak najszybciej, wówczas jest więcej czasu na ewentualne poprawki, a tym samym na otrzymanie dotacji. O fakcie pozytywnej oceny merytorycznej świadczy umieszczenie projektu na liście rankingowej po zaakceptowaniu przez kolejne instytucje. Proces ten przedstawia poniższy rysunek.

Rysunek 3: Procedura akceptacji wniosku przez instytucje rządowe




Listę wniosków odrzuconych oraz listę rankingową RIF przekazuje do PARP, która dokonuje weryfikacji. Następnym etapem jest przekazanie jej do akceptacji MSWiA, skąd trafia do MRR. Resort podejmuje ostateczną decyzję potwierdzającą akceptację listy. Ostatnim etapem jest jej publikacja na stronach PARP i RIF oraz rozesłanie powiadomienia o decyzji do beneficjentów.
Aplikanci, których projekty nie przeszły pozytywnie oceny merytorycznej mają prawo do wniesienia protestu. Obowiązujące w tym przypadku terminy są takie same jak przy ocenie formalnej. Jeżeli protest zostanie uznany wówczas wniosek wraca do ponownej oceny merytorycznej. W przypadku odrzucenia ostatecznym rozwiązaniem jest złożenie w MRR Wniosku o Ponowne Rozpatrzenie Sprawy.

Rysunek 4: Droga do podpisania umowy



Po otrzymaniu informacji o pozytywnym rozpatrzeniu aplikacji beneficjent zostaje wezwany do dostarczenia wszystkich niezbędnych do podpisania umowy dokumentów. Po dostarczeniu wszystkich dokumentów RIF przygotuje projekt umowy o dofinansowanie.
Podczas podpisywania umowy lub w terminie 15 dni od jej podpisania beneficjent zobowiązany jest do złożenia zabezpieczenia w formie weksla in blanco. O terminach dotyczących wyżej wymienionych działań każdy informowany jest pisemnie przez RIF. W przypadku niedotrzymania któregoś z terminów Instytucja może nie podpisać umowy.
Wraz z podpisaniem umowy zostaje zakończony etap przyznania funduszy, a zaczyna właściwa realizacja projektu. Podczas tego etapu beneficjent może spotkać się z pewnymi formalnymi procesami:
 • zmiana umowy - w przypadku zmian organizacyjnych, bądź przewidywanych konieczności w zmianach terminu realizacji projektu lub etapu wnioskodawca może apelować o zmianę umowy. Należy wówczas poinformować o zaistniałej sytuacji RIF nie później niż na 30 dni przed zakończeniem danego etapu lub końcem projektu.
 • sprawozdawczość – określenie odnosi się do obowiązku udzielania informacji odnośnie realizacji przedsięwzięcia na każde wezwanie uprawnionej instytucji. Dane powinny być dostarczane w terminie 14 dni od otrzymania wezwania.
• kontrola – podczas realizacji inwestycji dotowanej z UE oraz przez 3 lata od jej zakończenia, wyznaczone do tego instytucje mają prawo przeprowadzić kontrolę związaną z przyznanym dofinansowaniem. Beneficjent jest zobowiązany do poddawania się takiej kontroli. Placówki informowane są o kontroli nie później niż na 5 dni przed jej przeprowadzeniem. Wyjątek stanowią kontrole doraźne, które przeprowadzane są bez zawiadomienia. Do 21 dni od przeprowadzenia kontroli wnioskodawca otrzyma informację o jej wynikach oraz zaleceniach dotyczących dalszej realizacji projektu. Beneficjent jest zobowiązany do wprowadzenia w życie zaleceń pozakontrolnych. W przypadku nie zastosowania się do nich może nastąpić natychmiastowe wypowiedzenie umowy.
 • płatność - w trakcie realizacji projektu występuje obowiązek składania wniosków o płatność :
1. w Działaniu 8.1: po zrealizowaniu każdego etapu zgodnie z harmonogramem;
2. w Działaniu 8.2: po zrealizowaniu każdego etapu zgodnie z harmonogramem.

Źródło: web.gov.pl