Z badań przeprowadzonych w ramach projektu ,,3xC – coordination, cooperation, cultural context – tandem learning program of transnational cooperation for SMEs’’ realizowanego przez polsko – niemiecko - greckie konsorcjum wynika, iż polskie instytucje odgrywają pasywną rolę w projektach międzynarodowych. Bardzo rzadko zdarza się aby to one inicjowały tego typu przedsięwzięcia, częściej są do nich zapraszane. Zdarzało się także, że polskie organizacje zgadzały się na uczestnictwo w projektach tylko i wyłącznie ze względu na nobilitację. W obecnym czasie przedsiębiorstwa przywiązują dużo większą uwagę do tego z kim współpracują i czego dotyczy projekt. Niestety polskim partnerom bardzo rzadko powierzane są obowiązki koordynatora projektu. Dzieje się tak ze względu na małe doświadczenie w prowadzeniu tego typu działań.

Warto podkreślić, iż Polacy – w odróżnieniu od Niemców lub Greków - zaangażowani w międzynarodowe przedsięwzięcia, zwracają dużą uwagę do mierzalnych rezultatów. Wpływa na to fakt, iż z wymienionych elementów należy złożyć sprawozdanie do instytucji finansującej. Dodatkowo polscy współpracownicy kładą nacisk na dobre zarządzanie projektem, podczas gdy Grecy czy Niemcy nie przywiązują do tego wagi. Jednakże, aby przedsięwzięcie odniosło sukces trzeba sprostać wielu wyzwaniom. Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze elementy z jakimi muszą sobie poradzić projektodawcy.

Partner-najważniejszy
Aby realizacja projektu nie była zagrożona, konieczny jest wybór odpowiednich partnerów. Nie można tego zostawić przypadkowi. Należy wybierać takie firmy czy instytucje, których potencjał oraz doświadczenie można zweryfikować. Należy jednak zaznaczyć, iż nie można dążyć za wszelką cenę do współpracy z podmiotami, które są najlepsze merytorycznie w danej dziedzinie, lecz tych, na których można polegać ze względu na ich solidność, rzetelność i odpowiedzialność. Dzięki temu projekt będzie wykonalny. Ponadto należy mieć na uwadze wielkość konsorcjum z jakim chce się nawiązać współprace. Najczęściej spotyka się partnerstwa liczące od 4 do 6 instytucji. Projekt, w który zaangażowana jest zbyt duża liczba podmiotów może być trudny w koordynacji i stwarzać poważne problemy w sferze komunikacji.

Cele i rezultaty
Nawiązanie odpowiednich partnerstw nie przyniesie odpowiednich efektów jeżeli cele i rezultaty przedsięwzięcia nie będą dostatecznie zdefiniowane. Ważne jest, aby opis celu i założeń był zrozumiały i jednoznacznie interpretowany. Dzięki temu zostaną uniknięte pomyłki. Szczególną uwagę należy tu zwrócić na kwestie językowe. W związku z tym należy używać prostych sformułowań. Końcowym rezultatem pierwszego etapu tworzenia projektu jest zbudowanie konsorcjum, czyli doprowadzenie do sytuacji, w której instytucje z różnych krajów mają wspólną wizję projektu i są zdecydowane, aby ze sobą współpracować.

Lider
Projekty, w realizację których jest zaangażowanych wiele podmiotów musi mieć swojego kierownika – lidera. To stanowisko powinno przypadać osobie posiadającej już doświadczenie zarówno w realizacji projektów międzynarodowych jak i kierowania zespołem. Lider odpowiedzialny jest za rozwiązywanie pojawiających się problemów, rozlicznie partnerów projektu z powierzonych im zadań, itp. W związku z tym powinien on cechować się wysokimi zdolnościami interpersonalnymi. Pełnienie tej funkcji powinno przypadać osobie, którą zaakceptują wszyscy współpracownicy.

Harmonogram i podział zadań
Realizując projekt międzynarodowy nie można zapomnieć o podziale zadań pomiędzy cały zespół. Przypisując poszczególnym współpracownikom zadania należy przewidzieć mogące pojawić się trudności w ich realizacji. Rozdzielenie obowiązków może przyczynić się do uniknięcia sytuacji przywłaszczenia projektu przez jednego partnerów. Podczas planowania harmonogramu działań należy zwrócić uwagę na takie elementy jak np. okresy świąteczne lub wakacje i ferie, które w różnych krajach przypadają w różnym czasie. W przypadku nie uwzględnienia wszystkich elementów wykonanie prac w określonym w harmonogramie czasie może być nie wykonalne.

Komunikacja z partnerami
Współczesny świat daje szeroki wachlarz możliwości komunikacyjnych. Niezaprzeczalnym liderem w tej dziedzinie jest internet, a co za tym idzie poczta e-mailowa i telefonia internetowa. Jednakże nic nie zastąpi bezpośredniej rozmowy. Aby projekt był właściwie realizowany konieczne jest zorganizowanie przynajmniej dwóch spotkań roboczych. Bardzo ważne jest spotkanie bezpośrednio przed rozpoczęciem projektu. Takie wydarzenie nosi nazwę kick off meeting i powinno trwać ok. 3 dni. Jest to czas przeznaczony na wyjaśnienie wszelkich wątpliwych kwestii oraz ustalenie planu pracy. Ponadto spotkanie powinno posłużyć bliższemu poznaniu się współpracowników, co ułatwi pracę na kolejnych etapach realizacji inwestycji. Pierwsze spotkanie przeważnie odbywa się w kraju lidera, a kolejne w krajach partnerów. Między spotkaniami warto organizować tele lub videokonferencje.

Niewątpliwie realizacja projektów o zasięgu międzynarodowym to duży koszt oraz wysiłek, jednakże korzyści jakie z nich płyną są niewyobrażalne. Współpraca i dzielenie się doświadczeniami ponad granicami, niezależnie czy chodzi o państwa, regiony czy też organizacje, to skuteczny sposób dotarcia do nowych idei, innowacyjnych podejść i zdobycia nowych umiejętności.

Źródło: pi.gov.pl