Wnioski wraz z załącznikami przyjmuje Wydział Polityki Społecznej właściwego urzędu wojewódzkiego. Wniosek należy złożyć w terminie do 26 marca 2009 roku. Dokumenty można składać osobiście w Wydziale Polityki Społecznej właściwego urzędu wojewódzkiego lub wysłać listem poleconym z dopiskiem „Oferta na konkurs z zakresu opieki nad dzieckiem i rodziną - 2009 r.”

Ci, którzy dotację otrzymają muszą w ciągu 14 dni od daty ogłoszenia wyników konkursu na stronie internetowej ministerstwa dostarczyć wymagane dokumenty (oświadczenie o przyjęciu dotacji oraz aktualny harmonogram i kosztorys realizacji zadania) , w wyniku czego środki zostaną wypłacone.

Środków z dotacji nie można przeznaczyć na wydatki inwestycyjne, na zakup i montaż środków trwałych, ich odtworzenie i roboty budowlane (wydatki przekraczające 3,5 tys. zł jak również na zakup nieruchomości, pokrycie kosztów utrzymania biura instytucji starającej się o dofinansowanie) o ile nie służą one bezpośrednio realizacji zadania.

 

Przyznane pieniądze należy wykorzystać zgodnie z przeznaczeniem.

Samorządy muszą pamiętać, aby oferty były składane na odpowiednim formularzu. Jego wzór określa rozporządzenie ministra polityki społecznej z dnia 8 marca 2005 roku. W ofercie należy zaznaczyć jaka jednostka samorządowa o dotację się ubiega. Czy jest to np. powiat ziemski czy grodzki, gmina miejska czy wiejska, czy może województwo samorządowe. Osoby uprawnione do reprezentacji wnioskodawcy podpisują wniosek. Prawidłowo złożony wniosek składa się z prawidłowo wypełnionego formularza oferty, uchwały rady lub sejmiku zatwierdzającego program budowania lokalnego systemu opieki nad dzieckiem i rodziną, a także opinii wydanej przez:

Tylko oferty spełniające wszystkie kryteria formalne będą rozpatrywane. Przy ocenie programów zgłoszonych przez jednostki samorządu terytorialnego szczególnie promowane będą te, które za cel główny mają budowanie lokalnego systemu opieki nad dzieckiem i rodziną we współpracy z organizacjami pozarządowymi i na zasadach określonych w ustawie o organizacjach pożytku publicznego i wolontariacie.

Następnym etapem po ocenie formalnej będzie ocena merytoryczna. Kryteria tej oceny określa ogłoszenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie konkursu, zawierające ocenę, czy przedmiot oferty jest zbieżny z zadaniami traktowanymi w konkursie priorytetowo, czy oferta realizacji zadania zawiera szczegółowo opracowane (cel, opis beneficjentów, metody pracy, harmonogram realizacji).

Ponadto będzie sprawdzone czy realizatorzy posiadają potrzebne doświadczenie, bazę lokalową i zasoby materialne wystarczające na realizację zadania. Ścisłej ocenie podlega stopień szczegółowości poszczególnych etapów budżetu przeznaczonego do realizacji zadania.

Maksymalna kwota dotacji nie może przekraczać 80% kwoty całkowitej przeznaczonej na realizację zadania.