Jednym z głównych zadań najwyższego kierownictwa organizacji jest określenie odpowiedzialności i uprawnień wszystkich podległych im pracownikom. Robi się to w celu poinformowania pracowników o tym co mogą robić, a co nie (uprawnienia) oraz tego, czego od nich się oczekuje (odpowiedzialności).

Należy tak zdefiniować odpowiedzialności i uprawnienia, aby każdy pracownik miał świadomość gdzie kończą się jego zadania, a zaczynają innego pracownika. Dzięki temu można uniknąć wielu nieporozumień dotyczących niepewności kto za co odpowiada.

Opisanie odpowiedzialności i uprawnień może być dokonane na różne sposoby. Jednym z nich jest określenie ich w udokumentowanych procedurach tworzonych podczas wdrażania systemu zarządzania jakością. Innym sposobem jest stworzenie specjalnych formularzy tworzonych indywidualnie dla każdego pracownika. Sposób opisu odpowiedzialności i uprawnień w tych dokumentach nie musi być obszernie sformułowany. Wystarczy, aby był zrozumiały dla pracowników.

Pracodawca powinien zapewnić takie warunki pracy, które umożliwią wszystkim osobom wywiązanie się z nałożonych na nie obowiązków.

Norma ISO 18001 dodatkowo nakazuje określenie odpowiedzialności za bezpieczeństwo i higienę pracy dla dostawców i podwykonawców. Również osoby odwiedzające przedsiębiorstwo powinny na samym początku zwiedzania otrzymać jasno sformułowane wytyczne dotyczące konieczności stosowania się do zasad bezpieczeństwa, obowiązujących na terenie organizacji, a w celu uniknięcia potencjalnych zagrożeń.