|
Wdrożenie systemu zarządzania jakością – gruntowna zmiana w firmie
W dzisiejszych czasach rynek niemal we wszystkich branżach zmienia się bardzo dynamicznie. Wymusza to na przedsiębiorstwach ciągłe dostosowywanie się do aktualnej sytuacji, poprzez podejmowanie różnego rodzaju działań. I tak w ostatnich latach coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów zarządzania jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem i higieną pracy czy innych. Zbudowanie takiego systemu zarządzania (posiadającego ściśle określone wymogi np. przez normy ISO)od podstaw wymaga niejednokrotnie dużego wysiłku i nakładu pracy, ale jednocześnie powoduje istotne zmiany w strukturze i funkcjonowaniu firmy. Jak poradzić sobie z wprowadzeniem takich przeobrażeń, zwłaszcza w obliczu naturalnej niechęci większości ludzi do zmian? Stanowi to nie lada wyzwanie dla menedżera.
Ogólnie rzecz ujmując zmiana jest to przejście organizacji z jednego stanu w drugi, odmienny od poprzedniego. W literaturze funkcjonuje wiele kryteriów podziału i klasyfikacji zmian. Zarządzanie zmianami stało się już dużą, odrębną dziedziną wiedzy, która wciąż zyskuje na popularności. Teoretycy w tym zakresie wyróżniają np. podział na zmiany innowacyjne i adaptacyjne, zmiany całościowe i fragmentaryczne, zachowawcze i rozwojowe, dobrowolne i narzucone, powierzchowne i głębokie, powolne i szybkie oraz wiele innych. Z punktu widzenia takich klasyfikacji, wdrożenie systemu zarządzania jakością jest zmianą:
• innowacyjną (każdy system zarządzania jakością jest inny, indywidualnie dopasowany do firmy); • całościową (system z definicji zakłada całościowe, kompleksowe podejście); • rozwojową (celem wdrożenia go jest nie tylko przetrwanie przedsiębiorstwa, ale głównie rozwój i doskonalenie); • dobrowolną (decyzja o wdrożeniu takiego systemu jest dobrowolna, nie wymuszona przepisami prawnymi lub innymi); • głęboką (wymaga dogłębnych zmian w strukturze i organizacji firmy, kulturze organizacyjnej i niemal we wszystkich aspektach funkcjonowania); • stosunkowo szybką. Powyższe cechy charakteryzujące zmianę, jaką jest wdrożenie SZJ, wskazują jednoznacznie, iż jest to ten typ zmiany, który spotyka się z największymi oporami i niechęcią ze strony załogi. Pamiętać należy jednak, że owa niechęć wynika ze strachu i niepewności, które stanowią pierwszy etap reakcji na zmianę. Jeśli zmiana jest wprowadzana we właściwy sposób kolejnymi etapami powinny być: odczucie potrzeby udziału w zmianie, potrzeba uzyskania wiedzy na temat zmiany i sposobu jej wprowadzenia, poczucie nabycia nowych umiejętności i zdolności podczas wykonywania zmiany, a ostatecznie potrzeba wsparcia realizacji zmiany.
Jak zatem skutecznie przeprowadzić proces zmian w firmie? Z jednej strony na pewno pomocne okażą się motywatory finansowe i pozafinansowe w postaci nagród, dodatkowych dni wolnych, przydzielenia telefonów służbowych czy tym podobnych środków. Z drugiej zaś strony nie można zapomnieć o odpowiednim przygotowaniu kadry poprzez szkolenia, udzielanie potrzebnych informacji i wsparcia podczas całego procesu zmian. Same zachęty finansowe nie przyniosą oczekiwanych skutków, jeżeli pracownik nie będzie wiedział jak ma wykonać powierzone mu zadanie, nie będzie rozumiał celu swojego działania lub będzie miał obawy związane z wprowadzanymi zmianami (dotyczące sposobów, metod, ale także jego własnej roli zarówno w czasie wdrażania zmian, jak i po zakończeniu tego procesu). Jeśli już uda się pozyskać akceptację zmiany przez pracowników i ich szczere zaangażowanie, można mówić o połowie sukcesu. Drugą połowę stanowić będzie umiejętne pokierowanie wdrażaniem zmiany i jej skuteczność po zastosowaniu. |
