Podczas określania danych wejściowych do procesu projektowania bierze się pod uwagę zalecenia norm, przepisy wewnętrzne, akta normatywne oraz dane techniczne i specyfikacji wymagań.

Przed przystąpieniem do zaplanowania działań związanych z projektowaniem i rozwojem organizacja powinna podjąć decyzję, czy te wymagane normy dotyczą jej działalności. Ma ono zastosowanie jedynie do tych przedsiębiorstw, które rzeczywiście realizują proces projektowania i rozwoju. Wiele firm stosuje już sprawdzone projekty (nie tworzy nowych), które dostosowuje do wymagań klienta, np. krawiec, który ma za zadanie jedynie doszyć kawałek materiału do buta klienta. Takie przedsiębiorstwa zgodnie z punktem 1.2 normy ISO 9001:2000 mogą  zastosować wyłączenie tego wymagania, przy czym muszą to odnotować w Księdze Jakości.

W wyniku prac rozwojowych powstają zazwyczaj prototypy, dokumentacja techniczna itp. Po zrealizowaniu całego procesu projektowania należy dokonać walidacji, której celem jest potwierdzenie tego, że powstały wyrób jest zdolny do spełnienia wymagań odpowiadających zamierzonemu wykorzystaniu lub zastosowaniu. Można wyróżnić kilka rodzajów walidacji, np. walidację wewnętrzną (przeprowadzana zazwyczaj przez projektantów) bądź zewnętrzną (opinie ekspertów, klientów).

Wszystkie uwagi odbiorców dotyczące wyrobu organizacja powinna uwzględniać w przyszłych pracach projektowych, jak również prowadzić z tego zapisy. Wszystkie wprowadzone zmiany do projektu należy poddawać przeglądowi i weryfikacji. Przegląd ma na celu sprawdzenie etapów planowania, projektowania i danych wejściowych z każdego etapu projektowania. Walidacja jest zaś sprawdzeniem, czy wynik końcowy projektowania spełnia ustalone na początku wymagania.