Przedsiębiorstwo musi świadomie określić jakie dokumenty wewnętrzne bądź zewnętrzne powinny być objęte nadzorem i kto będzie odpowiedzialny właśnie za ten nadzór.

Dokumenty wewnętrzne to najczęściej funkcjonujące w organizacji dokumenty tj. rejestry, protokóły, załączniki, formularze, instrukcje, regulaminy, zarządzenia itp. oraz dokumenty obligatoryjnie wymagane przez normę – 6 udokumentowanych procedur (Nadzór nad dokumentami, Nadzór nad zapisami, Postępowanie z wyrobem niezgodnym, Działania korygujące, Działania zapobiegawcze oraz Audity wewnętrzne), Księga jakości, polityka jakości oraz cele.

Dokumenty zewnętrzne natomiast  to obowiązujące organizację ustalenia spisane przez podmioty spoza firmy czyli np. obowiązujące organizację przepisy prawne, normy branżowe, otrzymywane oferty czy też umowy.

Dokumentacja wymagana w systemie zarządzania musi być opracowywana i weryfikowana przez odpowiednie osoby posiadające wiedzę na tematy tam opisane. Norma ISO 9001 nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek nadzorowania dokumentów objętych systemem. Nadzór ten polegać ma na upewnieniu się, czy wszystkie używane dokumenty są właściwe i o ile to konieczne – zatwierdzone. W tym celu norma wymaga sporządzenia udokumentowanej procedury, która określi metody nadzoru potrzebne do:
- zatwierdzania dokumentów,
- ich przeglądu, aktualizacji i ponownego zatwierdzania,
- zapewnienia dostępności aktualnych dokumentów w miejscach ich stosowania,
- zapewnienia czytelności i identyfikacji dokumentów,
- zapewnienia zidentyfikowania i rozpowszechniania dokumentów zewnętrznych,
- zapobiegania stosowaniu nieaktualnych dokumentów i odpowiedniego ich oznaczania.