Zgodnie z definicją zawartą we wspomnianej normie proces jest to zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia. Podejście procesowe określa się natomiast jako wykorzystanie tych procesów i zarządzanie nimi. Aby móc skutecznie zarządzać procesami należy:
• zidentyfikować procesy niezbędne w ZSJ i ich zastosowania w organizacji;
• określić ich sekwencje i wzajemne oddziaływania;
• określić kryteria i metody nadzorowania tych procesów w celu zapewnienia ich skuteczności;
• zapewnić niezbędne środki i zasoby niezbędne do ich realizacji;
• prowadzić pomiary, monitorować oraz analizować procesy;
• wdrażać działania niezbędne do osiągnięcia zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia tych procesów.

Pierwszym podstawowym krokiem powinno być zidentyfikowanie procesów występujących w danym przedsiębiorstwie. Można to uczynić poprzez znalezienie odpowiedzi na pytania o to, jakie działania i procesy są realizowane w firmie, które z nich są ważne dla systemu zarządzania jakością, które są realizowane samodzielnie, a które zlecane na zewnątrz, co stanowi wejścia i wyjścia każdego z tych procesów oraz jaki segment klientów obsługuje firma i jakie są wymagania tych klientów.

Drugim, niemniej ważnym etapem, jest określenie powiązań i zależności występujących między poszczególnymi procesami. W tej fazie powinno się opisać przebieg procesów w ujęciu całościowym, ale też przebieg poszczególnych operacji. Należy w tym miejscu określić jakie zależności i powiązania występują pomiędzy jakimi procesami. W tym celu można posłużyć się mapą procesów lub innymi pomocnymi narzędziami. Konieczne jest też określenie dokumentów niezbędnych do utrzymania i nadzorowania procesów.

W rozróżnieniu procesów mogą okazać się przydatne różne ich klasyfikacje i podziały. Jeden z nich przyjmuje za kryterium znaczenie procesów. Zgodnie z tym podziałem możemy wyróżnić:
• procesy główne – odnoszące się do podstawowych działań w firmie, które tworzą wartość dodaną, składają się na typowy cykl produkcyjny wyrobu lub usługi;
• procesy pomocnicze – dotyczą czynności zapewniających sprawny przebieg procesów głównych, związane są ze sferą niewidoczną dla klienta jak np. zakup surowców, szkolenia personelu;
• procesy zarządcze – mają na celu usprawnienie całego systemu zarządzania, aby organizacja mogła realizować swoje cele.

Podejście procesowe pomaga spojrzeć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa w sposób całościowy. Pozwala to na lepsze i sprawniejsze zarządzanie w sposób kompleksowy, a nie tylko skupiając się na wybranych obszarach. Dzięki takiemu podejściu z pewnością łatwiej jest zapewnić wyższą jakość oferowanych produktów.