W systemie zarządzania bhp możemy wyróżnić następujące grupy dokumentów:

1. Udokumentowana polityka bezpieczeństwa i higieny pracy oraz udokumentowane cele ogólne i szczegółowe dotyczące bhp.

Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy powinna być ustalana przez najwyższe kierownictwo przy współudziale pracowników. Według normy PN-N 18001 polityka powinna wyrażać zobowiązanie organizacji m.in. do zapobiegania wypadkom przy pracy, chorobom zawodowym, dążenia do poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, spełniania przepisów prawnych, stałego doskonalenia działań w zakresie bhp. Opracowana polityka ma być podstawą do ustalania celów ogólnych i szczegółowych dla przedsiębiorstwa i ich okresowego przeglądu pod kątem ich osiągania.

2. Księga bezpieczeństwa pracy (niewymagana normą PN-N-18001:2004).

Ten drugi co do ważności dokument w systemie zarządzania bhp opisuje cały ten system, jak również sposób realizacji poszczególnych wymagań normy. Księga bezpieczeństwa pracy obrazuje, co organizacja robi, bądź też zamierza robić w zakresie systemu zarządzania bhp.

3. Udokumentowane procedury i instrukcje bhp (wymagane postanowieniami normy).

W procedurach systemu zarządzania opisano planowany sposób realizacji określonego rodzaju działań. Istnieją dwie grupy procedur, a mianowicie te, które są wymagane normą PN-N 18001 oraz te, które zostały określone przez przedsiębiorstwo do opracowania, jako niezbędne do zachowania bezpieczeństwa i higieny pracy. W typowej udokumentowanej procedurze uwzględnia się zazwyczaj cel procedury, zakres stosowania, dokumenty związane (przywołane w procedurze), definicje stosowanych pojęć, zakres odpowiedzialności, tryb postępowania, zatwierdzenie procedury oraz wykaz załączników i załączniki.

Instrukcja bhp ustala natomiast sposób postępowania i jest dokładnym pouczeniem, wskazówką oraz poleceniem. Instrukcje są rozwinięciem procedur opisującym szczegółowe wymagania dotyczące pojedynczych operacji.

4. Zapisy (wymagane postanowieniami normy, przepisami prawa i przywołujące dokumenty związane).

Zapisy, podobnie jak dokumenty systemu zarządzania bhp powinny być czytelne, łatwe do identyfikacji, utrzymywane w uporządkowany sposób i zabezpieczone przed zniszczeniem bądź uszkodzeniem. Poza tym powinien być ustalony czas przechowywania zapisów. Zapisy, jakie powinny być utrzymywane to m.in.: rejestr wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia na stanowisku pracy, karty pomiarów tych czynników, sprawozdania o warunkach pracy, protokół powypadkowy, statystyczna karta wypadku, rejestr wypadków i zachorowań na choroby zawodowe.


Zakres dokumentacji systemowej jest uzależniony przede wszystkim od wielkości organizacji i rodzaju prowadzonej działalności. Dokumentacja może mieć dowolną formę i dowolny rodzaj nośnika – może występować np. w postaci zapisów na papierze lub w postaci elektronicznej. Sporządzając dokumentację należy dążyć do tego, aby nie była ona zbytnio rozbudowana oraz aby była napisana w sposób zwięzły i zrozumiały dla osób, które mają z niej korzystać. Poza tym każdy dokument powinien być datowany i łatwy do identyfikacji. Musi być dostępny w tych miejscach, w których jest potrzebny, przeglądany i w razie potrzeby aktualizowany (wszystkie dokumenty nieaktualne powinny być wycofane z użycia). Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy powinna być również odpowiednio nadzorowana. Nadzór ma na celu zapewnienie, aby dokumenty były zatwierdzone przed ich zastosowaniem, znajdowały się w miejscach ich użytkowania, były aktualne oraz były możliwe do zidentyfikowania i zlokalizowania.

Należy pamiętać, że chociaż dokumentacja w każdym systemie zarządzania odgrywa bardzo ważną rolę, to nie można utożsamiać wdrożenia systemu z jej opracowaniem.