Na podjęcie decyzji o przystąpieniu do certyfikowania wdrożonego systemu mają wpływ np. kontrahenci (duże firmy), którzy wymagają tego od swoich dostawców, walka konkurencyjna na rynku, a czasem wymagania ustawowe.

Certyfikacji dokonują niezależne wyspecjalizowane organizacje, czyli jednostki zupełnie niezwiązane z organizacją poddającą się certyfikacji, a posiadające audytorów z odpowiednimi kompetencjami (specjalistów w konkretnych branżach).

Etapy procesu certyfikacji:
1. Kontakt organizacji z firmą certyfikującą.
2. Wysłanie do firmy certyfikującej zapytania ofertowego.
3. Akceptacja uzyskanej oferty często równoznaczna z podpisaniem umowy.
4. Dostarczenie dokumentacji wymaganej przez jednostkę certyfikującą.
5. Firma certyfikująca powołuje zespół audytorów.
6. Zespół audytorów dokonuje oceny dokumentacji.
7. Często przeprowadzany jest audyt wstępny.
8. Audyt certyfikujący.
9. Potwierdzenie rekomendacji przez zespół ekspertów firmy certyfikującej.
10. Decyzja o przyznaniu certyfikatu.
11. Rozliczenie kosztów.
12. Nadzór nad systemem (audyty kontrolne).