Firma / Firma od podstaw

Wykorzystywanie samochodu służbowego i telefonu służbowego do celów prywatnych
Powszechną praktyką jest udostępnianie służbowych samochodów i telefonów pracownikom do celów prywatnych. Takie nieodpłatne korzystanie z samochodu bądź telefonu powinno zostać potraktowane jako przychód pracownika ze stosunku pracy. W konsekwencji powinno ono podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Praktyczny problem pojawia się wówczas w kwestii określenia wartości takiego przysporzenia.
Dlatego też, istotne jest aby sposób korzystania z wyżej wymienionych dóbr pracodawcy do celów prywatnych powinien być uregulowany bądź to w umowie o pracę, bądź w stosownych regulacjach wewnętrznych takich jak na przykład regulamin korzystania z samochodów służbowych.

W konsekwencji ustaleń pomiędzy pracownikiem i pracodawcą bądź postanowień wewnętrznego regulaminu, korzystanie ze służbowego samochodu i telefonu do celów prywatnych może zostać potraktowane jako:
1. świadczenie w naturze podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy, lub
2. dodatkowe świadczenie oparte na odpłatności za korzystanie z samochodu lub telefonu służbowego do celów prywatnych (na podstawie faktury wystawionej przez pracodawcę).

Powyższe dwa rozwiązania niosą ze sobą odmienne konsekwencje podatkowe zarówno na gruncie ustaw o podatkach dochodowych jak i na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na aspekty związane z ubezpieczeniami społecznymi. Te wszystkie kwestie a także ich praktyczne aspekty postaramy się omówić w poniższym artykule.

I. Udostępnienie samochodu służbowego do celów prywatnych

1. Podatek dochodowy od osób fizycznych

1.1. Sytuacja, w której pracownik nie jest obciążany przez pracodawcę z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych

Zgodnie z zapisami art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 80, poz. 350 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o PIT”, za przychód ze stosunku pracy uważa się, m.in. „wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń”.

W oparciu o powyższe, udostępnianie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych stanowić będzie dla pracownika przychód ze stosunku pracy w postaci świadczenia w naturze podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz obowiązkowi odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne.

W celu dodania wartości tego świadczenia do przychodu pracownika, świadczenie to należy uprzednio wycenić. Jednakże w sytuacji braku ustawowych regulacji odnoszących się do sposobu obliczania wartości używania samochodu służbowego do celów prywatnych, można posłużyć się powszechną i w większości przypadków akceptowaną przez organy skarbowe metodą, tj. wyliczeniu wartości takiego świadczenia jako iloczyn uzgodnionej miesięcznej liczby kilometrów i stawki za 1 km przebiegu określonej dla podróży służbowych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 z 2002 poz. 271 z późn. zm.), zwanym dalej „Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury”.

Zastanawiając się nad inną metodą określania wartości takiego nieodpłatnego świadczenia, warto również zwrócić uwagę na zapisy zawarte w projekcie zmian, nad którym pracowano w Ministerstwie Finansów w latach 2009 i 2010. Projekt ten nie został jednak uchwalony przez Parlament i Ministerstwo Finansów wstrzymało dalsze prace nad tym projektem. Zgodnie z proponowanymi rozwiązaniami, w sytuacji używania samochodu służbowego do celów prywatnych, wartość 0.5% ceny netto samochodu powinna być dodawana co miesiąc do przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu pracownika podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Przykład 1:

Zakładając, że uzgodniony z pracodawcą limit wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi 500 km miesięcznie, kalkulacja przedmiotowego świadczenia w naturze będzie wyglądać następująco:
1. W oparciu o wyżej wymienione Rozporządzenie Ministra Infrastruktury, stawka za 1 km przebiegu w przypadku samochodów z silnikiem większym niż 900 cm3 wynosi 1,01 zł; przy założeniu 500 km limitu wartość świadczenia podlegającego opodatkowaniu wynosić będzie 505 zł (od 01.01.2012 stawka wynosi 1,01 zł);
2. W sytuacji, gdy pracownik ponosi koszty zakupu paliwa do samochodu wykorzystywanego do celów prywatnych, pracodawca może obniżyć kwotę obliczoną w pkt.1 powyżej o kwotę wydaną przez pracownika na zakup paliwa niezbędny do przejechania uzgodnionego limitu kilometrów (np. kwota na zakup paliwa wynosi 200 zł);
3. W konsekwencji, końcowa wartość świadczenia w naturze w przedmiotowej sytuacji wyniesie 305 zł (w sytuacji zakupu paliwa przez pracownika) i 505 zł (w sytuacji gdy zakup paliwa jest pokrywany przez pracodawcę).

Należy zwrócić również uwagę na stanowisko władz skarbowych wyrażane w niektórych interpretacjach Ministra Finansów stwierdzające, że w przypadku korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych przychód podatnika powinien zostać określony w wysokości ceny rynkowej stosowanej przez firmy zajmujące się wynajmowaniem samochodów tej samej marki, biorąc jednak też pod uwagę oprócz marki samochodu, także rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie, jak również zasady korzystania z samochodu (np. kto jest zobowiązany do pokrywania kosztów paliwa, napraw, przeglądów technicznych); interpretacja: Pomorski Urząd Skarbowy (sygn. DM/P/415-0051/05/AP z dnia 21.10.2005 r.).

Biorąc pod uwagę fakt, że określenie wartości używania samochodu w oparciu o powyższe kryteria jest dosyć trudne do zastosowania w praktyce, dlatego wydaje się być uzasadnionym określenie tej wartości w sposób określony w przykładzie 1. Niemniej jednak należy podkreślić, konieczność przygotowania jasnych i klarownych zasad korzystania z samochodów do celów prywatnych w formie regulaminu bądź odpowiedniego zapisu w umowie o pracę.




1.2. Sytuacja, w której pracownik jest obciążany przez pracodawcę z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych


W sytuacji natomiast gdy pracownik jest obciążany przez pracodawcę za korzystanie z samochodów służbowych do celów prywatnych, nie powoduje to powstania świadczenia w naturze podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

1.3. Przejazd między domem a pracą – interpretacja Ministra Finansów

Często się zdarza, że pracownicy wykorzystują samochody służbowe do dojechania z domu do pracy i parkują te samochody w miejscu zamieszkania. Sytuacja ta szczególnie dotyczy wyższej kadry kierowniczej. W związku z tym, powstaje pytanie czy w takiej sytuacji pracownik uzyskuje przychód ze stosunku pracy czy też nie. Zgodnie z interpretacją indywidualną wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPB4/415-814/11-2/JK2 z dnia 20 grudnia 2011 r.), przejazdy pracowników samochodem służbowym między miejscem parkowania a siedzibą spółki nie stanowią nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Dyrektor Izby Skarbowej zaznaczył jednak, że dotyczy to przejazdów, które służą realizacji zadań służbowych. W tej sytuacji pracownik nie uzyskuje przychodu ze stosunku pracy i w związku z powyższym, pracodawca nie musi pobierać zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i nie występuje też w roli płatnika tego podatku.


2. Podatek od towarów i usług


2.1. Sytuacja, w której pracownik nie jest obciążany przez pracodawcę z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych

W oparciu o zapisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535), zwana dalej ustawą o VAT, nieodpłatne udostępnienie jest co do zasady opodatkowane stawką 23%. Jednakże w sytuacji używania samochodu służbowego do celów prywatnych, art. 5 ustawy z dnia 16 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, wprowadza zwolnienie z opodatkowania obowiązujące do dnia 31 grudnia 2012 r. Po tej dacie nieodpłatne udostępnianie samochodu służbowego do celów prywatnych powinno być opodatkowane stawką 23% (podatnikiem podatku od towarów i usług będzie podmiot świadczący usługę nieodpłatnego udostępniania, czyli pracodawca).

2.2. Sytuacja, w której pracownik jest obciążany przez pracodawcę z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych

Jeżeli w oparciu o ustalenia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, pracownik jest obciążany przez pracodawcę z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, usługa ta podlega opodatkowaniu podatkiem VAT na zasadach ogólnych, tj. stawką 23 %. W takiej sytuacji pracodawca jako świadczący usługę obowiązany jest do wystawienia faktury VAT i wykazania należnego podatku VAT w swojej deklaracji VAT. Należy zwrócić uwagę, że na podstawie art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, pracodawca nie ma obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej, chyba, że osoba ta sama wystąpi z żądaniem wystawienia faktury. W praktyce najczęściej zdarza się, że pracownicy nie występują z takim żądaniem. W omawianej sytuacji pracodawca nie ma również obowiązku wystawiania paragonów fiskalnych, gdyż dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników stanowią czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na podstawie załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 26 lipca 2010 r. W takiej sytuacji w oparciu o art. 106 ust. 7 ustawy o VAT, pracodawca wystawia zbiorczą fakturę wewnętrzną.

3. Podatek dochodowy od osób prawnych


Warto zauważyć też, że w sytuacji, w której pracodawca obciąża pracownika z tytułu korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych (wystawia fakturę), kwoty tych opłat stanowią przychód Spółki podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych.


II. Telefon służbowy


Podobnie jak w przypadku używania samochodu służbowego do celów prywatnych, zasady wykorzystywania telefonu służbowego przez pracownika do celów prywatnych powinny być określone w umowie zawartej z pracownikiem lub w regulaminie pracodawcy odnośnie zasad korzystania z telefonów służbowych.

Tak jak w przypadku samochodów służbowych, pracownik korzystając z telefonu służbowego do celów prywatnych, może zostać z tego tytułu obciążony przez pracodawcę lub nie.

2.1. Sytuacja, w której pracownik nie jest obciążany kosztami rozmów prywatnych

Podatek dochodowy od osób fizycznych
Identycznie jak w przypadku używania samochodu służbowego do celów prywatnych, w tej sytuacji wartość przedmiotowego świadczenia stanowić będzie dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który pracodawca powinien doliczyć do wynagrodzenia pracownika i odpowiednio pobrać od tego, jako płatnik podatku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenie społeczne.

Podatek od towarów i usług
W oparciu o zapisy ustawy o VAT, w tej sytuacji dla opodatkowania czynności nieodpłatnego świadczenia usług na rzecz pracownika, pracodawca powinien wystawić fakturę wewnętrzną.



2.2. Ustalenie limitu rozmów prywatnych

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Często się zdarza sytuacja, w której pracodawca określa kwotowy limit rozmów jakie pracownik może wykonać w celach prywatnych, przy czym kwotę przekraczającą ustalony limit pracownik jest zobowiązany pokryć z własnej kieszeni. W oparciu o cytowany już wcześniej przepis art. 12 ust.1 ustawy o PIT, wartość ustalonego limitu należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy i odpowiednio odprowadzić od tej kwoty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych a także należne składki na ubezpieczenie społeczne. Jeżeli natomiast pracownik przekroczy ustalony limit, to pracodawca potrąci kwotę przekroczenia z wynagrodzenia pracownika.

Podatek od towarów i usług
Na kwotę przekraczającą ustalony limit korzystania przez pracownika z telefonu służbowego do celów prywatnych, pracodawca powinien wystawić fakturę obciążoną stawką właściwą dla usług telekomunikacyjnych, tj. w chwili obecnej stawką 23%. Na podstawie art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, pracodawca nie ma obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej, chyba, że osoba ta sama wystąpi z żądaniem wystawienia faktury. W praktyce najczęściej zdarza się, że pracownicy nie występują z takim żądaniem. Należy zwrócić uwagę, że w omawianej sytuacji pracodawca nie ma również obowiązku wystawiania paragonów fiskalnych, gdyż dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników stanowią czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na podstawie załącznika do powołanego w pkt. 2.2. Rozporządzenia Ministra Finansów. W takiej sytuacji w oparciu o art. 106 ust. 7 ustawy o VAT, pracodawca wystawia zbiorczą fakturę wewnętrzną.


2.3. Sytuacja, w której pracownik zwraca koszt wszystkich rozmów wykonanych w celach prywatnych
Podatek dochodowy od osób fizycznych

W takiej sytuacji, po stronie pracownika nie powstaje dodatkowy przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Podatek od towarów i usług

W zakresie opodatkowania podatkiem od towarów i usług powstanie identyczna sytuacja jak przy przekroczeniu limitu wydatków ustalonego na rozmowy prywatne wykonane z telefonu służbowego, czyli pracodawca powinien wystawić refakturę z 23% stawką VAT.

Podatek dochodowy od osób prawnych
W sytuacji, w której pracodawca obciąża pracownika z tytułu korzystania z telefonu służbowego do celów prywatnych, kwoty tych opłat stanowią przychód Spółki podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych na zasadach ogólnych.

Praktyka wykorzystywania samochodu służbowego i telefonu służbowego do celów prywatnych jest powszechna, stąd świadomość, że sytuacje te mogą rodzić konsekwencje podatkowe zarówno dla pracodawcy jak i pracownika jest stosunkowo duża. Mając jednak na względzie brak stabilności zarówno w zakresie tworzonego prawa, jak i podejścia władz skarbowych, warto jest śledzić interpretacje Ministra Finansów w tym temacie, jak również postępy w procesie legislacyjnym dotyczącym tych kwestii.

Radomir Graj -  Dyrektor Departamentu Podatkowego, Maria Sułek - Doradca Podatkowy
/http://www.portfel.pl/