Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą powinny być przygotowane na udokumentowanie danych ujętych w zgłoszeniu. Do zgłoszenia muszą zostać dołączone uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających te informacje. Należą do nich: wpis do ewidencji działalności gospodarczej, odpis z Krajowego Rejestru Skarbowego, zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON (dziewięciocyfrowy numer statystyczny podmiotu gospodarczego w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej), umowa spółki, umowa z bankiem o prowadzenie rachunku bankowego oraz dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w której znajduje się siedziba.

Wniosek identyfikacyjny, na podstawie którego Urząd Skarbowy nadaje NIP, składa się tylko raz – wynika to z art. 5 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Podatnik nie może więc zmienić raz nadanego mu NIP-u. Powinny o tym pamiętać przede wszystkim osoby, które rozpoczynają działalność gospodarczą, a mają już NIP. Nie składają one zgłoszenia identyfikacyjnego, lecz aktualizacyjne na formularzu NIP-1.

Kolejnym obowiązkiem podatnika jest aktualizowanie danych podanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Obowiązek ten wynika z art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Urząd Skarbowy powinien być poinformowany o zmianie adresu zamieszkania, nazwiska, siedziby czy firmowego rachunku bankowego. Do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego należy wykorzystać NIP-1, NIP-2 albo NIP-3. Z powiadomieniem Urzędu Skarbowego o zmianie danych nie należy zwlekać. Podatnicy podatku od towarów i usług powinni złożyć zgłoszenie aktualizacyjne w ciągu 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Pozostali mają na to 30 dni.

NIP nie jest tajnym numerem. Należy podawać go na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do poboru których zobowiązane są organy podatkowe lub celne. Mówi o tym art. 11 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Umieszcza się go w deklaracjach, zeznaniach, wnioskach oraz odwołaniach.

Nie należy jednak sądzić, że poza kontaktami z urzędnikami skarbowymi NIP się nie przyda. Nie tylko organy podatkowe czy celne mogą go zażądać. Podatnik nie może odmówić podania swojego NIP-u także innym instytucjom i osobom, jeśli sprawy dotyczą zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych. Ma obowiązek podać go na żądanie organów administracji rządowej i samorządowej, organów kontroli skarbowej, przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli, banków, stron czynności cywilnoprawnych, płatnika lub inkasenta podatków i niepodatkowych należności budżetowych.
Nie warto lekceważyć tych obowiązków. Za ich niedopełnienie można zostać ukaranym, o czym wspomina art. 81 § 1 kodeksu karnego skarbowego. Wynika z niego, że na karę naraża się podatnik, który wbrew obowiązkowi nie złożył w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego lub nie dokonał aktualizacji objętych nim danych albo też podaje dane niezgodne ze stanem rzeczywistym bądź niepełne. Sankcje karne skarbowe grożą również za dokonanie zgłoszenia więcej niż jeden raz. Ukaranym można ponadto być wtedy, gdy wbrew obowiązkowi nie podaje się swojego NIP-u lub podaje się numer nieprawdziwy.
Takie wykroczenia skarbowe mogą znacznie uszczuplić budżet sprawcy. Grozi za nie grzywna w wysokości od około 112 zł do ponad 22 tys. zł. Sprawa wykroczenia skarbowego kończy się jednak zazwyczaj wystawieniem przez upoważnionego pracownika Urzędu Skarbowego mandatu karnego. W ten sposób można otrzymać grzywnę nieprzekraczającą podwójnej wysokości minimalnego wynagrodzenia – obecnie jest to ponad 2 tys. zł. Jeśli jednak szkodliwość społeczna czynu jest niewielka, Urzędy Skarbowe rezygnują z ukarania sprawcy. Tak dzieje się w przypadku złożenia po terminie zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-3.