MSWiA wspólnie z instytutem badawczym ARC Rynek i Opinia przeprowadziło Badanie wpływu informatyzacji na działania administracji publicznej w Polsce w 2011 r. Jest to kolejna, siódma już edycja, która pokazuje rozwój technologii teleinformatycznych w Polsce i ich wpływ na działanie urzędów administracji publicznej. W tegorocznym badaniu ankietowym, które przeprowadzano on-line w okresie czerwiec-lipiec, wzięło udział ponad 1600 urzędów wszystkich szczebli w Polsce, w tym urzędy administracji samorządowej (gminne, powiatowe, marszałkowskie) i administracja rządowa.

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją posiada większość urzędów marszałkowskich i powiatowych. Dzięki niemu możliwa jest elektroniczna wymiana akt danej sprawy w obrębie urzędu, czyli np. przekazanie innej komórce organizacyjnej sprawy on-line (z tej formy korzysta 77% urzędów administracji rządowej i 71% samorządowej). Jak wynika z badania, najczęściej z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją korzystają urzędy z województw śląskiego (71%) i dolnośląskiego (70%), a najrzadziej z województwa świętokrzyskiego (11%). Plany wdrożenia tego systemu zadeklarowało ponad 80% urzędów, które obecnie z takiego systemu nie korzystają. Około co piąty planuje jego wprowadzenie do końca 2011 roku, a prawie co drugi – w przyszłym roku.

Posiadanie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (41% urzędów) wciąż nie przekłada się na wyeliminowanie w urzędzie tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych. W zdecydowanej większości urzędów, bez względu na szczebel, funkcjonuje podwójny obieg dokumentów, czyli te same dokumenty są przetwarzane w ramach tradycyjnego obiegu papierowego i w systemie elektronicznym. 86% urzędów posiadających elektroniczny system zarządzania dokumentacją podaje, że sytuacja taka występuje bardzo często i dotyczy to ponad połowy spraw. Spośród urzędów, w których funkcjonuje elektroniczny system zarządzania dokumentacją wyróżniają się urzędy z województwa lubuskiego. W 23% urzędów z tego regionu sprawy prowadzone są wyłącznie elektronicznie. W przeszło 60% urzędów wdrożenie technologii teleinformatycznych nie wpłynęło na liczbę dokumentów w postaci papierowej.

Badano także stopień wykorzystania elektronicznej skrzynki podawczej oraz platformy ePUAP w zakresie świadczenia usług elektronicznych dla klientów. Zdecydowana większość urzędów, prawie 90%, posiada elektroniczną skrzynkę podawczą, podczas gdy w 2010 r. posiadało ją 74% urzędów. Większość elektronicznych skrzynek podawczych znajduje się na platformie ePUAP, posiada je 70% urzędów. Skrzynki podawcze są zdecydowanie częściej umiejscowione na ePUAP w przypadku administracji rządowej (95%) niż w samorządowej (69%). Pod kątem województw elektroniczną skrzynkę podawczą na ePUAP najczęściej posiadają urzędy z województwa małopolskiego (94%), a najrzadziej z województwa warmińsko-mazurskiego (20%). Adres elektronicznej skrzynki podawczej jest udostępniany także na stronie internetowej urzędowego Biuletynu Informacji Publicznej, w przypadku prawie 90% urzędów, najwięcej w województwie zachodniopomorskim (99%).

Informację o możliwości realizacji usług za pośrednictwem platformy ePUAP zawiera ponad 1/3 stron internetowych urzędów. Zazwyczaj strony internetowe urzędów zawierają informacje niezbędne do załatwienia sprawy oraz dają możliwość pobierania formularzy. Znacznie rzadziej dostępna jest funkcja złożenia wniosku elektronicznego. Natomiast w 17% urzędów rządowych i samorządowych strony internetowe dają możliwość śledzenia na jakim etapie jest załatwiana sprawa. Spośród wszystkich usług świadczonych elektronicznie przez urzędy najpopularniejsze to m.in. rejestracja i zmiana danych w zakresie działalności gospodarczej (25%), udostępnienie informacji publicznej (21%), udział w zamówieniach publicznych i składanie dokumentacji przetargowych (13%), pobieranie formularzy i wzorów wniosków (12%).

Zdecydowana większość urzędów w administracji rządowej i samorządowej (80%) deklaruje zwiększenie wykorzystania możliwości platformy ePUAP. Taką chęć zgłaszają najczęściej urzędy z województwa świętokrzyskiego (94%), a najrzadziej z województwa warmińsko-mazurskiego (59%). 2/3 urzędów propaguje załatwianie spraw urzędowych przez Internet. Informowanie o możliwości korzystania z administracji publicznej przez Internet przekłada się na częstość tej formy kontaktów z urzędami.

Ponad 60% urzędów gminnych udostępnia komputery lub stanowiska komputerowe z dostępem do Internetu dla obywateli (najwięcej, bo 80%, w województwie warmińsko-mazurskim, a najmniej - tylko 36% w lubuskim). Prawie 40% urzędów gminnych promuje korzystanie z Internetu wśród osób zagrożonych wykluczeniem cyfrowym (niemal 60% w województwie kujawsko-pomorskim i tylko 15% w opolskim), a ponad 30% wspiera lub organizuje kursy i szkolenia informatyczne dla obywateli (40% w województwie śląskim i 23% w małopolskim).

Średnia liczba odsłon stron internetowych urzędów administracji rządowej w 2010 roku była prawie 4 razy wyższa niż w przypadku stron internetowych samorządów. Największym zainteresowaniem w ubiegłym roku cieszyły się strony internetowe urzędów marszałkowskich – średnia liczba odsłon stron wyniosła ponad 1,5 mln. Natomiast najwyższe średnie liczby odsłon zanotowały urzędy z województw śląskiego i pomorskiego (po około 400 tys.), a najniższe z świętokrzyskiego (nieco ponad 55 tys.) i podlaskiego (około 54 tys.).

Proces implementacji nowych rozwiązań jest długotrwały i wciąż trwa. Wyniki badania pokazują, że wiele wprowadzonych rozwiązań nie posiada jeszcze wszystkich docelowych funkcjonalności, gdyż plany ich rozbudowywania są rozłożone na kolejne lata.