Sposób ustalania oraz dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy reguluje rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Pracodawca ma obowiązek zwrotu pracownikowi kosztów w postaci ryczałtu miesięcznego, wtedy gdy strony łączy stosowna umowa cywilnoprawna. Podstawą do zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodu, który nie jest własnością pracodawcy, jest więc umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych (§ 1 pkt 1 rozporządzenia o stawkach). Zgodnie z rozporządzeniem o stawkach, w celu wyliczenia zmniejszenia kwoty ryczałtu należy uwzględnić ilość dni nieobecności pracownika w pracy. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się wówczas o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 rozporządzenia o stawkach).

Natomiast tzw. kilometrówka polega na tym, że zwrot kosztów ustala się na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu tego pojazdu. Oficjalny wzór ewidencji przebiegu pojazdu nie istnieje, ale ustawy podatkowe (art. 23 ust. 5 i 7 updof oraz art. 16 ust. 5 updop) określają, jakie informacje powinna zawierać. I tak, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof). Wyjątkiem są zwroty takich kosztów wypłacane pracownikom Służby Leśnej i listonoszom (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof). Kwoty, zarówno zwrotów dokonywanych w formie ryczałtu miesięcznego, jak i refundacji kosztów na podstawie kilometrówki, nie podlegają natomiast oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego).

Diety i inne należności za czas zamiejscowej podróży służbowej pracownika – w tym zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym dla celów pracodawcy – są wolne od podatku do pewnych wysokości. Limity są określone w odrębnych ustawach lub w obu rozporządzeniach o podróżach służbowych i o stawkach (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). Świadczenia te nie podlegają oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).