Faktura proforma to dokument, który często budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. Kiedy należy ją wystawić? Czy zobowiązuje do zapłaty? Jak różni się od zwykłej faktury? W tym poradniku wyjaśnimy wszystkie najważniejsze kwestie związane z fakturą proforma, abyś mógł prawidłowo stosować ten dokument w swojej działalności gospodarczej i uniknąć potencjalnych problemów.
Czym jest faktura proforma?
Faktura proforma to dokument, który nie jest właściwą fakturą VAT, lecz jej zapowiedzią. Stanowi formę propozycji handlowej lub wezwania do zapłaty przed dokonaniem właściwej transakcji. W praktyce biznesowej służy jako potwierdzenie warunków handlowych i podstawa do dokonania przedpłaty. Warto podkreślić, że proforma:
- Nie jest dokumentem księgowym
- Nie stanowi podstawy do ujęcia w księgach rachunkowych
- Nie generuje obowiązku podatkowego
- Zawiera wyraźne oznaczenie „PROFORMA” lub „PRO FORMA”
- Wygląda podobnie do faktury VAT, ale pełni zupełnie inną funkcję prawną i podatkową
Pamiętaj! Faktura proforma nie jest dowodem zakupu ani sprzedaży. Po otrzymaniu płatności lub wykonaniu usługi zawsze należy wystawić właściwą fakturę VAT, która stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych.
Kiedy wystawić fakturę proforma?
Faktura proforma znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach biznesowych. Właściwe rozpoznanie momentu, w którym warto ją wykorzystać, może znacząco usprawnić procesy płatności w Twojej firmie. Oto najczęstsze przypadki, w których warto ją wystawić:
- Przedpłaty i zaliczki – gdy oczekujesz płatności przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi, a chcesz przedstawić klientowi dokładne warunki transakcji
- Transakcje zagraniczne – jako dokument celny lub bankowy przy międzynarodowych rozliczeniach, ułatwiający procedury importowe i eksportowe
- Zamówienia publiczne – gdy instytucja wymaga dokumentu przed dokonaniem płatności, aby zarezerwować środki w budżecie
- Duże transakcje – gdy chcesz potwierdzić warunki handlowe przed finalną realizacją i zabezpieczyć się przed zmianą decyzji kontrahenta
- Brak pewności co do finalnych kosztów – gdy ostateczna kwota może ulec zmianie ze względu na dodatkowe usługi lub modyfikacje zamówienia
Różnice między fakturą proforma a zwykłą fakturą
Choć oba dokumenty mogą wyglądać podobnie, istnieją między nimi fundamentalne różnice, których znajomość pozwoli Ci uniknąć błędów w dokumentacji finansowej:
| Faktura proforma | Faktura VAT |
|---|---|
| Nie jest dokumentem księgowym | Jest dokumentem księgowym |
| Nie generuje obowiązku podatkowego | Generuje obowiązek podatkowy |
| Nie ujmuje się jej w księgach rachunkowych | Ujmuje się ją w księgach rachunkowych |
| Zawiera oznaczenie „PROFORMA” | Zawiera oznaczenie „FAKTURA VAT” |
| Może nie mieć numeru lub mieć oddzielną numerację | Musi mieć unikalny numer w ramach prowadzonej ewidencji |
Jak prawidłowo wystawić fakturę proforma?
Poprawnie przygotowana faktura proforma powinna zawierać wszystkie informacje niezbędne dla klienta do podjęcia decyzji i dokonania płatności. Choć przepisy nie regulują ściśle zawartości faktury proforma, powinna ona zawierać wszystkie elementy, które później znajdą się na właściwej fakturze:
- Umieść wyraźne oznaczenie „PROFORMA” lub „PRO FORMA” w widocznym miejscu dokumentu
- Wpisz kompletne dane sprzedawcy i nabywcy, włącznie z numerami NIP
- Dodaj datę wystawienia i przewidywaną datę dostawy/wykonania usługi
- Wymień szczegółowo towary lub usługi wraz z ilością i ceną jednostkową
- Podaj stawki VAT i wartości netto/brutto dla każdej pozycji oraz sumy całościowe
- Określ precyzyjnie termin i sposób płatności, włącznie z numerem konta bankowego
- Opcjonalnie dodaj numer zamówienia lub inne informacje istotne dla transakcji, które ułatwią identyfikację płatności
Wskazówka: Możesz stosować własną numerację dla faktur proforma, np. „PROFORMA 1/2023”, aby odróżnić je od zwykłych faktur. Taki system ułatwi zarządzanie dokumentacją i śledzenie, które proformy zostały już zamienione na właściwe faktury.
Co zrobić po zapłacie faktury proforma?
Gdy klient dokona płatności na podstawie faktury proforma, konieczne jest właściwe udokumentowanie tej transakcji zgodnie z przepisami podatkowymi. Należy:
- Wystawić właściwą fakturę VAT – najlepiej niezwłocznie po otrzymaniu płatności lub dostarczeniu towaru/wykonaniu usługi, aby zachować porządek w dokumentacji
- Umieścić na fakturze VAT informację o wcześniejszej płatności, np. „Zapłacono dnia [data] na podstawie faktury proforma nr [numer]”, co ułatwi klientowi identyfikację transakcji
- Dostarczyć fakturę VAT klientowi – to jego prawny dokument potwierdzający zakup i podstawa do odliczenia podatku VAT
Terminy wystawienia faktury VAT po proformie
Po otrzymaniu płatności na podstawie proformy, fakturę VAT należy wystawić zgodnie z ogólnymi zasadami określonymi w przepisach podatkowych:
- Dla dostawy towarów – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy
- Dla usług – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi
- Dla otrzymanych zaliczek – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki
Najczęstsze pytania o fakturę proforma
Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?
Faktura proforma sama w sobie nie tworzy zobowiązania prawnego do zapłaty. Jest raczej propozycją handlową lub ofertą w rozumieniu kodeksu cywilnego. Zobowiązanie powstaje na podstawie umowy między stronami lub zamówienia, które proforma może potwierdzać. Warto jednak pamiętać, że w kontekście biznesowym ignorowanie proformy może negatywnie wpłynąć na relacje handlowe.
Czy faktura proforma jest dowodem zakupu?
Nie, faktura proforma nie jest dowodem zakupu ani sprzedaży. Nie można na jej podstawie odliczyć VAT ani zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Do tego potrzebna jest właściwa faktura VAT, która stanowi formalny dokument księgowy uznawany przez organy podatkowe.
Czy trzeba przechowywać faktury proforma?
Przepisy nie nakładają obowiązku przechowywania faktur proforma, jednak z praktycznego punktu widzenia warto je zachować przez pewien czas jako dowód ustaleń handlowych. Zaleca się archiwizowanie proform przynajmniej do momentu finalizacji transakcji i wystawienia właściwej faktury VAT, a najlepiej przez okres podobny do przechowywania innych dokumentów handlowych.
Uwaga: Faktura proforma nie zastępuje faktury zaliczkowej! Jeśli otrzymałeś zaliczkę, musisz wystawić fakturę zaliczkową, a nie tylko proformę. Faktura zaliczkowa, w przeciwieństwie do proformy, jest dokumentem księgowym i generuje obowiązek podatkowy.
Prawidłowe stosowanie faktury proforma może usprawnić procesy płatności w Twojej firmie i pomóc w zarządzaniu przepływem gotówki. Dzięki niej możesz jasno komunikować warunki transakcji i oczekiwania płatnicze, jednocześnie dając klientom pełną informację o planowanym zakupie. Pamiętaj jednak, że zawsze po otrzymaniu płatności lub wykonaniu usługi należy wystawić właściwą fakturę VAT, która jest dokumentem księgowym i podatkowym.