Prawidłowe rozliczenia podatkowe są fundamentem bezpiecznego funkcjonowania każdej firmy – od jednoosobowej działalności po międzynarodowe grupy kapitałowe. Niestety, praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy wciąż popełniają błędy, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami: od korekt i odsetek, przez postępowania skarbowe, aż po zarzuty karno-skarbowe.
Zespół doradców podatkowych WG TAX wskazuje pięć najczęstszych błędów, które pojawiają się w codziennej praktyce. Kluczem do ich uniknięcia jest świadomość oraz wdrożenie odpowiednich procedur kontrolnych i konsultacji z doradcą.
Nieprawidłowa kwalifikacja kosztów podatkowych
Jednym z podstawowych błędów popełnianych przez podatników CIT i PIT jest nieprawidłowe zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
Przykład:
Przedsiębiorca zalicza do kosztów pełną wartość samochodu osobowego w leasingu operacyjnym, ignorując limity wynikające z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W efekcie organ podatkowy może zakwestionować część kosztów i doliczyć zaległy podatek.
Wskazówka WG TAX:
Zawsze weryfikuj, czy dany wydatek spełnia trzy podstawowe warunki: został poniesiony, ma związek z działalnością gospodarczą i jego celem jest osiągnięcie lub zabezpieczenie przychodu. Pamiętaj też o limitach, np. dla samochodów, reprezentacji czy usług niematerialnych od podmiotów powiązanych.
Szukasz biura rachunkowego, które zapewni Ci prowadzenie pełnej księgowości sp. z o.o. lub księgowości JDG? Wybierz WG TAX!
Niewłaściwe rozpoznanie momentu powstania przychodu lub kosztu
Wielu podatników ma trudność z prawidłowym określeniem momentu, w którym należy ująć przychód lub koszt – co może skutkować zaniżeniem lub zawyżeniem wyniku podatkowego w danym roku.
Przykład:
Spółka uzyskuje przychód w grudniu, ale fakturę wystawia w styczniu kolejnego roku. Jeśli nie stosuje metody memoriałowej zgodnie z ustawą o CIT, może dojść do błędnego rozliczenia rocznego zobowiązania.
Wskazówka WG TAX:
Przychód rozpoznaje się w momencie jego otrzymania, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi – zależnie od rodzaju działalności. Koszty dziel na bezpośrednie i pośrednie, stosując reguły z art. 15 ust. 4 i 4d ustawy o CIT.
Brak należytej staranności w rozliczeniach VAT i błędy w fakturach
Podatnicy VAT często zaniedbują obowiązki związane z weryfikacją kontrahentów i poprawnym dokumentowaniem transakcji, co prowadzi do nieuzasadnionego odliczenia VAT naliczonego lub błędnego raportowania.
Przykład:
Firma rozlicza VAT z faktury wystawionej przez tzw. „firmę słup”, która nie figuruje na białej liście podatników. W przypadku kontroli może dojść do zakwestionowania odliczenia VAT, co wiąże się z dodatkowymi zobowiązaniami, odsetkami i ryzykiem odpowiedzialności.
Wskazówka WG TAX:
Weryfikuj numer rachunku bankowego (tzw. biała lista), status podatnika VAT oraz realność transakcji. Pamiętaj, że faktura z błędną nazwą kontrahenta, NIP-em lub datą może być podstawą do korekty – nawet jeśli transakcja rzeczywiście miała miejsce.
Niedopełnienie obowiązków w zakresie cen transferowych
Firmy powiązane mają obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych (TP) oraz złożenia informacji TPR – jednak wielu podatników błędnie zakłada, że obowiązek ten ich nie dotyczy.
Przykład:
Spółka otrzymuje pożyczkę od udziałowca na 1 mln zł, ale nie przygotowuje dokumentacji TP, uznając transakcję za „wewnętrzną”. W razie kontroli może dojść do doszacowania dochodu i nałożenia sankcji, zgodnie z art. 19 ustawy o CIT.
Wskazówka WG TAX:
Ustal, czy występują powiązania kapitałowe lub osobowe. Sporządź dokumentację lokalną i analizę porównawczą dla każdej transakcji przekraczającej progi ustawowe – nawet jeśli jest to jednorazowe świadczenie.
Brak analizy skutków podatkowych restrukturyzacji
Reorganizacje wewnętrzne – przekształcenia, aporty, połączenia – są często przeprowadzane bez pełnej analizy ich konsekwencji podatkowych. To duży błąd, który może prowadzić do opodatkowania transakcji, które w założeniu miały być neutralne.
Przykład:
Spółka wnosi do innej spółki zależnej zorganizowaną część przedsiębiorstwa, ale nie przygotowuje analizy ZCP i nie weryfikuje obowiązków MDR. Organ podatkowy uznaje, że nie doszło do aportu ZCP i nakłada podatek z odsetkami.
Wskazówka WG TAX:
Każde przekształcenie lub aport należy poprzedzić analizą prawno-podatkową, uwzględniającą obowiązki w zakresie VAT, CIT i MDR. Przypominamy też, że błędne uznanie przedmiotu aportu za ZCP może skutkować powstaniem przychodu do opodatkowania według wartości rynkowej.
Podsumowanie
Wszystkie opisane błędy mają wspólny mianownik: wynikają z braku dokładności, wiedzy o przepisach lub niedostatecznej kontroli nad rozliczeniami. Ich skutki bywają kosztowne – nie tylko finansowo, ale również wizerunkowo, szczególnie gdy do gry wchodzi organ podatkowy lub urząd skarbowy.
Dlatego każdemu przedsiębiorcy, niezależnie od skali działalności, rekomendujemy:
- cykliczny audyt podatkowy,
- konsultacje ze specjalistami przy restrukturyzacjach,
- wdrożenie procedur weryfikacji transakcji i kontrahentów,
- bieżące monitorowanie zmian w ustawach o podatku dochodowym i VAT.
Potrzebujesz wsparcia w rozliczeniach podatkowych? Postaw na sprawdzone doradztwo
WG TAX świadczy kompleksowe usługi doradcze dla firm i przedsiębiorców w zakresie rozliczeń CIT, PIT, VAT, a także w obszarze cen transferowych, obowiązków MDR, reorganizacji spółek i procesów restrukturyzacyjnych. Klienci mogą również liczyć na prowadzenie pełnej księgowości oraz profesjonalną reprezentację przed organami podatkowymi, zarówno w postępowaniach wyjaśniających, jak i kontrolnych. To wsparcie, które zapewnia bezpieczeństwo i przewidywalność w zmiennym otoczeniu prawnopodatkowym.