Wiele osób myśli, że posiadanie testamentu notarialnego załatwia wszystko, ale w praktyce dopiero wtedy zaczyna się konkretna robota. Zwłaszcza gdy w spadku jest firma, udziały w spółce albo majątek używany w działalności gospodarczej. Bez kilku formalnych kroków nie da się ani wejść na konto firmowe, ani podpisać umowy, ani sprzedać udziałów. Poniżej rozpisane jest, co trzeba zrobić krok po kroku, gdy istnieje testament notarialny – z naciskiem na sytuacje, w których w grę wchodzi prowadzenie biznesu. Celem jest pokazanie, jak przejść od samego testamentu do realnej możliwości zarządzania firmą po zmarłym, bez blokowania bieżących spraw.
Testament notarialny a prowadzenie firmy – punkt wyjścia
Testament notarialny to po prostu testament sporządzony w formie aktu notarialnego. Dla spadkobierców to duże ułatwienie – notariusz przechowuje oryginał, a informacja o testamencie trafia do Notarialnego Rejestru Testamentów (NORT). Dzięki temu łatwiej ustalić, czy testament w ogóle istnieje i która wersja jest ostatnia.
W kontekście firmy ważne jest jedno: sam testament niczego jeszcze nie „przenosi”. Nie wystarczy mieć kopię aktu i pójść do banku albo do KRS-u. Potrzebna jest formalna ścieżka: otwarcie testamentu, stwierdzenie nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, a dopiero potem załatwianie spraw firmowych.
Najważniejsze: testament notarialny nie działa „automatycznie” – bez stwierdzenia nabycia spadku lub aktu poświadczenia dziedziczenia spadkobierca jest „na pół gwizdka” i nie załatwi większości spraw związanych z firmą.
Krok 1: Ustalenie, kto i kiedy może otworzyć testament
Po śmierci spadkodawcy trzeba najpierw ustalić, gdzie jest testament i kto może wystąpić o jego otwarcie i ogłoszenie. W przypadku testamentu notarialnego jest to prostsze:
- notariusz, który sporządził testament, ma oryginał aktu,
- informacja o testamencie (nie treść!) jest w rejestrze NORT,
- każda osoba, która wykaże interes prawny (np. potencjalny spadkobierca, zapisobierca), może wystąpić o poszukiwanie testamentu w rejestrze.
Otwarcia testamentu dokonuje notariusz albo sąd. Z praktycznego punktu widzenia szybciej bywa u notariusza, o ile wszyscy potencjalni spadkobiercy są do ustalenia i da się ich zebrać lub przynajmniej prawidłowo zawiadomić.
Krok 2: Otwarcie i ogłoszenie testamentu
Otwarcie i ogłoszenie testamentu to formalny moment, w którym dokument jest ujawniany spadkobiercom. W przypadku testamentu notarialnego nie chodzi o „rozdzieranie koperty”, ale o sporządzenie protokołu, że konkretny akt notarialny jest testamentem zmarłego.
Notariusz:
- sprawdza akt zgonu,
- weryfikuje, że istnieje testament (np. w rejestrze NORT),
- sporządza protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu.
Sam testament może zawierać: powołanie do całości spadku, dziedziczenie udziałowe, zapisy windykacyjne (np. „udziały w spółce z o.o. X przypadają synowi”), wyłączenia niektórych osób, powołanie wykonawcy testamentu. Na tym etapie warto dokładnie odczytać zapisy dotyczące firmy – kto ma przejąć udziały, kto konkretne składniki majątku.
Krok 3: Stwierdzenie nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia
Samo ogłoszenie testamentu nie wystarcza, by firmą zacząć zarządzać. Potrzebny jest dokument potwierdzający, kto jest spadkobiercą i w jakim udziale. Możliwe są dwie drogi:
Sądowe stwierdzenie nabycia spadku
Postępowanie sądowe będzie konieczne, gdy:
- jest spór między spadkobiercami,
- nie da się ustalić wszystkich osób uprawnionych,
- testament jest kwestionowany (np. co do ważności lub interpretacji),
- notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia.
W sądowym wniosku trzeba wskazać m.in.:
- zmarłego (dane, PESEL),
- datę i miejsce śmierci,
- osoby wchodzące w krąg spadkobierców ustawowych,
- istnienie testamentu notarialnego (dołączyć odpis),
- w razie potrzeby – podstawowe informacje o majątku (np. udziały w spółce, przedsiębiorstwo).
Sąd wydaje postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku. To właśnie ten dokument będzie później podstawą do wpisów w KRS, zgłoszeń do CEIDG, banków czy urzędów.
Notarialny akt poświadczenia dziedziczenia
Szybszą ścieżką jest akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza. Jest możliwy, jeśli:
- wszyscy potencjalni spadkobiercy stawią się u notariusza (osobiście lub przez pełnomocnika z odpowiednim pełnomocnictwem),
- nie ma sporu co do tego, kto dziedziczy i w jakich częściach,
- testament jest jasny i niebudzący wątpliwości,
- spadek nie był wcześniej sądownie stwierdzony.
Notariusz sporządza protokół dziedziczenia i na jego podstawie wydaje akt poświadczenia dziedziczenia. Dla urzędów i banków ma on taką samą moc jak postanowienie sądu. W praktyce, jeśli w grę wchodzi firma, warto od razu przynieść:
- umowy spółek,
- odpisy z KRS,
- wydruki z CEIDG,
- informacje o rachunkach bankowych używanych w działalności.
Im więcej informacji notariusz ma „pod ręką”, tym łatwiej od razu zweryfikować, jak dziedziczenie wpływa na udziały i prawa w spółkach.
Krok 4: Przejęcie firmy – udziały, jednoosobowa działalność, majątek
Po uzyskaniu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku albo aktu poświadczenia dziedziczenia można przejść z papierów „spadkowych” do realnego przejęcia firmy lub udziałów. W zależności od formy działalności wygląda to inaczej.
Jednoosobowa działalność wpisana do CEIDG
Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest „firmą” w rozumieniu odrębnego bytu prawnego, tylko formą aktywności osoby fizycznej. Po śmierci przedsiębiorcy wpis w CEIDG nie przechodzi automatycznie na spadkobiercę. Tu pojawiają się dwa scenariusze:
- Przedsiębiorca ustanowił zarząd sukcesyjny (za życia albo spadkobiercy powołują go po śmierci – w krótkim terminie). Wtedy zarządca sukcesyjny może prowadzić firmę, podpisywać umowy, rozliczać podatki – na konto spadkobierców. Testament notarialny jest istotny, bo pokazuje, kto docelowo ma przejąć majątek i przedsiębiorstwo.
- Nie ma zarządu sukcesyjnego. Wtedy działalność formalnie wygasa, a spadkobiercy dziedziczą poszczególne składniki majątku (np. maszyny, samochody, znak towarowy, środki na rachunku). Żeby kontynuować biznes, trzeba założyć własną działalność lub spółkę i „przenieść” do niej użyteczne składniki.
W obu przypadkach testament może przyznawać konkretnej osobie przedsiębiorstwo jako zorganizowany zespół składników albo poszczególne elementy (np. sprzęt, nieruchomości). Spadkobierca chcący dalej prowadzić biznes powinien zadbać, by z dokumentów jasno wynikało, że ma prawo dysponować tym majątkiem.
Spółki kapitałowe i osobowe
Jeśli zmarły posiadał udziały w spółce z o.o. lub akcje w S.A., testament może wskazać, komu dokładnie przypadają. W praktyce:
- spadkobierca przedkłada spółce postanowienie sądu/akt poświadczenia dziedziczenia,
- w spółce z o.o. aktualizuje się księgę udziałów, zgłasza zmiany do KRS,
- w spółce akcyjnej – dokonuje się odpowiednich wpisów w rejestrze akcjonariuszy.
Problem pojawia się, gdy umowa spółki ogranicza dziedziczenie udziałów (np. zastrzega zgodę wspólników lub prawo pierwokupu dla spółki). Wtedy testament nie „przeskoczy” takich zapisów – spadkobierca z testamentu może ostatecznie dostać równowartość udziałów w pieniądzu, a nie same udziały.
W spółkach osobowych (jawna, partnerska, komandytowa) kluczowa jest umowa spółki – często przewiduje, czy i jak spadkobiercy wchodzą na miejsce zmarłego wspólnika. Testament może wskazać osobę, ale to umowa spółki rozstrzyga, czy to w ogóle zadziała.
Krok 5: Obowiązki wobec urzędów, kontrahentów i banków
Po ustaleniu, kto dziedziczy i w jaki sposób, trzeba przejść do „porządków” formalnych. W praktyce obejmuje to kilka bloków działań:
- Banki – przedstawienie postanowienia/aktu poświadczenia dziedziczenia, odblokowanie rachunków, podział środków. Jeśli konto było wykorzystywane w działalności, bez tego firma stoi.
- Urząd skarbowy – zgłoszenie nabycia spadku (druk SD-Z2 w przypadku najbliższej rodziny, by skorzystać ze zwolnienia), ewentualne kwestie VAT i PIT związane z przedsiębiorstwem, rozliczenie przychodów po śmierci przedsiębiorcy (często z udziałem zarządcy sukcesyjnego).
- ZUS – zamknięcie/zaktualizowanie zgłoszeń, jeśli prowadzone były rozliczenia z tytułu działalności.
- KRS/CEIDG – aktualizacja danych wspólników, ewentualne wykreślenie zmarłego przedsiębiorcy, wpis zarządcy sukcesyjnego, jeśli wcześniej go nie było.
- Kontrahenci – poinformowanie kluczowych klientów/dostawców, kto przejmuje uprawnienia do reprezentowania firmy, kto będzie podpisywał umowy i aneksy.
Warto pamiętać, że większość tych podmiotów nie zadowoli się samym testamentem. Żądany będzie prawomocny odpis postanowienia sądu albo wypis aktu poświadczenia dziedziczenia. Dlatego tak istotne jest, by jak najszybciej przejść krok 2 i 3.
Krok 6: Podatek od spadków i zachowek – o czym pamiętać
Testament notarialny nie zwalnia z podatków ani z roszczeń innych osób z rodziny. W praktyce w sprawach związanych z firmą trzeba mieć z tyłu głowy dwie kwestie.
Podatek od spadków i darowizn – najbliższa rodzina (małżonek, zstępni, wstępni, pasierb, rodzeństwo, ojczym, macocha) może skorzystać ze zwolnienia, ale pod warunkiem złożenia w terminie zgłoszenia SD-Z2. Termin to co do zasady 6 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku albo sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia. Jeśli w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo lub znaczne udziały w spółce, lepiej tego nie przegapić.
Zachowek – nawet jeśli testament notarialny przekazuje firmę jednej osobie (co z punktu widzenia biznesowego ma często sens), pozostali uprawnieni (np. pominięte dzieci) mogą dochodzić zachowku. To może oznaczać konieczność wypłaty znaczących kwot, czasem właśnie z zysków firmy albo ze sprzedaży części majątku.
Jeżeli testament przekazuje całość biznesu jednej osobie, trzeba liczyć się z tym, że pozostali członkowie najbliższej rodziny mogą w praktyce „wejść w firmę” przez roszczenia o zachowek. W planowaniu sukcesji firmowej pomijanie zachowku to prosta droga do późniejszych konfliktów.
Najczęstsze problemy przy dziedziczeniu firmy z testamentu notarialnego
Mimo że testament jest notarialny, w praktyce wokół firm i udziałów pojawia się kilka typowych problemów:
- Nieaktualny testament wobec umów spółek – np. testament przekazuje udziały osobie, która zgodnie z umową spółki nie może zostać wspólnikiem, albo umowa przewiduje przymusowe umorzenie udziałów po śmierci.
- Brak zarządu sukcesyjnego przy jednoosobowej działalności – firma przestaje działać z dnia na dzień, kontrahenci się wycofują, a spadkobiercy są wciągani w chaos zamiast do stabilnego biznesu.
- Niejasne zapisy testamentu – np. sformułowania typu „cały majątek firmowy” bez doprecyzowania, czy chodzi o przedsiębiorstwo jako całość, czy konkretne składniki. Taki brak precyzji ląduje potem w sądzie.
- Brak synchronizacji planu spadkowego z planem podatkowym – firma przechodzi na jedną osobę, ale nikt nie policzył, jak zachowek i podatki uderzą w płynność finansową spadkobiercy.
- Przeciąganie formalności – spadkobiercy latami nie robią stwierdzenia nabycia spadku, co blokuje wpisy w KRS, sprzedaż udziałów, zaciąganie finansowania, a czasem nawet zwykłe podpisanie umowy najmu.
Testament notarialny jest mocnym narzędziem, ale bez przejścia pełnej ścieżki: otwarcie – stwierdzenie nabycia – aktualizacja rejestrów – uporządkowanie podatków pozostaje tylko eleganckim dokumentem w szufladzie notariusza. W kontekście prowadzenia firmy warto traktować go jako punkt startu, a nie koniec procesu.