Czy archiwizacja dokumentów w firmie to tylko formalność? Nie. To obszar, który w praktyce decyduje o bezpieczeństwie podczas kontroli skarbowej, sporów z kontrahentami i odpowiedzialności zarządu. Dobrze poukładane archiwum nie jest sztuką dla sztuki – realnie oszczędza czas, nerwy i pieniądze. W polskich przepisach obowiązki archiwizacyjne są rozproszone w kilku ustawach i rozporządzeniach, dlatego na początku łatwo się w tym pogubić. Poniżej zebrano w jednym miejscu najważniejsze wymogi oraz sprawdzone praktyki, które pozwalają prowadzić archiwum po ludzku, a nie tylko „pod paragraf”.
Podstawy prawne archiwizacji dokumentów księgowych
W firmie kwestie archiwizacji nie wynikają z jednego aktu prawnego. Obowiązki rozrzucone są głównie po trzech filarach: ustawie o rachunkowości, Ordynacji podatkowej oraz przepisach o VAT. Do tego dochodzi jeszcze RODO, które wprowadza ograniczenie czasu przechowywania danych osobowych.
Ustawa o rachunkowości określa przede wszystkim zasady przechowywania ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, sprawozdań finansowych oraz dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. To z niej wynika m.in. sześcioletni okres przechowywania ksiąg rachunkowych liczony od początku roku następującego po roku obrotowym.
Ordynacja podatkowa narzuca odrębne, najczęściej 5-letnie terminy przechowywania dokumentów podatkowych, liczone od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że dla jednego roku podatkowego część dokumentów będzie trzeba przechowywać co najmniej 5 lat, inne – 6 lat lub nawet dłużej (np. przy projektach unijnych lub długich sporach sądowych).
RODO dodaje jeszcze jedną warstwę: dokumentów nie można trzymać „na wszelki wypadek”, jeśli zawierają dane osobowe. Musi istnieć konkretny cel i podstawa prawna ich przechowywania, a po upływie okresu wymaganego prawem dokumenty powinny być niszczone w sposób uniemożliwiający identyfikację osób.
Przechowywanie dokumentów księgowych „na zawsze” nie tylko nie daje dodatkowego bezpieczeństwa, ale może naruszać przepisy o ochronie danych osobowych. Po upływie ustawowych terminów archiwa trzeba świadomie porządkować i odchudzać.
Jakie dokumenty trzeba archiwizować i jak długo
W małej firmie łatwo wpaść w pułapkę wrzucania wszystkiego do jednego kartonu z napisem „faktury i reszta”. Tymczasem różne rodzaje dokumentów mają odmienne terminy przechowywania i wagę dowodową. Poniżej uproszczone zestawienie najważniejszych kategorii (bez wdawania się we wszystkie wyjątki):
- Księgi rachunkowe, ewidencje VAT, PKPiR – co do zasady 5–6 lat (zależnie od podstawy: ustawa o rachunkowości vs. przepisy podatkowe).
- Dowody księgowe (faktury, rachunki, wyciągi bankowe) – minimum 5 lat dla celów podatkowych.
- Sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności – co najmniej 5 lat, w wielu firmach dłużej ze względów dowodowych.
- Dokumentacja płacowa i kadrowa – w zależności od okresu zatrudnienia pracownika nawet 10 lub 50 lat, zgodnie z przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
- Umowy handlowe, kontrakty, protokoły odbioru – przynajmniej przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat lub 3 lata dla roszczeń okresowych).
W praktyce dobrym podejściem jest planowanie archiwizacji według kategorii dokumentów, a nie według roku. Dzięki temu łatwiej użyć jednego, jasnego schematu: np. „faktury sprzedażowe – 6 lat”, „umowy – 6 lat po zakończeniu współpracy”, „akta osobowe – zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej”.
W wielu firmach stosuje się również „bufor bezpieczeństwa”, czyli przechowywanie dokumentów o rok dłużej, niż wynika to wprost z przepisów. Taki bufor ma sens, o ile nie wchodzi w konflikt z RODO i jest wpisany w wewnętrzną politykę archiwizacji, a nie wynika tylko z przyzwyczajenia, że „szkoda wyrzucić”.
Archiwizacja papierowa – minimalne standardy
Mimo rozwoju rozwiązań chmurowych, w większości firm nadal funkcjonuje papierowe archiwum. Nawet jeśli obieg dokumentów jest w dużej mierze elektroniczny, oryginały umów, dokumenty z podpisami czy część akt personalnych wciąż istnieją w formie fizycznej. Dla kontroli skarbowej nie ma znaczenia, czy segregator stoi w nowoczesnym archiwum, czy w piwnicy – ważne, by dokument był kompletny, czytelny i możliwy do łatwego powiązania z zapisami księgowymi.
Organizacja papierowego archiwum
Podstawą jest jednoznaczny system oznaczania pudeł, segregatorów i teczek. Na grzbiecie lub etykiecie powinny znaleźć się przynajmniej: rodzaj dokumentów, zakres dat oraz informacja o terminie, po którym można je zniszczyć (np. „do zniszczenia po 31.12.2031”). Dzięki temu osoba porządkująca archiwum za kilka lat nie będzie zgadywać, co można wyrzucić bez ryzyka.
Dobrą praktyką jest przechowywanie dokumentów według kategorii, a nie wyłącznie kolejności chronologicznej. Osobno można trzymać faktury sprzedaży, faktury zakupu, umowy z kontrahentami, dokumenty bankowe, listy płac, dokumentację ZUS. W razie kontroli łatwiej wyciągnąć cały komplet związany z jednym zagadnieniem, np. rozliczeniem konkretnego kontraktu.
Kolejna kwestia to dostępność i bezpieczeństwo. Archiwum nie powinno być przechowalnią wszystkiego, do czego nikt nie zagląda latami. Podczas kontroli urząd oczekuje udostępnienia dokumentów w rozsądnym czasie, często „na już”. Dlatego miejsce archiwum, klucze, a nawet proste instrukcje typu „jak znaleźć fakturę sprzed 4 lat” warto opisać w formie krótkiej procedury i udostępnić osobom odpowiedzialnym za księgowość.
Przy dokumentach zawierających dane osobowe lub dane wrażliwe (zdrowotne, dotyczące związków zawodowych, kar itd.) warto zadbać o dodatkowe ograniczenia dostępu – zamykane szafy, lista osób uprawnionych, rejestrowanie wypożyczeń teczek. To nie musi być skomplikowane, ale powinno być realne: mniej osób ma dostęp, mniej jest potencjalnych problemów.
Na koniec pozostaje temat niszczenia dokumentów. Zwykłe wyrzucenie segregatora do kosza na makulaturę to proszenie się o kłopoty. Po upływie okresu przechowywania dokumenty niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych – najczęściej za pomocą niszczarki o odpowiedniej klasie lub firmy zewnętrznej, która wystawia protokół zniszczenia.
Archiwizacja elektroniczna i skanowanie dokumentów
Coraz więcej firm przechodzi na archiwizację elektroniczną, przynajmniej jako uzupełnienie papieru. Przepisy podatkowe pozwalają przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej, o ile zapewniona jest ich autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.
Wymogi dla e-archiwum w firmie
Kluczowa sprawa to spójny system przechowywania. Skany porozrzucane po prywatnych folderach pracowników lub w losowo nazwanych katalogach na dysku nie spełniają standardu rzetelnej archiwizacji. Nawet w małej firmie warto wydzielić serwer (lub przynajmniej udział sieciowy) lub rozwiązanie chmurowe, gdzie gromadzone są wszystkie dokumenty księgowe według określonej struktury katalogów i nazw plików.
Przy skanowaniu dokumentów trzeba pamiętać o czytelności i kompletności. Lepiej poświęcić chwilę i sprawdzić skan „od razu”, niż po kilku latach stwierdzić, że część danych się nie wczytała, a oryginał dawno został zniszczony. W przypadku faktur czy umów istotne jest, by na skanie było widoczne wszystko, co może mieć znaczenie: podpisy, pieczęcie, aneksy, załączniki.
Drugim filarem e-archiwum jest kopiowanie zapasowe (backup). Dane przechowywane wyłącznie na jednym dysku to proszenie się o utratę archiwum. Standardem jest co najmniej jedna kopia wykonywana automatycznie i przechowywana w innej lokalizacji (fizycznie lub w innej chmurze). W polityce archiwizacji warto zapisać, jak często wykonywany jest backup i jak długo przechowywane są jego kolejne wersje.
Wiele firm korzysta dziś z systemów DMS (Document Management System) lub modułów archiwum w systemach ERP. Umożliwiają one powiązanie dokumentu elektronicznego z konkretnym zapisem księgowym, szybkie wyszukiwanie po numerze faktury, NIP czy kwocie, a także łatwe udostępnienie dokumentów podczas kontroli – często z poziomu jednego programu. To inwestycja, która zwraca się szczególnie wtedy, gdy dokumentów przybywa z roku na rok, a zespół nie rośnie w tym samym tempie.
Warto też ustalić zasady nadawania uprawnień do e-archiwum. Pełny dostęp dla wszystkich pracowników to wygoda pozorna. Rozsądniej jest przyznać dostęp działowi księgowości, wybranym osobom z administracji i zarządowi, a dla pozostałych ograniczyć wgląd do dokumentów potrzebnych do wykonywania ich zadań.
Dostęp, kontrole i udostępnianie dokumentów
Archiwum – papierowe i elektroniczne – ma sens tylko wtedy, gdy pozwala szybko dotrzeć do konkretnego dokumentu. Podczas kontroli skarbowej lub ZUS czas reakcji ma ogromne znaczenie. Brak możliwości okazania dokumentu w terminie bywa traktowany jako przeszkoda w czynnościach kontrolnych, co może mieć swoje konsekwencje.
W praktyce przydaje się krótka procedura opisująca: kto odpowiada za udostępnianie dokumentów, w jakiej formie są one przekazywane organom (oryginał, kopia papierowa, PDF), jak dokumentuje się wydanie i zwrot. W mniejszych firmach często nieformalnie wiadomo, że „wszystko ma księgowość” – warto to jednak usystematyzować, choćby na jednej stronie A4.
Przy współpracy z biurem rachunkowym ważne jest ustalenie, gdzie znajduje się archiwum pierwotne. Część dokumentów bywa przechowywana u biura, część w siedzibie firmy. Dobrą praktyką jest okresowe porządkowanie tych zasobów i spisywanie, co gdzie się znajduje. W przeciwnym razie po kilku latach zaczyna się klasyczne „biuro twierdzi, że oddało, firma twierdzi, że nie dostała”.
Najczęstsze błędy firm i proste rozwiązania
W temacie archiwizacji powtarzają się pewne schematy, które z czasem potrafią zaboleć. Najbardziej typowe problemy to:
- przechowywanie wszystkiego razem, bez rozróżnienia kategorii dokumentów,
- brak jasnego oznaczenia, kiedy dany pakiet dokumentów można zniszczyć,
- uzależnienie całej wiedzy o archiwum od jednej osoby (np. wieloletniej księgowej),
- chaotyczne skanowanie dokumentów bez sprawdzania jakości i kompletności,
- brak backupu lub testów odtwarzania danych z backupu,
- przechowywanie dokumentów dłużej, niż pozwala na to RODO, „na wszelki wypadek”.
Rozwiązania nie muszą być skomplikowane. Wystarczy: prosta polityka archiwizacji spisana w kilku punktach, nadanie odpowiedzialności jednej osobie lub niewielkiemu zespołowi, raz w roku przegląd archiwum i decyzja, co zostaje, a co idzie do zniszczenia. Do tego elementarna dyscyplina w nadawaniu nazw plikom i katalogom oraz podstawowy backup w bezpiecznej lokalizacji.
Dobrze działające archiwum nie musi być idealne. Ważne, by było powtarzalne i zrozumiałe dla osób, które będą się nim posługiwać za kilka lat – także wtedy, gdy w firmie zmieni się zespół księgowy czy zarząd. To właśnie w takich momentach wychodzi na jaw, czy archiwizacja była traktowana serio, czy była tylko obowiązkową formalnością odkładaną „na potem”.