Protokół zniszczenia towaru to kluczowy dokument w procesie likwidacji uszkodzonych, przeterminowanych lub niepełnowartościowych produktów w firmie. Prawidłowo sporządzony protokół zabezpiecza przedsiębiorcę przed problemami podczas kontroli skarbowej i umożliwia zaliczenie wartości zniszczonych towarów do kosztów uzyskania przychodu. W tym poradniku dowiesz się, jak krok po kroku przygotować taki dokument, jakie elementy powinien zawierać oraz jak przeprowadzić cały proces zgodnie z przepisami.
Kiedy sporządzić protokół zniszczenia towaru
Protokół zniszczenia towaru należy sporządzić w sytuacjach, gdy produkty w firmie tracą swoją wartość handlową i konieczna jest ich likwidacja. Typowe okoliczności wymagające sporządzenia protokołu to:
- Przeterminowanie produktów spożywczych lub leków
- Uszkodzenie towarów podczas transportu lub przechowywania
- Utrata wartości użytkowej (np. produkty sezonowe po sezonie)
- Wady fabryczne wykryte już po przyjęciu towaru na stan magazynowy
- Zniszczenie towaru w wyniku zdarzeń losowych (zalanie, pożar, inne klęski)
Pamiętaj! Sporządzenie protokołu zniszczenia jest niezbędne, aby móc zaliczyć wartość zniszczonych towarów do kosztów uzyskania przychodu. Bez tego dokumentu urząd skarbowy może zakwestionować rozliczenie i odmówić prawa do odliczenia.
Niezbędne elementy protokołu zniszczenia
Prawidłowo sporządzony protokół zniszczenia towaru musi zawierać wszystkie poniższe informacje, aby był uznany za wiarygodny dokument podczas ewentualnej kontroli:
- Pełną nazwę firmy, adres siedziby i NIP
- Datę i miejsce sporządzenia protokołu
- Numer dokumentu (dla celów ewidencyjnych i archiwizacyjnych)
- Skład komisji likwidacyjnej (minimum 3 osoby z imienia, nazwiska i stanowiska)
- Szczegółowy spis likwidowanych towarów z ich identyfikatorami
- Precyzyjną przyczynę likwidacji każdego towaru
- Wartość likwidowanych towarów (jednostkową i łączną)
- Dokładny opis sposobu zniszczenia lub utylizacji
- Datę dokonania faktycznego zniszczenia
- Czytelne podpisy wszystkich członków komisji
Krok po kroku: jak sporządzić protokół zniszczenia
Krok 1: Powołanie komisji likwidacyjnej
Pierwszym etapem jest powołanie komisji likwidacyjnej, która nadzoruje cały proces i potwierdza zniszczenie towaru. Komisja powinna liczyć minimum 3 osoby, aby zapewnić wiarygodność procesu. W małych firmach może składać się z właściciela i pracowników, w większych organizacjach powinni w niej uczestniczyć przedstawiciele różnych działów (np. magazynu, księgowości, działu jakości).
Powołanie komisji może mieć formę ustną lub pisemną, jednak w większych firmach zdecydowanie zaleca się formę pisemną w postaci wewnętrznego zarządzenia. Dokument taki powinien określać skład komisji, jej zadania oraz okres, na jaki została powołana.
Krok 2: Identyfikacja i spis towarów do zniszczenia
Przygotuj szczegółowy spis towarów przeznaczonych do likwidacji. Dokładna identyfikacja towarów jest kluczowa dla uznania protokołu za wiarygodny. Lista powinna zawierać:
- Pełną nazwę towaru (zgodną z dokumentacją magazynową)
- Numer partii, kod produktu lub inne oznaczenie identyfikacyjne
- Dokładną ilość przeznaczoną do zniszczenia
- Jednostkę miary (sztuki, kg, litry, opakowania)
- Cenę jednostkową netto według dokumentów zakupu
- Wartość całkowitą netto każdej pozycji
- Właściwą stawkę VAT dla danego towaru
- Wartość brutto każdej pozycji
- Szczegółową przyczynę zniszczenia dla każdej pozycji (np. konkretna wada, data przeterminowania)
Wskazówka: Dokumentacja fotograficzna zniszczonych towarów stanowi cenne uzupełnienie protokołu, szczególnie przy towarach o większej wartości. Zdjęcia powinny być datowane i podpisane, aby mogły stanowić wiarygodny dowód w przypadku kontroli.
Krok 3: Wypełnienie formularza protokołu
Przygotuj dokument protokołu zniszczenia, który powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy w logicznej strukturze:
- Nagłówek z wyraźną nazwą dokumentu (np. „PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA TOWARU nr 1/2023”)
- Kompletne dane identyfikacyjne firmy (pełna nazwa, dokładny adres, NIP)
- Datę i miejsce sporządzenia dokumentu
- Skład komisji likwidacyjnej (imiona, nazwiska, stanowiska służbowe)
- Informację o podstawie prawnej zniszczenia (można powołać się na przepisy podatkowe)
- Przejrzystą tabelę ze spisem towarów (przygotowaną w kroku 2)
- Szczegółowy opis zastosowanej metody zniszczenia/utylizacji
- Łączną wartość zniszczonych towarów (netto i brutto)
- Miejsce na czytelne podpisy wszystkich członków komisji
Krok 4: Przeprowadzenie i udokumentowanie zniszczenia
Komisja musi nadzorować faktyczne zniszczenie towaru zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z regulacjami dotyczącymi ochrony środowiska. Sposób zniszczenia zawsze powinien być dostosowany do rodzaju towaru i zgodny z przepisami prawa:
- Żywność – utylizacja przez wyspecjalizowaną firmę posiadającą odpowiednie zezwolenia lub kompostowanie (jeśli jest to dozwolone)
- Elektronika – przekazanie do certyfikowanego zakładu przetwarzania odpadów elektronicznych (zgodnie z ustawą o ZSEE)
- Chemikalia – utylizacja przez firmę posiadającą zezwolenia na gospodarowanie odpadami niebezpiecznymi
- Produkty papierowe – zniszczenie mechaniczne (np. rozdrabniacz) lub przekazanie do recyklingu
W protokole dokładnie opisz sposób zniszczenia towaru, wskazując datę, miejsce oraz metodę. Jeśli utylizację przeprowadza zewnętrzna firma, koniecznie zachowaj potwierdzenie odbioru odpadów (Karta Przekazania Odpadu) i dołącz je jako załącznik do protokołu.
Księgowanie protokołu zniszczenia towaru
Po sporządzeniu protokołu zniszczenia, dokument ten stanowi podstawę do dokonania odpowiednich zapisów księgowych. Prawidłowe ujęcie księgowe ma kluczowe znaczenie dla rozliczenia podatkowego:
W przypadku pełnej księgowości:
- Wartość netto towarów zniszczonych: Wn „Pozostałe koszty operacyjne” (761) / Ma „Towary” (330)
- VAT niepodlegający odliczeniu: Wn „Pozostałe koszty operacyjne” (761) / Ma „Rozliczenie zakupu” (300)
W przypadku KPiR:
- Wartość brutto zniszczonych towarów należy ująć w kolumnie 13 (Pozostałe wydatki) w dacie sporządzenia protokołu
Uwaga! W przypadku towarów o znacznej wartości (przekraczającej kilka tysięcy złotych) zdecydowanie warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym przed dokonaniem likwidacji. Specjalista pomoże ustalić najkorzystniejszy podatkowo sposób rozliczenia i zminimalizować ryzyko zakwestionowania kosztów przez organy skarbowe.
Najczęstsze błędy przy sporządzaniu protokołu zniszczenia
Unikaj typowych błędów, które mogą podważyć wiarygodność protokołu i spowodować zakwestionowanie kosztów podczas kontroli:
- Brak podpisów wszystkich członków komisji lub nieczytelne podpisy
- Nieprecyzyjne określenie przyczyny zniszczenia (np. ogólnikowe stwierdzenia „towar uszkodzony”)
- Niewystarczający lub zbyt ogólny opis metody likwidacji
- Brak dokumentacji potwierdzającej utylizację przez zewnętrzną firmę (brak KPO)
- Nieprawidłowe określenie wartości towarów (niezgodne z dokumentami zakupu)
- Sporządzenie protokołu po fakcie – protokół powinien być sporządzony przed lub w trakcie zniszczenia, nigdy po jego dokonaniu
- Niespójność dat między protokołem a innymi dokumentami (np. KPO)
- Brak numeru identyfikacyjnego protokołu, co utrudnia jego ewidencjonowanie
Przechowywanie protokołu zniszczenia
Protokół zniszczenia towaru należy przechowywać przez okres wymagany dla dokumentacji księgowej, czyli co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano zniszczenia. Dokument ten powinien być przechowywany wraz z innymi dokumentami księgowymi firmy w sposób zapewniający jego trwałość i czytelność.
W przypadku kontroli skarbowej, prawidłowo sporządzony i przechowywany protokół zniszczenia towaru stanowi podstawę do uznania poniesionych kosztów i może uchronić przedsiębiorcę przed zakwestionowaniem rozliczeń podatkowych oraz dotkliwymi konsekwencjami finansowymi.
Wskazówka: Stwórz kompletną dokumentację procesu likwidacji, zawierającą protokół zniszczenia towaru, dokumentację fotograficzną, potwierdzenia odbioru odpadów przez firmy utylizacyjne oraz wewnętrzne dokumenty powołujące komisję. Przechowuj te dokumenty razem, najlepiej w formie papierowej i elektronicznej. Kompletna i uporządkowana dokumentacja znacznie zwiększa wiarygodność przeprowadzonego procesu likwidacji i minimalizuje ryzyko zakwestionowania kosztów.