Faktura proforma w porównaniu do zwykłej faktury VAT to trochę jak rezerwacja w restauracji w porównaniu do opłaconego rachunku. Dokument wygląda podobnie, ale skutki prawne i podatkowe ma zupełnie inne. Wiele firm zaczynających sprzedaż B2B myli te pojęcia, a potem zaskakuje brak płatności albo problemy w księgowości. Warto od razu poukładać sobie w głowie jedną rzecz: proforma to nie jest dokument księgowy, tylko informacja handlowa. Dzięki temu łatwiej zdecydować, kiedy jej używać, a kiedy od razu wystawić fakturę VAT lub paragon.
Co to jest faktura proforma – najprostsza definicja
Faktura proforma to dokument wystawiany przed właściwą sprzedażą lub wykonaniem usługi, który ma charakter oferty cenowej lub wezwania do zapłaty. Zawiera wszystkie kluczowe dane transakcji (kontrahent, opis, ceny, terminy), ale formalnie nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT i podatkach dochodowych.
Inaczej mówiąc, proforma to „szkic” przyszłej transakcji. Informuje, ile klient ma zapłacić i za co, ale sama w sobie:
- nie potwierdza sprzedaży,
- nie rodzi obowiązku podatkowego,
- nie jest podstawą do odliczenia VAT,
- nie powinna być księgowana.
Dlatego na dokumencie musi znaleźć się wyraźne oznaczenie „Faktura proforma”, żeby nikt po drodze (klient, księgowość, urząd skarbowy) nie pomylił jej ze zwykłą fakturą.
Po co w ogóle wystawia się fakturę proforma
W małych firmach pojawia się czasem pytanie: skoro proforma nie jest dokumentem księgowym, to po co ją w ogóle wystawiać? Powodów jest kilka i w praktyce są dość sensowne.
Po pierwsze, proforma uporządkowuje proces sprzedaży – szczególnie gdy pracuje się z zaliczkami, przedpłatami i większymi kwotami. Klient dostaje jasny dokument z rozpisanymi kwotami, terminami i numerem konta. Dla wielu to wygodniejsza forma niż luźna wycena mailowa.
Po drugie, proforma dobrze sprawdza się wtedy, gdy kontrahent potrzebuje dokumentu, żeby uruchomić przelew w swojej firmie (np. dział finansowy wymaga „jakiejś faktury”, zanim puści płatność). Wtedy bezpieczniej jest przesłać proformę, niż wystawiać „na wszelki wypadek” fakturę VAT, której potem nie opłacono.
Po trzecie, w niektórych branżach (np. sprzedaż maszyn, usług doradczych, eventów) proforma pełni funkcję „rezerwacji terminu”. Klient ma określony czas na opłacenie proformy – jeśli płatność nie spłynie, zamówienie przepada bez konieczności korygowania faktur.
Kiedy wystawia się fakturę proforma
Choć przepisy nie regulują proform wprost, w praktyce rynkowej ugruntowało się kilka typowych sytuacji, kiedy ma sens jej wystawienie.
Przedpłaty, zaliczki i rezerwacje
W wielu firmach proforma jest standardem przy pobieraniu przedpłat. Klient dostaje dokument z pełną wyceną i numerem konta, płaci na jego podstawie, a dopiero po wpływie środków wystawiana jest właściwa faktura – zaliczkowa lub końcowa.
Takie podejście ogranicza liczbę korekt. Jeśli kontrahent ostatecznie zrezygnuje, po prostu ignoruje proformę, a w systemie nie ma faktury, którą trzeba by odkręcać. To szczególnie wygodne, gdy współpracuje się z klientami indywidualnymi lub z firmami, które często zmieniają terminy.
Proforma dobrze sprawdza się też przy rezerwacjach terminów w branżach usługowych – szkolenia, sesje zdjęciowe, wynajem sal, eventy. Opłacenie proformy jest wtedy równoznaczne z potwierdzeniem rezerwacji.
Sprzedaż międzynarodowa i formalności celne
W handlu zagranicznym proforma bywa używana jako dokument, na podstawie którego:
- klient za granicą dokonuje przedpłaty,
- firma spedycyjna przygotowuje dokumenty,
- agencja celna szacuje wartość towaru do odprawy.
Szczególnie w transakcjach z krajami spoza UE proforma jest często wymagana przez partnerów biznesowych na wczesnym etapie współpracy. Daje im jasny obraz wartości zamówienia i warunków płatności, zanim przejdą do formalnego procesu zamówień.
Gdy klient „prosi o fakturę” przed zakupem
Klasyczna sytuacja: klient firmowy chce dokonać zamówienia, ale dział finansowy oczekuje faktury przed realizacją zakupu. Zamiast od razu wystawiać fakturę VAT (która rodzi obowiązki podatkowe), rozsądniej jest wysłać proformę.
Taki dokument spełnia rolę „papieru” wymaganego przez procedury u klienta, a jednocześnie nie otwiera jeszcze całej machiny księgowej po stronie sprzedawcy. Dopiero po ostatecznym potwierdzeniu zamówienia lub wpłacie środków wystawiana jest właściwa faktura.
Co musi zawierać faktura proforma, żeby miała sens
Choć przepisy nie narzucają sztywnej treści proformy, warto trzymać się struktury zbliżonej do faktury VAT. Ułatwia to późniejsze wystawienie „prawdziwego” dokumentu oraz komunikację z klientem.
Dobrze przygotowana proforma powinna zawierać m.in.:
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy, adresy, NIP-y),
- datę wystawienia,
- numer proformy (własna numeracja, inna niż dla faktur),
- opis towaru lub usługi, ilości, ceny jednostkowe,
- wartość netto, stawkę VAT, wartość brutto,
- warunki płatności (termin, numer rachunku, forma płatności),
- ewentualne warunki dostawy, terminy realizacji zamówienia,
- jasny dopisek: „Dokument nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT”.
Dzięki takiej treści proforma jest dla klienta czytelna i może stanowić podstawę do uruchomienia płatności, a dla firmy – wygodny szablon do późniejszego wystawienia faktury VAT.
Najważniejsza rzecz: opłacona faktura proforma nie zastępuje faktury VAT. Po wpływie środków na konto trzeba wystawić właściwą fakturę (zaliczkową lub końcową).
Proforma a obowiązki podatkowe – o czym pamiętać
W praktyce podatkowej zasada jest prosta: proforma nie wywołuje skutków podatkowych. Nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT ani przychodu podatkowego w PIT/CIT.
Obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą faktycznej dostawy towaru, wykonania usługi lub – w wielu przypadkach – otrzymania zaliczki. Podstawą do rozliczeń jest wtedy faktura zaliczkowa albo końcowa, a nie proforma.
Po stronie nabywcy sytuacja wygląda podobnie: nie ma prawa do odliczenia VAT ani zaliczenia kosztu na podstawie proformy. Do księgowości musi trafić właściwa faktura VAT. Dlatego dział zakupów, który „zbiera proformy” od dostawców, powinien mieć z tyłu głowy, że to tylko etap pośredni.
Czy proformę trzeba księgować i przechowywać
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, więc nie ujmuje się jej w księgach rachunkowych ani w KPiR. Nie trafia też do ewidencji VAT. W systemach księgowych często w ogóle nie ma modułu na proformy – funkcjonują raczej w systemach sprzedażowo-magazynowych lub CRM.
Mimo tego warto je przechowywać przynajmniej przez jakiś czas – jako element dokumentacji handlowej. W razie sporu z klientem proforma może być dowodem uzgodnionych warunków przed zawarciem umowy. Nie obowiązują tu jednak takie same rygory jak dla faktur VAT, które trzeba trzymać przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego.
Najczęstsze błędy związane z fakturą proforma
W codziennej praktyce powtarza się kilka problemów, które potrafią skomplikować rozliczenia i relacje z klientami. Warto ich unikać od początku.
Mylenie proformy z fakturą VAT
Najbardziej kłopotliwa sytuacja to traktowanie proformy jak zwykłej faktury. Po stronie sprzedawcy oznacza to m.in. przedwczesne rozpoznanie przychodu i VAT. Po stronie nabywcy – nieprawidłowe odliczenie podatku naliczonego.
Takie pomyłki często wychodzą dopiero przy kontroli lub przy uzgadnianiu sald z kontrahentami. Żeby ich uniknąć, dokument musi mieć wyraźne oznaczenie „proforma”, a dział księgowy powinien mieć jasną procedurę: proform nie księguje się nigdy.
Brak faktury VAT po opłaceniu proformy
Drugi klasyczny błąd to brak wystawienia faktury VAT po zaksięgowaniu płatności. Szczególnie w małych firmach, gdzie jedna osoba zajmuje się i sprzedażą, i księgowością, łatwo przeoczyć moment „przeklikania” proformy na fakturę.
Rozwiązaniem jest praca w systemie, który automatycznie podpowiada wystawienie faktury po zaksięgowaniu przelewu z opisem proforma lub pozwala jednym kliknięciem przekształcić proformę w fakturę. W przeciwnym razie przy większej liczbie transakcji łatwo o luki w ewidencji.
Stosowanie proformy tam, gdzie lepsza byłaby od razu faktura
Zdarza się też sytuacja odwrotna: nadużywanie proformy. Gdy towar jest już wydany, a usługa wykonana, wystawianie proformy zamiast faktury tylko niepotrzebnie komplikuje sprawę. W takich przypadkach właściwym dokumentem od razu powinna być faktura VAT lub paragon fiskalny.
Proforma jest narzędziem handlowym – przed transakcją. Gdy transakcja już nastąpiła, miejsce proformy się kończy. Uporządkowanie tego w głowie i w procedurach oszczędza sporo nerwów przy rozliczeniach.
Czy faktura proforma jest obowiązkowa
Warto podkreślić wyraźnie: żaden przepis nie nakazuje wystawiania faktury proforma. To tylko narzędzie biznesowe, z którego można skorzystać, ale nie ma takiego obowiązku.
Możliwy jest zupełnie inny model pracy: klient składa zamówienie, firma od razu wystawia fakturę zaliczkową albo końcową, realizuje usługę lub dostawę i na tym koniec. W wielu branżach (np. e-commerce dla klientów indywidualnych) proformy praktycznie nie występują, a mimo to proces działa sprawnie.
Proforma ma sens głównie tam, gdzie potrzebne jest:
- jasne potwierdzenie warunków przed przedpłatą,
- zabezpieczenie się przed nadmiarem korekt,
- dostosowanie się do procedur zakupowych po stronie klienta,
- spięcie procesu rezerwacji z płatnością.
Jeśli w danym modelu biznesowym nic z powyższego nie jest problemem, można spokojnie działać bez proform.
Podsumowanie – jak rozsądnie korzystać z faktury proforma
Faktura proforma to wygodny dokument handlowy, który pomaga uporządkować przedpłaty, rezerwacje i większe zamówienia. Wygląda podobnie do faktury VAT, ale nie jest dokumentem księgowym i nie wywołuje skutków podatkowych. Nie księguje się jej, nie stanowi podstawy do odliczenia VAT, nie zastępuje faktury zaliczkowej ani końcowej.
Rozsądne podejście to traktowanie proformy jako „pomiędzy” wyceną a fakturą: przydaje się, gdy klient chce zapłacić przed realizacją lub potrzebuje formalnego dokumentu do uruchomienia płatności. Po pojawieniu się pieniędzy na koncie zawsze musi pojawić się też właściwa faktura. Dzięki temu sprzedaż jest poukładana, a księgowość i podatki pozostają w zgodzie z przepisami.