Zatrudnianie studentów na umowę zlecenie to popularna praktyka wśród pracodawców. Wiąże się ona jednak ze szczególnymi zasadami dotyczącymi składek ZUS oraz obowiązków dokumentacyjnych. Zrozumienie tych regulacji jest kluczowe zarówno dla pracodawców, jak i dla samych studentów. W artykule omówimy najważniejsze aspekty zatrudniania studentów na umowę zlecenie, obowiązki pracodawcy oraz korzyści wynikające z tego rodzaju współpracy.
Kto ma status studenta – definicja prawna
Status studenta to kluczowe pojęcie przy zatrudnianiu młodych osób na umowę zlecenie. Zgodnie z przepisami, studentem jest osoba kształcąca się na studiach pierwszego lub drugiego stopnia albo jednolitych studiach magisterskich. Co istotne, status ten przysługuje do ukończenia 26. roku życia.
Status studenta posiadają osoby uczące się w polskich uczelniach, a także w zagranicznych szkołach wyższych, jeśli uczelnie te są uznawane przez polski system edukacji.
Warto pamiętać, że status studenta rozpoczyna się z dniem przyjęcia w poczet studentów (immatrykulacji) i trwa do dnia ukończenia studiów lub skreślenia z listy studentów. W okresie wakacyjnym między poszczególnymi latami studiów status studenta jest zachowany. Inaczej wygląda sytuacja po obronie pracy dyplomowej – wówczas status studenta wygasa, co ma bezpośrednie przełożenie na kwestie składkowe.
Umowa zlecenie ze studentem – zasady oskładkowania
Główną korzyścią zatrudniania studentów na umowę zlecenie jest zwolnienie z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Od wynagrodzenia studenta do 26. roku życia nie odprowadza się składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe. Ta korzyść stanowi istotną zachętę finansową dla pracodawców rozważających zatrudnienie młodych osób.
Należy jednak pamiętać, że zwolnienie to nie obejmuje składki zdrowotnej. Pracodawca ma obowiązek odprowadzać 9% składkę na ubezpieczenie zdrowotne, chyba że student posiada inny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego lub jest objęty ubezpieczeniem jako członek rodziny (np. zgłoszony przez rodziców).
Dokumentowanie statusu studenta
Aby skorzystać ze zwolnienia z opłacania składek ZUS, pracodawca musi odpowiednio udokumentować status studenta zleceniobiorcy. Podstawowym dokumentem jest aktualne zaświadczenie z uczelni potwierdzające status studenta. Zaświadczenie takie powinno zawierać:
- Imię i nazwisko studenta
- Numer albumu
- Informację o trybie i okresie studiów
- Pieczęć uczelni i podpis osoby upoważnionej
Pracodawca powinien przechowywać to zaświadczenie w dokumentacji pracowniczej. Dobrą praktyką jest aktualizowanie zaświadczenia co semestr, aby mieć pewność, że student kontynuuje naukę i nadal przysługuje mu zwolnienie składkowe.
Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu studentów
Zatrudniając studenta na umowę zlecenie, pracodawca ma określone obowiązki, które różnią się nieco od standardowej procedury przy zatrudnianiu innych zleceniobiorców. Świadomość tych różnic pozwala uniknąć potencjalnych problemów prawnych.
Zgłoszenie do ZUS
Mimo zwolnienia z większości składek, pracodawca ma obowiązek zgłosić studenta do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy. Jeżeli student jest zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego z innego tytułu, należy uzyskać i zachować jego pisemne oświadczenie potwierdzające ten fakt.
W przypadku utraty statusu studenta w trakcie trwania umowy, pracodawca musi niezwłocznie dokonać zgłoszenia do pełnych ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZUA. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi.
Weryfikacja statusu studenta
Pracodawca nie ma ustawowego obowiązku systematycznego sprawdzania, czy zleceniobiorca nadal posiada status studenta. Jednak to na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe naliczanie składek, dlatego w jego interesie leży regularna weryfikacja tego statusu, szczególnie przy dłuższych umowach.
Pracodawca ma prawo wymagać od studenta informacji o utracie statusu studenta. Warto zawrzeć taki obowiązek w umowie zlecenie, aby zabezpieczyć interesy obu stron.
Konsekwencje niepowiadomienia pracodawcy o utracie statusu studenta mogą być poważne – ZUS może przeprowadzić kontrolę i nakazać opłacenie zaległych składek wraz z odsetkami, co znacząco zwiększa koszty zatrudnienia wstecz.
Korzyści z zatrudniania studentów na umowę zlecenie
Zatrudnianie studentów na umowę zlecenie niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści dla pracodawców:
- Niższe koszty zatrudnienia – brak konieczności opłacania większości składek ZUS znacząco obniża koszty pracodawcy, co pozwala zaoferować atrakcyjniejsze wynagrodzenie
- Elastyczność współpracy – umowa zlecenie daje większą swobodę w ustalaniu czasu i miejsca wykonywania pracy, co jest szczególnie cenne przy łączeniu pracy ze studiami
- Dostęp do młodych talentów – możliwość pozyskania ambitnych i chętnych do nauki pracowników, którzy wnoszą świeże spojrzenie i aktualne wykształcenie
- Brak obowiązków związanych z kodeksem pracy – umowa zlecenie nie podlega przepisom o czasie pracy, urlopach czy okresach wypowiedzenia, co upraszcza zarządzanie zasobami ludzkimi
Dla studentów główną zaletą jest wyższe wynagrodzenie netto w porównaniu do osób niebędących studentami, a także możliwość zdobycia cennego doświadczenia zawodowego już w trakcie studiów, co zwiększa ich konkurencyjność na rynku pracy po zakończeniu edukacji.
Najczęstsze błędy i problemy przy zatrudnianiu studentów
Pracodawcy zatrudniający studentów na umowę zlecenie często popełniają pewne błędy, które mogą prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji prawnych i finansowych:
- Brak aktualnego zaświadczenia o statusie studenta w dokumentacji – dokument ten stanowi podstawę do zastosowania zwolnienia składkowego
- Nieprawidłowe zgłoszenie do ZUS lub brak zgłoszenia – nawet przy zwolnieniu z większości składek, obowiązki zgłoszeniowe nadal istnieją
- Nieuwzględnienie utraty statusu studenta w trakcie trwania umowy – moment obrony pracy dyplomowej lub skreślenia z listy studentów wymaga natychmiastowej zmiany rozliczeń składkowych
- Traktowanie doktorantów jak studentów – doktoranci nie korzystają ze zwolnień składkowych przewidzianych dla studentów
- Zatrudnianie studentów powyżej 26. roku życia bez opłacania składek ZUS – wiek jest istotnym kryterium przy stosowaniu zwolnień
Aby uniknąć tych problemów, warto regularnie aktualizować dokumentację, informować studentów o ich obowiązkach informacyjnych oraz konsultować wątpliwości z doradcą podatkowym lub specjalistą ds. kadr i płac. Proaktywne podejście do zarządzania dokumentacją i weryfikacji statusu studenta może uchronić przed kosztownymi konsekwencjami nieprawidłowości.
Podsumowanie
Zatrudnianie studentów na umowę zlecenie to korzystne rozwiązanie zarówno dla pracodawców, jak i dla samych studentów. Niższe koszty zatrudnienia, elastyczność współpracy oraz możliwość zdobycia doświadczenia zawodowego to główne zalety tego rozwiązania, które sprawiają, że jest ono popularne na polskim rynku pracy.
Aby jednak współpraca przebiegała bezproblemowo, pracodawca powinien zadbać o odpowiednią dokumentację statusu studenta, prawidłowe zgłoszenie do ZUS oraz monitorowanie ewentualnej utraty statusu studenta. Warto również jasno określić w umowie obowiązki informacyjne studenta w przypadku zakończenia lub przerwania studiów, co zabezpieczy interesy obu stron.
Przestrzeganie tych zasad pozwoli uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji w postaci kontroli ZUS i konieczności opłacenia zaległych składek wraz z odsetkami. Dobrze przygotowana i prowadzona współpraca ze studentem może być początkiem długofalowej relacji zawodowej, która przyniesie korzyści zarówno pracodawcy, jak i młodemu pracownikowi wkraczającemu na rynek pracy.