Klauzula informacyjna RODO to dokument, który spełnia obowiązek informacyjny wobec osoby, której dane są przetwarzane. Taki wzór powinien w prosty i zrozumiały sposób wyjaśniać, kto jest administratorem danych osobowych, w jakim celu dane są zbierane, na jakiej podstawie prawnej odbywa się przetwarzanie oraz jak długo dane będą przechowywane.
Dobrze przygotowana klauzula informacyjna RODO powinna również wskazywać, jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą. Chodzi przede wszystkim o prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych czy wniesienia sprzeciwu. W wielu przypadkach należy też podać informację o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W praktyce wzór klauzuli informacyjnej warto dopasować do konkretnej sytuacji, na przykład do formularza kontaktowego, rekrutacji, realizacji umowy, obsługi klienta czy monitoringu wizyjnego. Najważniejszą cechą takiego dokumentu jest przejrzystość — treść powinna być napisana prostym językiem, bez zbędnego żargonu prawnego. Poniżej znajduje się gotowy wzór do pobrania, który można uzupełnić danymi swojej firmy lub organizacji.
Klauzula informacyjna RODO
1. Administrator danych
2. Zakres i cele przetwarzania
- obsługą zapytania lub formularza kontaktowego,
- zawarciem i realizacją umowy,
- wystawianiem dokumentów księgowych,
- dochodzeniem lub obroną roszczeń.
3. Podstawy prawne
| Cel | Podstawa | Uwagi |
|---|---|---|
| Kontakt | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | prawnie uzasadniony interes |
| Umowa | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | podjęcie działań przed zawarciem umowy |
| Obowiązki prawne | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | np. podatki i rachunkowość |
4. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługujące prawa:
- dostęp do danych i otrzymanie ich kopii,
- sprostowanie danych,
- usunięcie lub ograniczenie przetwarzania,
- sprzeciw wobec przetwarzania,
- wniesienie skargi do Prezesa UODO.
Dodatkowe informacje:
- dane mogą być przekazywane podmiotom obsługującym IT, księgowość lub hosting,
- dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu oraz przez czas wymagany przepisami,
- podanie danych może być dobrowolne, ale niezbędne do kontaktu lub realizacji umowy.
5. Informacja końcowa
Jak korzystać z wzoru klauzuli informacyjnej RODO
Ten wzór dokumentu został przygotowany w sposób uniwersalny, dlatego można go wykorzystać w wielu sytuacjach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Najczęściej klauzula informacyjna RODO jest dołączana do formularza kontaktowego, umowy, dokumentów rekrutacyjnych, zapisów na newsletter, zgłoszeń serwisowych albo kart klienta. Najważniejsze jest to, aby treść odpowiadała rzeczywistemu procesowi przetwarzania danych, a nie była jedynie formalnym dodatkiem.
W polach oznaczonych nawiasami należy wpisać dane administratora, czyli firmy, fundacji, stowarzyszenia albo osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Jeśli został powołany inspektor ochrony danych, warto dopisać jego adres e-mail lub inne dane kontaktowe. Taki element nie zawsze jest obowiązkowy, ale jeżeli IOD działa w organizacji, informacja o nim powinna znaleźć się w klauzuli.
Co można zmodyfikować
Gotowy wzór można rozszerzyć o dodatkowe cele przetwarzania danych, na przykład działania marketingowe, prowadzenie konta klienta, monitoring wizyjny, organizację wydarzeń lub obsługę reklamacji. Można też doprecyzować kategorię odbiorców danych, jeżeli dane trafiają do biura rachunkowego, operatora płatności, firmy kurierskiej, dostawcy hostingu albo systemu CRM. Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, trzeba wyraźnie to opisać wraz ze wskazaniem podstaw takiego transferu.
Na co szczególnie uważać
Wiele osób myli klauzulę informacyjną ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych. To nie są te same dokumenty. Klauzula RODO informuje o przetwarzaniu, natomiast zgoda jest tylko jedną z możliwych podstaw prawnych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się dlatego, że jest niezbędne do wykonania umowy albo wynika z przepisu prawa, nie należy sztucznie opierać go na zgodzie.
Trzeba też uważać na okres przechowywania danych. Nie warto wpisywać zbyt ogólnych formuł, jeśli można wskazać konkretny czas, na przykład przez okres obowiązywania umowy, przez czas przedawnienia roszczeń albo przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Im bardziej przejrzysta jest klauzula informacyjna, tym łatwiej spełnić obowiązek informacyjny wobec klienta, pracownika lub kontrahenta.
Dodatkowe elementy warte rozważenia
W niektórych przypadkach do wzoru warto dodać informację o profilowaniu, zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, źródle pochodzenia danych lub obowiązku ustawowym ich podania. Przy rekrutacji często dopisuje się także odrębny zakres danych wymaganych przez przepisy prawa pracy. Z kolei przy sklepie internetowym pomocne bywa wskazanie, że dane są potrzebne do realizacji zamówienia, płatności i dostawy.
Dobrą praktyką jest regularna aktualizacja treści dokumentu. Jeśli zmieni się zakres zbieranych danych, system informatyczny, podmiot przetwarzający albo cel przetwarzania, klauzula informacyjna RODO również powinna zostać dostosowana. Dzięki temu wzór do pobrania pozostanie nie tylko wygodny, ale przede wszystkim zgodny z aktualnymi wymaganiami ochrony danych osobowych.