Wynajmujący szukają większego bezpieczeństwa, najemcy – jasnych zasad współpracy. Umowa najmu okazjonalnego daje tę przewagę głównie właścicielowi mieszkania, ale przy dobrze zapisanych warunkach może być też korzystna dla najemcy. To rozwiązanie, które realnie ułatwia zakończenie problematycznego najmu, ale jednocześnie wymaga dopilnowania szeregu formalności. Poniżej zebrano to, na co warto zwrócić uwagę przed podpisaniem takiej umowy – krok po kroku, bez prawniczego żargonu. Najważniejsze: nie każda umowa nazwana „okazjonalną” naprawdę nią jest.
Czym jest umowa najmu okazjonalnego w praktyce
Umowa najmu okazjonalnego to szczególny rodzaj najmu lokalu mieszkalnego, który ma dać właścicielowi łatwiejszą drogę do opróżnienia lokalu, gdy najemca nie chce się wyprowadzić. Konstrukcja jest dość prosta: z góry przygotowuje się dokumenty, które w razie problemów pozwolą na szybsze wszczęcie egzekucji komorniczej – bez klasycznego procesu o eksmisję.
Nie jest to jednak „magiczna formułka” do dopisania w nagłówku. Żeby umowa była naprawdę najmem okazjonalnym, muszą być spełnione konkretne wymogi z ustawy. Jeśli czegoś zabraknie (np. aktu notarialnego czy zgłoszenia do urzędu skarbowego), całość traktowana jest jak zwykły najem, ze wszystkimi konsekwencjami.
Warto od razu podkreślić dwie rzeczy:
- najem okazjonalny dotyczy tylko lokali mieszkalnych,
- może go stosować wyłącznie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmu (czyli typowy „prywatny” właściciel).
W przypadku wynajmu przez spółkę, fundusz czy osobę fizyczną działającą jako przedsiębiorca, wchodzi w grę inny reżim – najem instytucjonalny.
Kto i kiedy może skorzystać z najmu okazjonalnego
Po stronie wynajmującego wymogi są dość sztywne. Umowę najmu okazjonalnego może zawrzeć tylko osoba fizyczna, która:
- jest właścicielem, współwłaścicielem lub posiada spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
- nie wynajmuje lokalu w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej w zakresie wynajmu nieruchomości.
Lokal musi służyć zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych najemcy, nie może to być np. lokal użytkowy „przerobiony” w umowie na mieszkalny. Umowę zawiera się zawsze na czas oznaczony – maksymalnie na 10 lat.
Dla najemcy taka forma umowy jest najczęściej proponowana, gdy właściciel chce:
- ograniczyć ryzyko „trudnego” najemcy,
- wynajmować na dłuższy okres, ale z poczuciem kontroli nad możliwością zakończenia umowy,
- unikać wieloletnich sporów sądowych w razie konfliktu.
Po stronie najemcy opór zwykle budzi wizja łatwiejszej eksmisji. W praktyce uczciwy najemca, który płaci czynsz i nie łamie umowy, zyskuje często bardziej poukładane zasady współpracy i większą skłonność właściciela do długoterminowego wynajmu.
Elementy obowiązkowe – bez tego umowa traci sens
Sama pisemna umowa to za mało, żeby mówić o najmie okazjonalnym. Ustawa wymaga dodatkowych dokumentów, które dołącza się do umowy. Warto bardzo pilnować, żeby wszystkie były poprawne i zebrane w jednym miejscu.
Załączniki do umowy – trzy dokumenty, które robią różnicę
Do umowy najmu okazjonalnego muszą być dołączone trzy kluczowe załączniki:
- Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego
Najemca w obecności notariusza oświadcza, że poddaje się egzekucji i zobowiązuje się opróżnić oraz wydać lokal, gdy umowa wygaśnie lub zostanie rozwiązana. To właśnie ten dokument pozwala później ominąć klasyczny proces o eksmisję. Bez aktu notarialnego nie ma w praktyce najmu okazjonalnego – jest zwykła umowa najmu. - Wskazanie innego lokalu, do którego najemca może się wyprowadzić
Najemca wskazuje adres lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać, jeśli dojdzie do wykonania egzekucji. Nie musi to być lokal własny; często jest to mieszkanie rodziny czy znajomych. Liczy się konkret: adres i tytuł prawny osoby udostępniającej lokal (np. właściciel). - Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego
Osoba, która ma prawo do wskazanego lokalu (np. jego właściciel), pisemnie zgadza się na ewentualne zamieszkanie najemcy. Forma zwykła pisemna, bez notariusza, ale z czytelnym podpisem i danymi. W praktyce tu często pojawia się opór – nie każdy chce brać na siebie taką deklarację.
Jeśli w trakcie trwania umowy najemca utraci możliwość zamieszkania w wskazanym lokalu (np. sprzedano mieszkanie rodziców), ma obowiązek wskazać nowy adres i dostarczyć nowe oświadczenie właściciela tego lokalu. Warto mieć ten obowiązek doprecyzowany w samej umowie (termin, forma, konsekwencje braku nowego wskazania).
Zgłoszenie do urzędu skarbowego i podatki
Drugim krytycznym elementem jest zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego. Wynajmujący ma na to 14 dni od rozpoczęcia najmu. Zgłoszenia dokonuje się na prostym formularzu (aktualnie najczęściej jest to druk ZAP-3 lub oświadczenie według wzoru urzędu, w zależności od sytuacji podatkowej), w praktyce urzędy akceptują różne formy, byle wynikała z nich treść i data.
Jeśli umowa najmu okazjonalnego nie zostanie zgłoszona do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni, traktowana jest jak zwykła umowa najmu – z pełną ochroną praw lokatora i bez „szybkiej eksmisji”. Sam dopisek „najem okazjonalny” w nagłówku nie ma wtedy znaczenia.
Przy tej okazji warto uporządkować kwestie podatkowe. Wynajmujący może rozliczać przychody z najmu okazjonalnego tak samo jak przy zwykłym najmie, zgodnie z aktualnymi zasadami (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z odpowiednimi stawkami). Sama forma umowy nie zmienia sposobu opodatkowania – różnica tkwi w ochronie prawnej, nie w podatkach.
Treść umowy – zapisy, które naprawdę mają znaczenie
Nawet najlepiej przygotowane załączniki nie pomogą, jeśli sama umowa będzie ogólnikowa albo nieprecyzyjna. Warto dopilnować kilku elementów, które później najczęściej powodują spory.
- Okres trwania umowy – zawsze czas oznaczony (np. 12, 24, 36 miesięcy). Warto jasno opisać, co dzieje się po upływie terminu: czy umowa wygasa, czy jest możliwość podpisania nowej.
- Czynsz i opłaty dodatkowe – wyraźne rozróżnienie: czynsz dla właściciela, opłaty do wspólnoty/spółdzielni, media. Dobrą praktyką jest wpisanie, kto i w jakiej formie dokonuje płatności (przelewy bezpośrednio do dostawców, refaktura, dopłata do rozliczeń).
- Zasady podwyżek czynszu – najlepiej wprost określić dopuszczalną częstotliwość oraz tryb powiadomienia (np. wypowiedzenie dotychczasowego czynszu z okresem wypowiedzenia). Unika się wtedy nerwowych dyskusji „w połowie roku”.
- Kaucja – przy najmie okazjonalnym może wynosić maksymalnie 6-krotność miesięcznego czynszu. Dobrze jest bardzo dokładnie opisać, w jakich sytuacjach i w jakim terminie kaucja jest zwracana oraz co może zostać z niej potrącone.
- Przyczyny wypowiedzenia – oprócz katalogu ustawowego (m.in. zaległości w płatnościach, rażące naruszenia porządku domowego), można doprecyzować inne sytuacje, ale bez łamania przepisów o ochronie lokatorów. Zbyt „kreatywne” zapisy mogą zostać uznane za nieważne.
- Protokół zdawczo-odbiorczy – w praktyce absolutna podstawa. Szczegółowy opis stanu lokalu i wyposażenia oraz stany liczników na dzień przekazania. Bez tego trudno później sensownie rozliczyć zniszczenia czy zużycie.
W umowie warto też wprost wskazać, że do lokalu stosuje się przepisy o najmie okazjonalnym i wymienić wszystkie załączniki. Dla obu stron to jasny sygnał, że umowa nie jest „zwykła”.
Procedura opróżnienia lokalu – jak działa „szybsza eksmisja”
Najbardziej newralgiczny element najmu okazjonalnego to procedura na wypadek, gdy najemca nie chce się wyprowadzić mimo wygaśnięcia lub rozwiązania umowy. Właśnie tu widać różnicę względem standardowego najmu.
W skrócie schemat wygląda tak:
Najpierw umowa musi się skończyć – przez upływ czasu, rozwiązanie za porozumieniem lub wypowiedzenie z przyczyn przewidzianych w umowie/ustawie. Następnie właściciel wzywa najemcę na piśmie do opróżnienia lokalu w wyznaczonym terminie (najczęściej co najmniej 7 dni).
Jeśli najemca się nie wyprowadza, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności na akt notarialny (to ten dokument, który najemca podpisywał u notariusza przy zawieraniu umowy). Sąd nie bada już „całej sprawy”, tylko formalnie sprawdza dokumenty.
Po uzyskaniu klauzuli wykonalności właściciel kieruje sprawę do komornika, który prowadzi egzekucję opróżnienia lokalu. I tu kolejny istotny element: przy najmie okazjonalnym nie stosuje się przepisów o uprawnieniu do lokalu socjalnego czy pomieszczenia tymczasowego. Komornik nie wstrzymuje egzekucji z tego powodu.
W teorii proces przebiega sprawnie. W praktyce potrafi się przedłużać, gdy np. sąd ma duże zaległości albo pojawiają się wątpliwości co do skuteczności wypowiedzenia umowy. Mimo to dla właściciela nadal jest to zwykle dużo krótsza i prostsza droga niż klasyczne powództwo o eksmisję.
Ryzyka i typowe błędy – po stronie właściciela i najemcy
Najem okazjonalny bywa reklamowany jako „zawsze bezpieczny dla właściciela”. To spore uproszczenie. Zarówno właściciel, jak i najemca mogą popełnić błędy, które zniwelują zalety tej formy umowy.
Po stronie właściciela najczęstsze problemy to:
- brak któregoś z wymaganych załączników albo błędna forma (np. oświadczenie najemcy bez aktu notarialnego),
- przegapienie 14-dniowego terminu zgłoszenia do urzędu skarbowego,
- nieprecyzyjne zapisy dotyczące wypowiedzenia i rozwiązania umowy,
- brak aktualizacji lokalu zastępczego, gdy najemca utracił możliwość tam zamieszkać – co może skomplikować późniejszą egzekucję,
- zbyt ogólnikowy protokół zdawczo-odbiorczy, który utrudnia rozliczenie szkód.
W rezultacie właściciel żyje w przekonaniu, że ma „twardą” umowę, a przy pierwszym poważniejszym konflikcie okazuje się, że dokumenty nie dają oczekiwanego efektu.
Na co szczególnie powinien uważać najemca
Po stronie najemcy kluczowe jest zrozumienie, że podpisując umowę najmu okazjonalnego, w praktyce rezygnuje się z części ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie praw lokatorów. To nie musi być złe, ale wymaga większej uważności przy czytaniu umowy.
Warto zwrócić uwagę na kilka punktów:
- Przyczyny wypowiedzenia – jeśli umowa przewiduje bardzo szeroki katalog sytuacji, w których właściciel może ją rozwiązać, ryzyko szybkiej utraty mieszkania rośnie. W interesie najemcy leży doprecyzowanie tych zapisów.
- Wysokość kaucji – dopuszczalne jest nawet 6-krotne czynszu, ale przy wysokim czynszu może to być poważne obciążenie. Dobrze, gdy w umowie znajdują się konkretne zasady rozliczenia, a nie tylko ogólnik „na poczet ewentualnych szkód”.
- Obowiązki związane z lokalem zastępczym – utrata możliwości zamieszkania we wskazanym lokalu i brak reakcji (brak nowego wskazania) może uderzyć w najemcę przy sporze z właścicielem. Warto pilnować aktualności tych danych.
- Standard zwrotu lokalu – dobrze jest, gdy umowa precyzuje, co oznacza „zwrot lokalu w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie”. Im więcej konkretów (zdjęcia w załączniku, doprecyzowanie wyposażenia), tym mniej sporów przy wyprowadzce.
Najem okazjonalny nie jest z założenia „zły dla najemcy”. Uczciwy właściciel, który chce długoterminowego, stabilnego najmu, często oferuje w zamian rozsądną wysokość czynszu, jasne zasady rozliczeń i większą elastyczność co do długości umowy. Trzeba jednak dokładnie rozumieć, na co wyraża się zgodę, składając podpis u notariusza.
Podsumowanie – na co patrzeć w pierwszej kolejności
Najem okazjonalny to rozwiązanie, które daje właścicielowi realne narzędzia do szybszego zakończenia problematycznego stosunku najmu. Żeby jednak zadziałało tak, jak przewiduje ustawa, trzeba dopilnować kilku kluczowych kwestii: poprawnych załączników (w szczególności aktu notarialnego), terminowego zgłoszenia do urzędu skarbowego, dobrze skonstruowanej treści umowy i rzetelnej dokumentacji stanu lokalu.
Dla najemcy najważniejsze jest zrozumienie, że procedura opróżnienia lokalu jest tu prostsza dla właściciela niż przy zwykłym najmie, więc tym bardziej warto czytać całą umowę i załączniki, a nie tylko wysokość czynszu. Dobrze przygotowany najem okazjonalny może być jednak dla obu stron stabilną i przewidywalną formą współpracy – pod warunkiem, że formalności nie zostaną potraktowane „po łebkach”.