„Akta osobowe część B” to część teczki pracowniczej, w której gromadzi się dokumenty związane z nawiązaniem oraz przebiegiem zatrudnienia (czyli wszystko to, co dotyczy relacji pracownik–pracodawca w trakcie trwania umowy). W praktyce jest to najbardziej „żywa” część akt: najczęściej uzupełniana i najczęściej kontrolowana przy audytach kadrowych.
W tej części umieszcza się m.in. umowę o pracę i aneksy, dokumenty dotyczące warunków zatrudnienia (zmiany stanowiska, wymiaru etatu, wynagrodzenia), potwierdzenia szkoleń BHP, skierowania i orzeczenia z badań profilaktycznych, a także dokumenty związane z oceną pracy, odpowiedzialnością porządkową czy powierzeniem mienia. Kluczową cechą jest chronologia oraz spójny opis (numeracja, daty, podpisy), tak aby w razie kontroli łatwo było wykazać ciągłość i prawidłowość dokumentacji.
Poniżej znajdziesz prosty wzór do wydruku: „Spis dokumentów – Akta osobowe część B”. Możesz go dołączyć jako pierwszą stronę części B, aby zachować porządek, ułatwić kompletowanie i szybciej odnajdywać dokumenty w teczce.
Akta osobowe – część B
| Pracownik | Imię i nazwisko: ……………………………………… PESEL / data ur.: ……………………………………… |
| Pracodawca | Nazwa: …………………………………………………… NIP/REGON: ……………………………………………. |
| Okres zatrudnienia | Od: ……………….. do: ……………….. (jeżeli dotyczy) |
Spis dokumentów – część B
| Lp. | Data | Nazwa dokumentu / zdarzenie | Uwagi (nr, aneks, podpis) |
|---|---|---|---|
| 1 | ………….. | Umowa o pracę / informacja o warunkach zatrudnienia | ……………….. |
| 2 | ………….. | Zakres obowiązków / opis stanowiska / przydział zadań | ……………….. |
| 3 | ………….. | Skierowanie na badania profilaktyczne + orzeczenie lekarskie | ……………….. |
| 4 | ………….. | Szkolenie BHP (instruktaż ogólny/stanowiskowy) – potwierdzenie | ……………….. |
| 5 | ………….. | Aneks/porozumienie zmieniające (stanowisko, etat, wynagrodzenie) | Nr: …………… |
| 6 | ………….. | Powierzenie mienia / odpowiedzialność materialna (jeżeli dotyczy) | ……………….. |
| 7 | ………….. | Kary porządkowe / zawiadomienia / sprzeciwy (jeżeli dotyczy) | ……………….. |
| 8 | ………….. | Inne dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia | ……………….. |
Oświadczenia i podpisy
| Osoba prowadząca akta | Imię i nazwisko: ……………………………………… Podpis: …………………………………………………… |
| Data sporządzenia/aktualizacji | ………….. |
Jak korzystać z wzoru „akta osobowe część B”
Ten wzór pełni rolę praktycznego „spisu treści” dla części B teczki pracowniczej. Najlepiej umieścić go jako pierwszą kartę w części B i aktualizować przy każdym nowym dokumencie (np. aneksie do umowy o pracę, zmianie stanowiska, kolejnym szkoleniu BHP czy nowym orzeczeniu lekarskim). Dzięki temu dokumentacja kadrowa jest czytelna, a kontrola kompletności trwa krócej.
Co powinno znaleźć się w części B akt osobowych
Dokumenty związane z zatrudnieniem i zmianami warunków
W części B typowo przechowuje się dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, w szczególności: umowę o pracę, informację o warunkach zatrudnienia, porozumienia i aneksy zmieniające (wymiar etatu, wynagrodzenie, stanowisko), potwierdzenia zapoznania z zakresem obowiązków oraz inne pisma mające wpływ na treść stosunku pracy. W spisie warto dopisywać w „Uwagi” numer aneksu/porozumienia oraz informację, czy dokument zawiera wymagane podpisy.
BHP i medycyna pracy
W praktyce najczęściej brakującymi elementami są: komplet badań profilaktycznych (skierowanie + orzeczenie) oraz potwierdzenia szkoleń BHP. Dobrą praktyką jest wpisywanie w spisie daty wystawienia skierowania oraz daty wydania orzeczenia, a przy BHP doprecyzowanie rodzaju szkolenia (instruktaż ogólny/stanowiskowy/okresowe).
Co możesz zmodyfikować w tym wzorze
W tabeli „Spis dokumentów” możesz dodać kolejne wiersze, jeśli prowadzisz długą historię zatrudnienia albo chcesz wyszczególnić więcej zdarzeń (np. oceny okresowe, awanse, zmiany organizacyjne). Jeżeli część dokumentów prowadzisz elektronicznie, w kolumnie „Uwagi” wpisuj identyfikator pliku, numer sprawy lub lokalizację w systemie, aby nie utracić ścieżki audytowej.
Na co uważać przy kompletowaniu części B
Zachowuj chronologię i spójność nazewnictwa: ta sama kategoria dokumentu powinna być opisywana w podobny sposób (np. zawsze „Aneks nr … do umowy o pracę z dnia …”). Unikaj wpisów ogólnych typu „pismo” – w razie kontroli utrudnia to wykazanie, czego dotyczy dokument. Zadbaj także, aby w aktach osobowych znajdowały się tylko dokumenty adekwatne do części B; pozostałe (np. rekrutacyjne czy związane z ustaniem zatrudnienia) powinny trafić do właściwych części teczki.