To specjalny rejestr spraw, w którym każdej czynności zawodowej przypisana jest unikalna pozycja, data i podstawowe dane klienta. Służy do dokumentowania, co, dla kogo i kiedy zostało zrobione, oraz na jakiej podstawie prawnej. W praktyce chodzi o to, żeby w każdej chwili można było odtworzyć historię działań kancelarii, biura czy firmy usługowej. Bez takiego rejestru trudno udowodnić zakres wykonanej pracy, rozliczyć opłaty, a czasem obronić się w razie sporu czy kontroli. Dobrze prowadzone repertorium porządkuje codzienną pracę, a przy okazji ułatwia podatki, RODO i zarządzanie zespołem.
Czym właściwie jest repertorium?
Repertorium to urzędowy lub wewnętrzny rejestr spraw prowadzonych przez podmiot wykonujący określony zawód lub działalność gospodarczą. Każda sprawa dostaje swój numer, a przy nim zapisane są najważniejsze informacje o czynności.
W polskim prawie pojęcie repertorium pojawia się m.in. przy notariuszach, komornikach, sądach, kancelariach prawnych, ale coraz częściej podobny rejestr stosują także inne firmy usługowe – choćby po to, by mieć porządek w dokumentach i móc wykazać, co zostało zrobione dla danego klienta.
W najprostszym ujęciu: repertorium to kronika spraw firmy. Różni się od zwykłej listy zadań tym, że ma określoną strukturę, numerację, zasady wpisów i przechowywania. W wielu zawodach jego prowadzenie jest obowiązkiem ustawowym, a nie tylko dobrą praktyką.
Kto musi prowadzić repertorium, a komu po prostu się przyda
Obowiązek prowadzenia repertorium wynika z różnych ustaw i rozporządzeń. Dotyczy m.in.:
- notariuszy – repertorium A, repertorium P, repertorium repertoryjne czynności
- komorników – repertoria KM, KMS, KMP itd.
- sądów – repertoria dla poszczególnych wydziałów (np. C, K, Ns)
- radców prawnych i adwokatów – w praktyce jako rejestr spraw kancelarii
W tych zawodach brak prawidłowo prowadzonego repertorium to nie tylko bałagan, ale też naruszenie przepisów, ryzyko dyscyplinarne i problemy przy kontroli.
Poza zawodami regulowanymi, podobny rejestr spraw warto wprowadzić w każdej firmie, która świadczy usługi powtarzalne i rozliczane “od sprawy”: doradztwo podatkowe, consulting, obsługa prawno–korporacyjna, windykacja, obsługa szkód ubezpieczeniowych, projekty IT rozliczane ryczałtowo.
Nie zawsze trzeba nazywać to formalnie repertorium. Ważne, żeby rejestr spełniał kilka funkcji: identyfikował sprawę, klienta, podstawę prawną/usługową, daty i stan rozliczeń.
Podstawy prawne repertorium w działalności gospodarczej
W zależności od rodzaju działalności, zasady prowadzenia repertorium wynikają z różnych aktów:
- Prawo o notariacie – szczegółowo określa rodzaje repertoriów i sposób ich prowadzenia
- Ustawa o komornikach sądowych i akty wykonawcze – opisują repertoria egzekucyjne
- Regulaminy wykonywania zawodu (samorządy adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych)
- RODO – wpływa na zakres danych i sposób ich zabezpieczenia w repertorium
- Ordynacja podatkowa i ustawy o podatkach dochodowych – pośrednio, w zakresie dokumentowania przychodów i kosztów
Repertorium często pełni jednocześnie kilka funkcji: dowodową (co zrobiono i kiedy), podatkową (podstawa przychodu), organizacyjną (podział pracy) i ochrony danych (kontrola dostępu do informacji o klientach).
Dla wielu mikroprzedsiębiorców przepisy nie narzucają konkretnej formy tego rejestru. W efekcie część firm w ogóle go nie prowadzi, opierając się tylko na fakturach i mailach. To wygodne dopóki wszystko idzie gładko – do pierwszego sporu o zakres zlecenia, opóźnienie, odpowiedzialność czy kontrolę.
Jak założyć repertorium w firmie
Niezależnie od tego, czy chodzi o kancelarię prawną, biuro doradcze czy inny biznes usługowy, warto podejść do repertorium jak do narzędzia pracy, a nie tylko obowiązku. Najważniejsze to sensowna struktura wpisów i konsekwencja.
Struktura wpisu – co powinno się znaleźć
Dobry wpis w repertorium odpowiada na kilka prostych pytań: dla kogo, co, kiedy, na jakiej podstawie i za ile. W praktyce oznacza to najczęściej następujące pola:
- Numer sprawy / repertorium – unikalny, rosnący, często z oznaczeniem roku (np. 57/2026)
- Data wpływu / przyjęcia zlecenia
- Dane klienta – nazwa, NIP/PESEL, dane kontaktowe w rozsądnym zakresie
- Przedmiot sprawy – krótki opis, który pozwala zidentyfikować, czego dotyczy zlecenie
- Podstawa – umowa, zlecenie, pełnomocnictwo, czynność prawna
- Czynności – kluczowe kroki, które trzeba będzie wykonać (choćby hasłowo)
- Opłaty i wynagrodzenie – stawka, zaliczki, status płatności
- Status sprawy – w toku, zakończona, zawieszona
W zawodach regulowanych część tych pól będzie wynikać wprost z przepisów lub wzoru repertorium określonego w rozporządzeniu. W pozostałych warto opracować swój układ raz, a dobrze – i nie zmieniać go co kilka miesięcy.
Dobrym zwyczajem jest także miejsce na adnotacje: informacje o zmianie pełnomocnictwa, wypowiedzeniu umowy, istotnych zdarzeniach. Te drobne notatki często ratują w sytuacji, gdy po dwóch latach trzeba coś odtworzyć “z pamięci”.
Obieg dokumentów a wpisy w repertorium
Repertorium nie działa w próżni, tylko jest elementem całego obiegu dokumentów w firmie. Warto ustalić konkretny moment, kiedy sprawa trafia do rejestru.
Najczęściej wpis następuje:
- po przyjęciu zlecenia lub podpisaniu umowy,
- po wpływie pisma (np. z sądu, od kontrahenta), gdy wiadomo, że trzeba prowadzić sprawę,
- w dniu dokonania czynności prawnej (np. akt notarialny).
Kluczowe jest, żeby decyzja była jedna dla całej firmy i przestrzegana przez wszystkich. W przeciwnym razie w rejestrze znajdą się tylko “większe” sprawy, a te drobniejsze znikną w skrzynce mailowej lub w kalendarzu.
Warto też z góry określić, kto jest odpowiedzialny za wpis – osoba przyjmująca zlecenie, sekretariat, wspólnik prowadzący sprawę. Przy kilkuosobowym zespole brak jasnego podziału kończy się tym, że każdy myśli, iż ktoś inny już to zarejestrował.
Repertorium papierowe czy elektroniczne?
Kiedyś repertorium istniało niemal wyłącznie w formie papierowej – opasłe księgi, numerowane strony, wpisy długopisem. Dziś w większości firm dominuje forma elektroniczna, czasem równolegle z papierową (tam, gdzie przepisy tego wymagają).
Wymagania prawne i praktyczne przy formie elektronicznej
Jeżeli przepisy wprost dopuszczają repertorium elektroniczne (albo milczą na ten temat), trzeba zadbać o kilka kwestii, żeby rejestr miał podobną “moc” jak papierowa księga.
Po pierwsze, ciągłość i nieusuwalność numeracji. System powinien uniemożliwiać zwykłe usunięcie wpisu tak, żeby nie pozostał ślad. Korekty najlepiej robić poprzez adnotacje, z zachowaniem historii zmian.
Po drugie, kopie bezpieczeństwa. Repertorium to nie jest zwykły plik Excela, który można stracić przy awarii dysku. Kopia powinna być wykonywana automatycznie i przechowywana w bezpiecznej lokalizacji (lokalnie + w chmurze albo na osobnym serwerze).
Po trzecie, dostępy i uprawnienia. Z punktu widzenia RODO nie każda osoba w firmie powinna widzieć wszystkie dane w rejestrze. W praktyce przydają się poziomy dostępu – inne dla sekretariatu, inne dla prawników, inne dla osoby odpowiedzialnej za rozliczenia.
Po czwarte, eksport i archiwizacja. Dobrze, jeśli repertorium da się wyeksportować do formatu, który będzie czytelny za kilka czy kilkanaście lat, nawet gdy zmieni się system (np. PDF, CSV). To ważne przy długotrwałych sprawach lub obowiązkach archiwizacyjnych.
Jakie dane można, a jakich nie należy wpisywać (RODO w praktyce)
Repertorium zwykle zawiera dane osobowe: imiona, nazwiska, adresy, PESEL, NIP, informacje o sporach czy problemach klienta. To wszystko podlega RODO i wymaga legalnej podstawy przetwarzania.
Podstawą jest zazwyczaj:
- konieczność wykonania umowy z klientem,
- obowiązek prawny (w zawodach regulowanych),
- uzasadniony interes administratora (np. ochrona przed roszczeniami).
W praktyce warto unikać w treści repertorium bardzo wrażliwych szczegółów, jeśli nie są niezbędne do identyfikacji sprawy. Danych medycznych czy informacji o życiu prywatnym nie trzeba wciągać do rejestru, jeśli wystarczy hasłowy opis przedmiotu sprawy.
Istotny jest też czas przechowywania. Repertorium nie powinno być “na zawsze” tylko dlatego, że tak wygodnie. Okres przechowywania można powiązać z:
- okresem odpowiedzialności zawodowej lub kontraktowej,
- okresami przedawnienia roszczeń,
- terminami z przepisów podatkowych (co do dokumentowania przychodów).
W regulaminie kancelarii lub procedurach wewnętrznych warto jasno opisać, jak długo dane z repertorium są przechowywane i w jaki sposób są archiwizowane lub anonimizowane.
Najczęstsze błędy przy prowadzeniu repertorium
W praktyce problemy rzadko wynikają z braku samego rejestru. Częściej chodzi o to, że jest niekompletny, niespójny albo prowadzony “od święta”. Pojawiają się zwłaszcza takie błędy:
- brak wpisów dla mniejszych lub “niepewnych” zleceń,
- pomijanie zmian w sprawie (zakończenie, zawieszenie, zmiana klienta),
- bałagan w numeracji – duplikaty, luki, numeracja od nowa w środku roku,
- łączenie w jednym wpisie kilku odrębnych spraw, bo “klient ten sam”,
- brak powiązania repertorium z rozliczeniami (faktury nie zgadzają się z rejestrem),
- spóźnione wpisy – po kilku tygodniach trudno odtworzyć szczegóły.
Najbardziej kosztowne są błędy, które wychodzą na jaw dopiero przy sporach z klientami albo kontroli skarbowej. Wtedy repertorium ma pełnić rolę dowodu, a okazuje się, że nie opisuje faktycznego przebiegu współpracy.
Dobrze prowadzone repertorium nie musi być piękne. Ma być pełne, spójne i aktualne. Bałagan w rejestrze często oznacza bałagan w całej firmie – co prędzej czy później widać w finansach i relacjach z klientami.
Kontrole, odpowiedzialność i realne ryzyka
W zawodach z ustawowym obowiązkiem prowadzenia repertorium kontrolę mogą prowadzić zarówno organy samorządu zawodowego, jak i np. prezes sądu rejonowego (w przypadku komorników czy notariuszy). Braki lub nieprawidłowości mogą skończyć się postępowaniem dyscyplinarnym.
W zwykłej działalności gospodarczej ryzyko wygląda inaczej. Repertorium może być przedmiotem zainteresowania przy:
- kontroli podatkowej – jako dowód zakresu wykonanych usług,
- kontroli RODO – w związku z przetwarzaniem danych osobowych,
- sporach cywilnych – gdy trzeba wykazać, co konkretnie zostało zrobione i kiedy.
Brak repertorium nie zawsze oznacza natychmiastową karę, ale znacząco utrudnia obronę własnych racji. Z punktu widzenia zarządzania ryzykiem jest to jedno z tańszych narzędzi, które potrafi oszczędzić wiele nerwów.
Podsumowanie – repertorium jako narzędzie prowadzenia firmy
Repertorium kojarzy się wielu osobom z nieprzyjemnym obowiązkiem narzuconym przez prawo. W praktyce dobrze zaprojektowany rejestr spraw staje się centrum dowodzenia firmą usługową: pokazuje obciążenie zespołu, historię klientów, źródła przychodów i ryzyka.
Nie trzeba od razu wdrażać skomplikowanego systemu. Wystarczy jasna decyzja, co i kiedy wpisywać, prosty, ale przemyślany zestaw pól oraz konsekwencja w codziennym korzystaniu z tego narzędzia. Reszta przychodzi z czasem, kiedy repertorium zaczyna faktycznie pomagać w pracy, a nie tylko ją dokumentować.