Najpierw pojawia się obowiązek fiskalizacji, potem sprzedaż rusza na dobre, a na końcu – często za późno – wychodzi temat przeglądu kasy fiskalnej i kar za jego brak. W praktyce to właśnie serwis kasy potrafi zaskoczyć: terminami, formalnościami i dodatkowymi kosztami. Poniżej konkretne liczby, realne widełki cenowe i obowiązki, które trzeba mieć opanowane, żeby nie płacić ani mandatów, ani „ukrytych” opłat serwisowych.
Artykuł pokazuje, ile faktycznie kosztuje przegląd kasy fiskalnej w 2024 roku, co wpływa na cenę, jakie są obowiązki serwisowe przedsiębiorcy i gdzie najczęściej popełniane są błędy. Bez teorii oderwanej od życia – tylko to, co przydaje się w firmie na co dzień.
Co to jest obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej?
Przegląd techniczny kasy fiskalnej to obowiązkowa czynność serwisowa potwierdzona wpisem do książki serwisowej oraz raportem serwisanta. Wymóg wynika z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących – nie jest to „opcja”, tylko warunek legalnej ewidencji sprzedaży.
Przegląd wykonuje wyłącznie uprawniony serwisant wpisany do książki serwisowej konkretnej kasy. Nie ma możliwości samodzielnego „sprawdzenia” urządzenia zamiast przeglądu, nawet jeśli technicznie kasa działa bez zarzutu.
W czasie przeglądu serwisant między innymi:
- sprawdza poprawność działania modułu fiskalnego i pamięci
- weryfikuje stan plomb i zgodność z wpisami w książce serwisowej
- kontroluje poprawność oprogramowania i stawek VAT
- testuje działanie mechanizmu drukującego i zasilania
Efektem przeglądu jest wpis w książce serwisowej z datą oraz informacją o ewentualnych zaleceniach lub naprawach. Ten wpis jest pierwszą rzeczą, o którą pyta kontrola skarbowa przy weryfikacji kasy.
Jak często trzeba robić przegląd i jakie są konsekwencje?
Standardowo przegląd kasy fiskalnej musi być wykonany co najmniej raz na 2 lata. Liczy się data poprzedniego przeglądu wpisana w książce serwisowej, a nie np. data zakupu kasy.
Niektóre umowy serwisowe przewidują przeglądy częściej – np. co 12 miesięcy – i nie jest to sprzeczne z przepisami, o ile minimalny, dwuletni wymóg ustawowy jest zachowany. Czasem to wymóg gwarancji producenta.
Konsekwencje braku przeglądu w terminie są realne:
- mandat skarbowy – urzędnik może nałożyć karę w postaci mandatu, najczęściej kilkaset złotych
- utrata prawa do ulgi na kasę (jeśli była przyznana), wraz z obowiązkiem jej zwrotu
- zakwestionowanie poprawności ewidencji sprzedaży
Odpowiedzialność za wykonanie przeglądu w terminie leży po stronie przedsiębiorcy, a nie serwisanta. Nawet jeśli serwis „nie przypomni”, urząd skarbowy i tak pociągnie do odpowiedzialności właściciela kasy.
Z praktycznego punktu widzenia najlepiej planować przegląd z wyprzedzeniem 30–60 dni przed ostatecznym terminem. Pozwala to uniknąć sytuacji, gdy serwis ma wolne terminy „za trzy tygodnie”, a w książce serwisowej termin już minął.
Ile kosztuje przegląd kasy fiskalnej?
Na rynku funkcjonują dość powtarzalne widełki cenowe. W 2024 roku przegląd standardowej kasy fiskalnej to najczęściej koszt w przedziale 150–300 zł netto za jedno urządzenie.
Niższe stawki pojawiają się zwykle, gdy:
- serwis działa lokalnie, bez dojazdu do klienta
- kasa jest dostarczana do punktu serwisowego
- firma ma podpisaną dłuższą umowę serwisową z pakietem przeglądów
Wyższe stawki (250–350 zł netto, czasem więcej) pojawiają się przy kasach systemowych, kasach on-line podpiętych do większych systemów sprzedaży albo gdy serwisant musi dojechać do kilku lokalizacji firmy.
Co wpływa na cenę przeglądu?
Na końcową cenę przeglądu kasy fiskalnej składa się kilka czynników, które warto świadomie kontrolować.
Typ urządzenia
Najtańsze w obsłudze są zwykle proste kasy jednostanowiskowe. Kasy systemowe, terminale sprzedażowe czy urządzenia zintegrowane z innymi systemami (np. magazyn, e-commerce) wymagają więcej czasu, co podnosi koszt przeglądu.
Lokalizacja
W dużych miastach stawki bywają wyższe, ale konkurencja potrafi je równoważyć. Natomiast w mniejszych miejscowościach cena pojedynczego przeglądu może rosnąć przez konieczność doliczenia kosztu dojazdu – nawet jeśli sama „usługa na papierze” jest tańsza.
Dojazd serwisanta
W wielu cennikach podstawowa cena dotyczy przeglądu w serwisie. Za dojazd do klienta często doliczana jest opłata ryczałtowa (np. 30–80 zł netto w obrębie miasta) lub stawka za kilometr. W przypadku kilku kas w jednym miejscu warto negocjować cenę za pakiet.
Termin realizacji
Nagłe zlecenie „na już”, szczególnie gdy termin przeglądu mija za kilka dni, często kończy się dopłatą za ekspresową usługę. Ekspres może dołożyć 20–50% do standardowej stawki, zwłaszcza przy większych firmach i kasach systemowych.
Umowa serwisowa
Przy umowach stałych (np. rocznych) koszt pojedynczego przeglądu jest zazwyczaj niższy, ale płaci się za to abonamentem. W praktyce sens ma to wtedy, gdy firma ma co najmniej kilka kas lub kasy pracują intensywnie, z ryzykiem usterek.
Dodatkowe obowiązki serwisowe przedsiębiorcy
Przegląd kasy to tylko część obowiązków. Przedsiębiorca musi zadbać o całą otoczkę serwisową, którą bardzo chętnie weryfikują urzędy skarbowe.
Podstawowe obowiązki to:
- prowadzenie i przechowywanie książki serwisowej kasy w miejscu użytkowania urządzenia
- zgłaszanie każdej awarii modułu fiskalnego do serwisu (i niewykorzystywanie uszkodzonej kasy do sprzedaży)
- niezwłoczne zgłaszanie zmiany miejsca użytkowania kasy (np. zmiana adresu punktu sprzedaży)
- zapewnienie dostępu serwisantowi do kasy i dokumentacji podczas przeglądu
Dodatkowo w przypadku kas on-line dochodzi obowiązek zapewnienia połączenia z CRK (Centralne Repozytorium Kas). Jeśli kasa długo nie może wysyłać danych, urząd skarbowy może dopytywać, czy kasa jest w ogóle używana zgodnie z przepisami.
Umowa z serwisem a realne koszty
Umowy serwisowe potrafią upraszczać życie, ale tylko wtedy, gdy są dobrze dobrane do skali działalności.
Przy jednej, prostej kasie w małej firmie stały abonament serwisowy często oznacza przepłacenie. W takiej sytuacji zazwyczaj wystarcza rozliczanie „za usługę” – płatność za przegląd, ewentualne jednorazowe naprawy i dojazd. Koszty w skali 2–3 lat są łatwe do oszacowania i zwykle niższe niż stała miesięczna opłata.
Inaczej wygląda sytuacja przy kilku lub kilkunastu kasach w różnych lokalizacjach. Wtedy umowa serwisowa z:
- gwarantowanym czasem reakcji (np. 24–48h)
- pakietem przeglądów w cenie
- zniżkami na części i robociznę
często pozwala utrzymać dobrą przewidywalność budżetu. Zamiast wielu jednorazowych faktur, pojawia się stały koszt, który łatwiej zaplanować. Ważne jednak, żeby dokładnie sprawdzić, co jest w pakiecie, a za co trzeba płacić osobno (dojazd, naprawy awarii, aktualizacje oprogramowania).
W umowie warto też zwrócić uwagę na różnicę między „przeglądem” a „konserwacją”. Niektórzy serwisanci próbują rozdzielać te pojęcia i naliczać dodatkowe opłaty za czynności, które w praktyce powinny być wliczone w przegląd.
Jak przygotować kasę do przeglądu, żeby nie przepłacać
Dobre przygotowanie do przeglądu kasy fiskalnej potrafi skrócić czas pracy serwisanta i ograniczyć ryzyko niepotrzebnych kosztów.
Po pierwsze, książka serwisowa powinna być kompletna, z aktualnymi wpisami, niezalana kawą i nie „zaginiona gdzieś w papierach”. Brak książki to dodatkowe zamieszanie, czasem konieczność jej odtworzenia lub wymiany, co potrafi kosztować kilkadziesiąt złotych i zająć kilka dni.
Po drugie, przed przeglądem warto:
- sprawdzić stan zasilania i okablowania (luźne przewody i przedłużacze potrafią wydłużyć wizytę)
- upewnić się, że personel wie, gdzie leży kasa i książka serwisowa – brzmi banalnie, ale w praktyce często trzeba ich szukać po całym lokalu
- zapewnić dostęp do kasy bez konieczności przesuwania ciężkich mebli czy demontażu lad
Jeśli kasa od dłuższego czasu sygnalizuje jakieś problemy (np. gubi zasilanie, drukuje słabo, zawiesza się), warto przygotować listę objawów. Daje to szansę na załatwienie przeglądu i drobnej naprawy za jednym razem, zamiast wzywania serwisu dwa razy i płacenia ponownie za dojazd.
Najczęstsze błędy przy obsłudze serwisu kas fiskalnych
Nieprawidłowa obsługa serwisu kas fiskalnych potrafi generować koszty znacznie wyższe niż sam przegląd. Najczęściej pojawiają się trzy typy błędów.
Pierwszy to przegląd po terminie. Czasem wynikający z niewiedzy (nowa osoba w firmie, brak przypomnienia), czasem z odkładania na później. Mandat skarbowy i ryzyko problemów przy kontroli są wtedy bardziej realne niż oszczędność na „późniejszym serwisie”.
Drugi błąd to brak aktualnych danych w kasie i książce serwisowej – np. zmiana adresu punktu sprzedaży, nazwy firmy czy NIP-u bez aktualizacji w urządzeniu. Podczas przeglądu serwisant powinien to wyłapać, ale bywa, że robi tylko „minimum wymagane przepisami”, a podczas kontroli urząd skarbowy uznaje to za nieprawidłowość.
Trzeci błąd to wybór serwisu wyłącznie po najniższej cenie, bez zwracania uwagi na:
- czas reakcji w razie awarii
- dostępność części do konkretnego modelu kasy
- doświadczenie z kasami on-line i systemami sprzedażowymi
Usługa tania „na fakturze” może okazać się bardzo droga, jeśli awaria kasy unieruchomi sprzedaż na kilka dni, bo serwisant ma „wolne terminy w przyszłym tygodniu”.
Warto też pamiętać, że po zakończeniu współpracy z jednym serwisem i zmianie na inny trzeba formalnie przepisać książkę serwisową. Nowy serwis musi zostać wpisany jako opiekun kasy – bez tego przy przeglądzie lub awarii pojawiają się zbędne komplikacje.
Podsumowując, koszt przeglądu kasy fiskalnej sam w sobie nie jest dramatyczny – zwykle mieści się w przedziale 150–300 zł netto co dwa lata. Dużo większe znaczenie mają terminowość, właściwa dokumentacja i rozsądnie dobrana współpraca z serwisem. To one decydują, czy serwis kasy fiskalnej jest spokojnym, przewidywalnym obowiązkiem, czy źródłem kar, nerwów i niepotrzebnych wydatków.