Oświadczenie o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy w lokalu

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy w lokalu to krótki, ale bardzo ważny dokument, który potwierdza, że właściciel (lub inna uprawniona osoba) zgadza się na faktyczne zamieszkanie konkretnego najemcy pod wskazanym adresem. Taki dokument bywa wymagany m.in. przez urzędy, szkoły, pracodawców czy banki jako dowód miejsca zamieszkania. Dlatego warto zadbać, aby zawierał wszystkie kluczowe dane identyfikujące strony, lokal oraz charakter zgody.

W prawidłowo sporządzonym oświadczeniu powinny znaleźć się przede wszystkim: dokładne dane wynajmującego (imię, nazwisko, adres, numer dokumentu tożsamości), dane najemcy, a także precyzyjny opis lokalu (adres, numer lokalu, ewentualnie numer księgi wieczystej). Istotny jest również jasny zapis, że właściciel wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy w danym lokalu, z podaniem daty, od kiedy zgoda obowiązuje, oraz wskazaniem podstawy tytułu prawnego (np. umowa najmu).

Charakterystyczną cechą takiego oświadczenia jest jego oświadczeniowy, jednostronny charakter – podpisuje je właściciel lub inna osoba dysponująca lokalem, a niekiedy również najemca, w celu potwierdzenia zapoznania się z treścią. W dokumencie warto zamieścić także klauzulę o tym, że lokal służy jako miejsce stałego lub czasowego zamieszkania, oraz informację, że osoba składająca oświadczenie ma prawo do dysponowania lokalem. Dobrą praktyką jest zamieszczenie pola na czytelny podpis, datę oraz miejsce sporządzenia – bez tego urzędy często odmawiają przyjęcia dokumentu.

Poniższy wzór „Oświadczenia o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy w lokalu” jest przygotowany w formie, którą łatwo wydrukować lub zapisać jako PDF. Możesz go wypełnić ręcznie po wydruku lub przepisać treść do edytora tekstu. Wzór jest uniwersalny – można go dostosować zarówno do najmu krótkoterminowego, jak i długoterminowego, pamiętając o zachowaniu spójności danych z umową najmu.

Jak korzystać z wzoru oświadczenia o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy

Przed wypełnieniem dokumentu upewnij się, że wszystkie dane, które wpisujesz do wzoru, są zgodne z treścią umowy najmu oraz dokumentami tożsamości stron. Każda rozbieżność w adresie lokalu, danych osobowych lub dacie zawarcia umowy może spowodować zakwestionowanie oświadczenia przez urząd. Warto przygotować wcześniej umowę najmu, dowód osobisty oraz – w razie potrzeby – numer księgi wieczystej.

Pola w treści dokumentu zostały celowo pozostawione w formie kropek, aby ułatwić jego uniwersalne zastosowanie. Możesz wypełnić je ręcznie po wydrukowaniu lub przeredagować wzór w edytorze tekstu, wstawiając od razu konkretne dane. Nie usuwaj paragrafów i nagłówków, ponieważ podkreślają one porządek dokumentu i jego charakter urzędowy.

Elementy, które można modyfikować

Najwięcej swobody masz w zakresie postanowień dodatkowych (§ 5). Możesz dodać własne punkty, np. dotyczące zakazu podnajmu lokalu osobom trzecim lub obowiązku zgłaszania każdej dodatkowej osoby zamieszkującej. Ważne jest, aby nie wprowadzać zapisów sprzecznych z obowiązującą umową najmu oraz z przepisami prawa lokalowego.

Możesz również doprecyzować, czy zgoda dotyczy stałego zameldowania, czasowego zamieszkania czy wyłącznie faktycznego przebywania w lokalu. Jeśli oświadczenie ma służyć do meldunku w urzędzie gminy lub miasta, najlepiej dopisać w treści, że właściciel „wyraża zgodę na zameldowanie najemcy w lokalu na pobyt stały / czasowy”.

Informacje opcjonalne w danych stron

W § 1 i § 2 możesz usunąć dane, które nie są wymagane przez instytucję, do której składasz dokument, np. telefon lub e-mail. Nie rezygnuj jednak z numeru dokumentu tożsamości i dokładnego adresu – to podstawowe elementy pozwalające zidentyfikować wynajmującego i najemcę. Jeżeli właścicielem lokalu jest spółka, w miejscu imienia i nazwiska wpisz pełną nazwę firmy oraz jej NIP, a oświadczenie powinno być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji.

Na co szczególnie uważać przy podpisywaniu oświadczenia

Dokument nabiera mocy dopiero w momencie, gdy zostanie własnoręcznie podpisany przez wynajmującego. Podpis najemcy jest co do zasady fakultatywny, ale często bywa pomocny, ponieważ potwierdza, że najemca zna treść oświadczenia i zgadza się z jego zakresem. W niektórych sytuacjach (np. przy sprawach urzędowych za granicą) warto rozważyć poświadczenie podpisu przez notariusza.

Zadbaj o to, by data na oświadczeniu była spójna z innymi dokumentami przedkładanymi w urzędzie. Jeśli zgoda jest wydawana po zawarciu umowy najmu, można dopisać zdanie, że potwierdza ona stan faktyczny obowiązujący od konkretnej daty. Nie pozostawiaj pustych, niewypełnionych pól, które mogłyby zostać dopisane przez osoby trzecie – w razie potrzeby przekreśl wolne miejsce lub dopisz „nie dotyczy”.

Przechowywanie i kolejne wykorzystanie wzoru

Wzór w wersji PDF możesz pobrać za pomocą przycisku „Zapisz jako PDF” i przechowywać na komputerze. W przyszłości wystarczy jedynie podmienić dane stron i lokalu, zachowując główną strukturę oświadczenia. Dzięki temu zawsze dysponujesz spójnym, czytelnym i zgodnym z praktyką urzędową oświadczeniem o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy w lokalu, gotowym do wydruku i okazania w razie potrzeby.