Zasady zatrudniania osób nieletnich

W polskim prawie zatrudnianie osób nieletnich jest dopuszczalne, ale obwarowane szeregiem wymogów. Dotyczy to głównie młodocianych w wieku 15–18 lat, a w ograniczonym zakresie także dzieci poniżej 16 roku życia. Prawidłowe rozumienie tych zasad pozwala uniknąć mandatów z PIP, sporów z rodzicami i niepotrzebnych nerwów. Warto uporządkować temat w jednym miejscu i pokazać, co dokładnie wolno, od jakiego wieku i na jakich warunkach.

Podstawowe pojęcia: kto jest nieletni, a kto młodociany

Na potrzeby zatrudnienia kluczowe są dwa pojęcia z Kodeksu pracy:

• młodociany – osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat;
• dziecko – osoba poniżej 15 roku życia (lub do 16 lat w kontekście działalności kulturalnej, artystycznej, sportowej, reklamowej).

To rozróżnienie nie jest teoretyczne. Od niego zależy, czy można podpisać normalną umowę o pracę, czy jedynie umowę cywilnoprawną za zgodą rodziców, a także jakie limity czasu pracy obowiązują.

Zasadą jest, że normalną umowę o pracę można zawrzeć wyłącznie z osobą, która skończyła 15 lat i ma ukończoną co najmniej szkołę podstawową.

W praktyce większość przypadków zatrudniania nieletnich dotyczy trzech grup: uczniów szkół branżowych (młodociani pracownicy młodociani w celu przygotowania zawodowego), nastolatków dorabiających w wakacje oraz dzieci występujących w reklamach czy produkcjach artystycznych.

Warunki zatrudnienia młodocianych (15–18 lat)

Zatrudnienie młodocianego jest możliwe w dwóch głównych formach:

• w celu przygotowania zawodowego (praktyczna nauka zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy),
• przy tzw. pracach lekkich, najczęściej okresowo, np. w wakacje.

W każdej z tych form trzeba spełnić kilka podstawowych warunków.

Wymagane dokumenty i formalności

Do zatrudnienia młodocianego w zwykłej firmie potrzebne są przede wszystkim:

• świadectwo ukończenia szkoły podstawowej – bez tego nie wolno zawrzeć umowy o pracę (są wyjątki dla osób, które nie ukończyły szkoły z przyczyn niezależnych, ale wymagają dodatkowych procedur);
• zaświadczenie lekarskie z medycyny pracy, stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania danej pracy;
• pisemna umowa (o pracę lub o przygotowanie zawodowe), z wyraźnym określeniem rodzaju pracy i wymiaru czasu pracy;
• informacja o warunkach zatrudnienia – tak jak u dorosłego pracownika, ale dostosowana do specyfiki młodocianego.

Dodatkowo pracodawca ma obowiązek zgłosić młodocianego do ZUS na takich samych zasadach jak dorosłego pracownika, o ile chodzi o umowę o pracę.

Czas pracy młodocianych i zakazy

Młodociani podlegają ścisłym ograniczeniom czasu pracy. To jeden z najczęstszych obszarów naruszeń.

• Jeżeli młodociany nie ukończył 16 lat – maksymalnie 6 godzin na dobę.
• Jeżeli ma 16–18 lat – maksymalnie 8 godzin na dobę.

Do tego dochodzą inne ograniczenia:

• zakaz pracy w porze nocnej – w praktyce między 22:00 a 6:00;
• zakaz pracy w nadgodzinach;
• obowiązkowa przerwa – jeżeli dobowy wymiar pracy przekracza 4,5 godziny, trzeba wprowadzić co najmniej 30-minutową przerwę wliczaną do czasu pracy.

Ważna rzecz: jeśli młodociany łączy pracę ze szkołą, czas nauki wlicza się do czasu pracy. Oznacza to, że nie można kazać uczniowi po całym dniu w szkole „dorabiać” po 8 godzin dziennie.

Prace lekkie a bezpieczeństwo

Młodociani zatrudniani poza przygotowaniem zawodowym mogą wykonywać wyłącznie prace lekkie. Lista takich prac musi być:

• sporządzona przez pracodawcę,
• zatwierdzona przez inspektora pracy PIP,
• wprowadzona w formie zarządzenia lub regulaminu w zakładzie.

Prace lekkie to takie, które nie zagrażają życiu, zdrowiu ani rozwojowi psychofizycznemu młodocianego i nie utrudniają mu wypełniania obowiązku szkolnego. Z definicji odpadają prace przy chemikaliach, przy maszynach o podwyższonym ryzyku, na wysokości, w nocy czy w szczególnie uciążliwych warunkach.

Przed dopuszczeniem młodocianego do pracy trzeba przeprowadzić szkolenie BHP i udzielić mu szczegółowego instruktażu stanowiskowego – na piśmie, z potwierdzeniem zapoznania.

Niedopilnowanie tej części łatwo kończy się mandatem z PIP nawet przy pozornie „niewinnej” pracy typu roznoszenie ulotek.

Dzieci poniżej 16 lat – kiedy można je zatrudnić

Najbardziej wrażliwą grupą są dzieci poniżej 16 roku życia. Tutaj prawo jest znacznie ostrzejsze. Zatrudnienie jest dopuszczalne wyłącznie przy:

• działalności kulturalnej,
• działalności artystycznej,
• działalności sportowej,
• działalności reklamowej.

Przykłady: rola w serialu, występ w spektaklu, udział w kampanii reklamowej, starty w zawodach sportowych organizowanych przez klub, który zawiera umowy sponsorskie.

Obowiązkowe zgody i procedury

Pracodawca (organizator) musi spełnić kilka dodatkowych warunków:

• uzyskać pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego;
• uzyskać zgodę właściwego inspektora pracy (PIP) na zatrudnienie dziecka;
• zapewnić warunki pracy zgodne z przepisami BHP i dostosowane do wieku dziecka;
• zapewnić opiekę osoby dorosłej nad dzieckiem w trakcie wykonywania zadań;
• przestrzegać odrębnych limitów czasu pracy, odpoczynku i przerw.

Praktycznie oznacza to kilka tygodni przygotowań przed właściwą realizacją projektu. PIP analizuje projekt umowy, warunki pracy, czas trwania zdjęć czy występów oraz zapewnienie bezpieczeństwa dziecka.

Nie ma tu miejsca na „dorabianie dzieci przy rodzinnym biznesie” bez formalności. Wszelkie tego typu działania mogą skończyć się poważnymi zarzutami, a w skrajnych przypadkach zainteresowaniem kuratora sądowego.

Umowy z nieletnimi: o pracę czy zlecenie?

Osoby nieletnie mogą wykonywać pracę zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych, ale zakres jest inny dla młodocianych i dla dzieci.

Młodociani (15–18 lat) – umowa o pracę

Standardem w przypadku młodocianych zatrudnianych „normalnie” jest umowa o pracę. Zapewnia ona:

• ochronę wynikającą z Kodeksu pracy (urlop, ochrona zdrowia, ograniczenia czasu pracy);
• składki na ZUS i ubezpieczenie chorobowe;
• konkretny zakres obowiązków i odpowiedzialności.

Możliwe są umowy na czas określony (wakacje, sezon) lub dłuższe – zwłaszcza przy przygotowaniu zawodowym. Formalnie młodociany może także zawierać umowy zlecenia, ale przy stałym, podporządkowanym świadczeniu pracy w określonym miejscu i czasie bezpieczniejsze i zgodniejsze z prawem jest zatrudnienie pracownicze.

Dzieci poniżej 16 lat – umowy cywilnoprawne

Dzieci uczestniczące w działalności artystycznej czy reklamowej zazwyczaj wykonują świadczenia na podstawie:

• umów zlecenia,
• umów o dzieło,
• specjalnych kontraktów przygotowanych przez agencje (często z elementami licencji do wizerunku).

Co ważne, takie umowy w imieniu dziecka podpisuje rodzic lub opiekun prawny. Dziecko nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych, więc nie może samodzielnie zawierać tego typu kontraktów. W tle i tak obowiązują ograniczenia wynikające z prawa pracy (np. limit czasu pracy dziecka, wymóg zgody PIP), nawet jeżeli formalnie nie ma „umowy o pracę”.

Wynagrodzenie i urlopy młodocianych

Młodociani zatrudnieni na umowę o pracę mają prawo do wynagrodzenia i urlopu, ale zasady różnią się od tych dla dorosłych.

Minimalne wynagrodzenie młodocianych

Przy zatrudnieniu w celu przygotowania zawodowego prawo określa minimalny poziom wynagrodzenia jako procent przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. Stawki są ustalane rozporządzeniem (inny procent w 1., 2. i 3. roku nauki zawodu). Pracodawca może oczywiście płacić więcej.

Przy pracach lekkich w wakacje przepisy nie narzucają osobnej „minimalnej stawki dla młodocianych” – obowiązuje ogólna płaca minimalna (w przeliczeniu na godzinę lub etat). Zaniżanie stawki, bo „to tylko nastolatek”, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Urlop wypoczynkowy młodocianych

Młodociany uzyskuje prawo do pierwszego urlopu po 6 miesiącach zatrudnienia – przysługuje mu wtedy 12 dni roboczych. Po roku pracy nabywa prawo do kolejnych 26 dni. W praktyce, po pierwszym pełnym roku zatrudnienia ma łącznie 38 dni urlopu.

Dodatkowe zasady:

• urlopu udziela się w okresie ferii szkolnych, jeśli młodociany się uczy;
• jeżeli w trakcie roku kalendarzowego młodociany kończy 18 lat, w tym roku ma prawo tylko do 20 dni urlopu – jak dorosły pracownik z krótszym stażem pracy;
• na wniosek młodocianego pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu zaliczkowego w okresie ferii, nawet jeśli nie nabył on jeszcze pełnego prawa do urlopu.

Od strony organizacyjnej warto pamiętać, że obecność ucznia w szkole jest priorytetem, a praca i urlop nie mogą uniemożliwiać realizowania obowiązku nauki.

Obowiązki pracodawcy i sankcje za nieprawidłowości

Zatrudniając nieletnich, pracodawca przyjmuje na siebie dodatkowe obowiązki. Oprócz standardowych (BHP, ewidencja czasu pracy, wypłata wynagrodzeń) pojawiają się wymagania specyficzne.

Najważniejsze z nich to:

• prowadzenie wykazu prac lekkich i jego aktualizacja;
• dostosowanie sprzętu, narzędzi i organizacji pracy do wieku i możliwości młodocianego;
• zapewnienie szkolenia BHP oraz szczegółowego instruktażu na stanowisku pracy;
• monitorowanie, czy praca nie koliduje z obowiązkiem szkolnym;
• przestrzeganie limitów czasu pracy i zakazu pracy w porze nocnej.

Za naruszenie przepisów dotyczących zatrudniania nieletnich grożą surowe konsekwencje. Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć:

• mandat (do 2 000 zł, a przy recydywie do 5 000 zł);
• wniosek do sądu o ukaranie – kara grzywny może sięgać 30 000 zł za wykroczenie przeciwko prawom pracownika;
• w skrajnych przypadkach – zawiadomienie prokuratury (np. narażenie życia i zdrowia dziecka).

Praca nieletnich jest jednym z obszarów szczególnie wrażliwych dla PIP – kontrole w tym zakresie są częste, a tolerancja dla „umówionych wyjątków” praktycznie nie istnieje.

W praktyce, dobrze przygotowana firma, która ma uporządkowaną dokumentację, listę prac lekkich i realnie dba o BHP, nie ma się czego obawiać. Najwięcej problemów pojawia się tam, gdzie zatrudnianie nieletnich traktuje się „na słowo” – bez umów, zgód i podstawowych zabezpieczeń.

Podsumowanie: na co zwrócić uwagę na starcie

Jeżeli pojawia się plan zatrudniania osób nieletnich, warto zacząć od kilku prostych kroków:

1. Określenie, z jaką grupą ma się do czynienia: poniżej 16 lat czy 15–18 lat, uczeń czy absolwent.
2. Sprawdzenie, czy praca ma charakter przygotowania zawodowego, pracy lekkiej, czy działalności kulturalno-artystycznej/reklamowej.
3. Przygotowanie listy prac lekkich i uzyskanie akceptacji PIP, jeśli to konieczne.
4. Zabezpieczenie badań lekarskich, szkoleń BHP i pisemnych zgód rodziców (przy dzieciach i niektórych sytuacjach młodocianych).
5. Ułożenie grafiku tak, by nie przekraczać dopuszczalnego czasu pracy oraz nie kolidować z nauką.

Zatrudnianie nieletnich bywa świetną okazją, by wprowadzić młodych ludzi w realia pracy i zbudować lojalny zespół na lata. Pod warunkiem, że zasady z Kodeksu pracy potraktuje się serio i ustawi proces od początku w sposób uporządkowany.