Wiele osób myśli, że terminal płatniczy to tylko „to pudełko przy kasie”, ale w praktyce to cała usługa z zestawem opłat, prowizji i haczyków w umowie. Największe różnice w kosztach nie wynikają z ceny samego urządzenia, ale z modelu rozliczeń i stawek prowizji. Dla małego sklepu spożywczego 0,3% w prowizji to już konkretne pieniądze w skali roku, a źle dobrana oferta potrafi zjeść znaczną część marży. Warto więc przejść po kolei przez to, za co dokładnie się płaci i na co patrzeć w umowach, zamiast porównywać tylko „opłata miesięczna: tak/nie”.
Rodzaje terminali a koszt na start
Na początek warto rozróżnić rodzaj terminala, bo od tego często zależy model opłat.
Najczęściej spotykane są trzy typy:
- terminal stacjonarny – podłączony kablem (Ethernet) do internetu, zwykle przy ladzie
- terminal mobilny – z kartą SIM, działa przez GSM/LTE, używany np. przez dostawców, kurierów, restauracje
- terminal wirtualny / płatności online – brak fizycznego urządzenia, płatność przez stronę www lub link
Fizyczny terminal często można:
- kupić na własność (jednorazowa opłata, np. 400–1500 zł netto za urządzenie)
- wynająć (opłata miesięczna, np. 20–70 zł netto za sztukę)
- otrzymać w ramach programu typu „Polska Bezgotówkowa” (przez pierwsze miesiące brak opłat za terminal i prowizji do określonego obrotu)
Kupno terminala opłaca się głównie większym firmom z ustabilizowanym obrotem i długim horyzontem działania. Dla małej działalności, która dopiero testuje płatności bezgotówkowe, wynajem lub terminal „za 0 zł” na start zwykle jest rozsądniejszym wyborem – mniejsze ryzyko, łatwiej zmienić dostawcę.
Największe realne koszty terminala wynikają nie z ceny urządzenia, ale z prowizji od transakcji i stałych opłat w umowie. Cena sprzętu jest jednorazowa, prowizje płacone są co miesiąc – przez lata.
Podstawowe opłaty za terminal płatniczy
Przy umowie na terminal zawsze pojawia się kilka podstawowych pozycji. Nazwy mogą się różnić między dostawcami, ale idea jest podobna.
Typowe opłaty stałe:
- abonament za terminal – np. 20–70 zł netto/miesiąc
- opłata za łączność GSM w terminalu mobilnym – zwykle 5–20 zł netto/miesiąc (czasem zawarta w abonamencie)
- opłata serwisowa – w części ofert ukryta w abonamencie, w części osobna pozycja
- opłata aktywacyjna – jednorazowa, często 0 zł w promocjach, ale standardowo potrafi wynosić 50–200 zł
Do tego dochodzą opłaty zmienne, czyli prowizje od transakcji oraz ewentualne dodatkowe prowizje za niektóre typy kart lub płatności (np. karty firmowe, karty zagraniczne, chargebacki).
Prowizje od transakcji – co faktycznie się płaci
Prowizja od transakcji to procent od każdej płatności kartą, czasem z minimalną kwotą za transakcję. Na przykład: 0,69% + 0,05 zł za każdą operację.
W praktyce prowizja składa się z trzech elementów:
- MIF (interchange) – część dla banku wystawcy karty, w UE regulowana (np. max 0,2% dla kart debetowych konsumenckich, 0,3% dla kredytowych)
- opłata dla organizacji płatniczej (Visa, Mastercard itp.)
- marża agenta rozliczeniowego – to jest to, o co warto się targować
W standardowych ofertach dla małych firm spotykane stawki to najczęściej okolice 0,5–1,0% za karty debetowe i kredytowe krajowe. Dla kart firmowych, premium lub zagranicznych stawka bywa wyraźnie wyższa – czasem ponad 1,5%, a nawet w okolicach 2%.
Warto zwrócić uwagę, że prowizje mogą być różne w zależności od:
- typu karty (debetowa/kredytowa/firmowa/premium)
- pochodzenia karty (krajowa vs zagraniczna)
- rodzaju transakcji (stacjonarna vs online, płatność zbliżeniowa, portfele typu Google Pay, Apple Pay)
To, co w cenniku wygląda jak „0,69% za wszystkie karty”, w załączniku do umowy może być rozpisane na kilka tabel z innymi stawkami. W praktyce oznacza to, że rzeczywista średnia prowizja może być wyższa niż to, co pojawia się w marketingowym nagłówku oferty.
Ukryte koszty i haczyki w umowach
Na poziomie marketingu wszystko jest proste: „terminal za 0 zł, brak opłat przez 12 miesięcy”. Schody zaczynają się w regulaminie i załącznikach do umowy.
Minimalny obrót i opłaty za „bezczynność”
Częsta praktyka to minimalny miesięczny obrót na terminalu. Przykład: w umowie zapisane jest, że przy obrocie poniżej 1 000 zł miesięcznie naliczana jest dodatkowa opłata, np. 20 zł netto. Efekt – jeśli klienci rzadko płacą kartą, terminal staje się nieproporcjonalnie drogi.
Druga wersja tego samego mechanizmu to opłata za „brak transakcji” – jeśli w danym miesiącu na terminalu nie pojawi się żadna płatność, doliczana jest dodatkowa kwota. Dla sezonowych biznesów (np. gastronomia nad morzem) to szczególnie istotne.
Okres umowy i kary za wcześniejsze zakończenie
Wiele ofert promocyjnych „0 zł na start” wiąże się z czasem trwania umowy 24 lub 36 miesięcy. Wcześniejsze rozwiązanie umowy może oznaczać konieczność zapłaty:
- kary umownej (np. kilkaset złotych)
- albo „zwrotu ulgi” – czyli dopłaty do standardowej ceny sprzętu lub prowizji
Przy podpisywaniu umowy warto sprawdzić, czy po okresie promocyjnym warunki wracają do standardowego cennika automatycznie i jakie wtedy są prowizje. Czasem po 12 miesiącach przyjaznej stawki 0,4–0,5% wchodzi „lista podstawowa” z prowizją rzędu 0,8–1,2%.
Dodatkowe usługi „domyślnie włączone”
Część operatorów dorzuca do terminala pakiety usług dodatkowych, np.:
- programy lojalnościowe
- dynamiczna konwersja walut (DCC)
- pakiety raportowania SMS/mail
Zdarza się, że za te dodatki pojawiają się osobne, drobne opłaty miesięczne. Warto przejrzeć zestaw usług aktywowanych na starcie i od razu wyłączyć to, z czego nie będzie się korzystać. Kilka „drobnych” pozycji po 5–15 zł miesięcznie potrafi zmienić taniego terminala w całkiem kosztowne rozwiązanie.
Program Polska Bezgotówkowa – kiedy naprawdę jest „za darmo”
Program Polska Bezgotówkowa miał zachęcić przedsiębiorców do przyjmowania płatności kartą. W jego ramach nowo zarejestrowane firmy lub takie, które nie przyjmowały wcześniej kart, mogą otrzymać terminal na preferencyjnych warunkach.
Na czym polega oszczędność
Standardowo program obejmuje:
- brak opłat za dzierżawę terminala przez określony czas (np. 12 miesięcy)
- brak prowizji od transakcji do pewnego limitu obrotu (np. 100 000 zł na terminal)
Po przekroczeniu limitu obrotu lub okresu promocyjnego wchodzi w grę standardowy cennik operatora. I tu pojawia się istotny szczegół: warunki po zakończeniu programu są kluczowe. Jeśli prowizje są wysokie, terminal po roku przestaje być tak atrakcyjny.
W praktyce opłaca się traktować terminal z programu Polska Bezgotówkowa jako „test” – okazję, żeby sprawdzić, jaki będzie realny obrót kartowy w firmie. Po kilku miesiącach w raportach widać już, czy bardziej opłaca się później szukać innej oferty, czy zostać u tego samego operatora.
Ile to wychodzi miesięcznie – przykładowe kalkulacje
Aby realnie porównać oferty, dobrze jest policzyć koszt w pieniądzu, a nie tylko patrzeć na procenty. Przykład prostego zestawienia dla małej firmy:
Założenia:
- obrót kartą: 30 000 zł miesięcznie
- średnia prowizja: 0,7%
- abonament za terminal: 39 zł netto
- opłata za GSM: 10 zł netto
Koszt prowizji: 30 000 zł × 0,7% = 210 zł
Opłaty stałe: 39 zł + 10 zł = 49 zł
Łącznie: 259 zł netto miesięcznie.
Przy obrocie 10 000 zł i tej samej stawce 0,7% prowizji:
Koszt prowizji: 10 000 zł × 0,7% = 70 zł
Opłaty stałe: dalej 49 zł
Łącznie: 119 zł netto miesięcznie.
Widać tu ważną rzecz: przy niższym obrocie opłaty stałe stanowią dużo większą część kosztu. Dla firm, które dopiero rozwijają płatności kartą, korzystniej bywa szukać ofert z:
- niższym abonamentem, nawet kosztem trochę wyższej prowizji
- brakiem opłaty za brak transakcji
- krótszą umową bez dużych kar za wcześniejsze zakończenie
Terminal a typ działalności – gdzie koszty bolą najbardziej
Koszt terminala nie jest tak samo odczuwalny w każdej branży. W punktach o wysokiej marży (np. gastronomia, część usług) prowizja 0,5–0,7% jest relatywnie mało dotkliwa. W biznesach o niskiej marży jednostkowej (np. paliwa, e-commerce na dużej konkurencji cenowej, sklepiki spożywcze na osiedlach) każdy ułamek procenta ma znaczenie.
W sklepach z bardzo tanimi produktami (np. piekarnie, warzywniaki) problemem bywa też minimalna opłata za transakcję. Jeśli od każdej płatności operator pobiera np. 0,05 zł, a klient płaci 2–3 zł, prowizja procentowo rośnie. W takiej sytuacji warto zwrócić uwagę na oferty z niższą opłatą minimalną lub bez takiej opłaty.
Przy marży rzędu 2–5% na produkcie różnica między prowizją 0,5% a 0,9% to realnie kilkanaście–kilkadziesiąt procent zysku „zjedzonego” przez koszty płatności.
Jak sensownie porównać oferty terminali
Zamiast porównywać same procenty w reklamach, praktyczniejsze jest podejście w kilku krokach.
- Oszacować przewidywany obrót kartą miesięcznie (z podziałem na karty krajowe/zagraniczne, jeśli to możliwe).
- Sprawdzić pełny cennik, a nie tylko uproszczone hasła marketingowe.
- Policzyć całkowity koszt miesięczny: prowizje + wszystkie opłaty stałe.
- Sprawdzić warunki po okresie promocyjnym (np. po Polsce Bezgotówkowej).
- Zwrócić uwagę na czas trwania umowy i kary za wcześniejsze zakończenie.
Dopiero po takim przejściu przez liczby widać, czy oferta z pozornie wyższą prowizją nie wychodzi taniej ze względu na niższy abonament, brak opłat dodatkowych albo elastyczniejszą umowę.
Podsumowując – terminal płatniczy sam w sobie nie jest drogi jako urządzenie, ale sposób rozliczania za jego używanie ma duży wpływ na wynik finansowy. Z punktu widzenia przedsiębiorcy opłaca się traktować terminal jak każdą inną usługę finansową: policzyć, porównać i dopasować do skali działalności, zamiast brać „pierwszą lepszą” ofertę z hasłem „0 zł na start”.