Założenie firmy samo w sobie nie jest drogie, ale zsumowanie wszystkich pozycji potrafi zaskoczyć. Największe różnice pojawiają się między prostą jednoosobową działalnością gospodarczą a spółką z o.o.. Warto z góry wiedzieć, gdzie naprawdę idą pieniądze: rejestracja, ZUS, księgowość, kapitał, narzędzia i pierwsze miesiące bez przychodu. Poniżej rozpisane zostały konkretne kwoty i etapy, tak by można było policzyć własny budżet startowy zamiast działać „na oko”.
1. Wybór formy działalności a koszt startu
Najpierw trzeba zdecydować: JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) czy spółka z o.o.. To wybór, który najmocniej wpływa na koszty na starcie i później w trakcie prowadzenia firmy.
W uproszczeniu:
- JDG – najtaniej na start, mniej formalności, za to pełna odpowiedzialność majątkiem prywatnym.
- Spółka z o.o. – droższy początek (rejestracja, kapitał, notariusz), ale ograniczona odpowiedzialność wspólników.
Przy samej rejestracji: JDG można założyć praktycznie za 0 zł, spółkę z o.o. realnie rzadko poniżej 6 000–7 000 zł (z uwzględnieniem kapitału i obsługi).
Od wyboru formy zaleczą dalej: wysokość ZUS, sposób rozliczania podatków, koszt księgowości, a nawet to, czy będzie potrzebne biuro rachunkowe od pierwszego dnia.
2. Koszt rejestracji firmy – JDG vs spółka z o.o.
2.1. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
Rejestracja JDG jest w Polsce jedną z tańszych i prostszych opcji. Kluczowe elementy:
Wpis do CEIDG – koszt: 0 zł. Rejestracja odbywa się online (ceidg.gov.pl) lub w urzędzie gminy. Nie ma żadnej opłaty skarbowej za samą rejestrację.
NIP i REGON – nadawane są automatycznie, również bez opłat.
VAT-R (rejestracja podatnika VAT) – co do zasady od kilku lat bez opłaty (dawniej 170 zł). Płaci się tylko w specyficznych sytuacjach, np. za potwierdzenie z urzędu, ale przy standardowym zakładaniu firmy rejestracja VAT kosztuje 0 zł.
Jeśli firma będzie działała pod adresem zamieszkania, zwykle też nie pojawiają się opłaty za użyczenie lokalu (wystarczy prosta umowa lub oświadczenie). Wynajem biura to już osobny, branżowy temat.
Realny koszt rejestracji JDG to więc zazwyczaj 0 zł. Pierwsze wydatki pojawiają się dopiero przy ZUS i księgowości.
2.2. Spółka z o.o. – ile naprawdę kosztuje start
Przy spółce z o.o. jest już inaczej. Nawet jeśli część pozycji na papierze jest „bezkosztowa”, realnie trzeba przygotować kilka tysięcy złotych.
Kapitał zakładowy – minimum ustawowe to 5 000 zł. Nie jest to „opłata” dla państwa, tylko środki spółki, ale trzeba je wnieść. W praktyce te pieniądze często są od razu wydawane na pierwszy sprzęt, usługi, kaucje, więc warto je traktować jak realny wydatek startowy.
Rejestracja w KRS – są dwie główne ścieżki:
- System S24 (umowa wzorcowa online) – opłata sądowa 250 zł + ogłoszenie w MSiG 100 zł = razem 350 zł.
- Tradycyjnie u notariusza – opłata sądowa zwykle 500 zł + MSiG 100 zł = 600 zł za sam KRS, ale do tego dochodzi notariusz.
Notariusz – przy klasycznej umowie spółki trzeba liczyć:
- taksa notarialna zależna od wysokości kapitału (dla minimalnych 5 000 zł jest to relatywnie mało),
- + VAT od taksy,
- + wypisy aktu notarialnego.
Przy standardowej, prostej spółce z kapitałem 5 000 zł, koszt notariusza to zazwyczaj w okolicach 500–1 000 zł, czasem trochę mniej, czasem więcej (w zależności od miasta i szczegółów umowy).
Umowa / konsultacja prawna – można skorzystać z wzoru (S24) i zapłacić tylko za KRS, ale przy spółce, która ma realnie działać i mieć kilku wspólników, sensowne jest zlecenie prawnika. Przy prostych strukturach to często 800–2 000 zł, przy bardziej rozbudowanych – dużo więcej.
Przy minimalnym podejściu (S24, bez prawnika, tylko kapitał 5 000 zł) start spółki z o.o. to ok. 5 350 zł.
Realistycznie, z notariuszem i prostą obsługą prawną: 6 500–8 000 zł.
Rejestracja VAT dla spółki również co do zasady jest bezpłatna (VAT-R 0 zł), choć urząd może dokładniej weryfikować zgłoszenie niż przy JDG.
3. ZUS i podatki – pierwszy realny koszt po starcie
3.1. ZUS przy jednoosobowej działalności
Najbardziej odczuwalny koszt startu działalności to nie sam wpis, tylko składki ZUS. Przepisy często się zmieniają, dlatego zawsze warto sprawdzić aktualne stawki, ale schemat wygląda podobnie.
Przy założeniu, że przedsiębiorca nie ma innych tytułów do ubezpieczenia ani nie korzysta z niestandardowych ulg:
- Ulga na start – przez pierwsze 6 miesięcy opłaca się tylko składkę zdrowotną. Jej wysokość zależy od formy opodatkowania i dochodu/przychodu, ale trzeba liczyć zwykle kilkaset złotych miesięcznie.
- Mały ZUS (preferencyjny) – kolejne 24 miesiące. Składki społeczne liczone od niższej podstawy. Całość składek (społeczne + zdrowotna) to zwykle około ok. 800–1 200 zł miesięcznie, w zależności od roku i formy opodatkowania.
- ZUS pełny – po okresie preferencyjnym pełne składki liczone od wyższej podstawy, co daje obciążenie rzędu ponad 1 600 zł miesięcznie i więcej (znów – zależnie od aktualnych stawek i zdrowotnej).
Do tego dochodzi podatek dochodowy (skala, liniówka, ryczałt) – jego realna wysokość zależy już od przychodów i kosztów. Na starcie warto założyć w budżecie, że od pierwszych przychodów część trzeba od razu odkładać na PIT.
3.2. ZUS i podatki w spółce z o.o.
Spółka z o.o. jako podmiot płaci CIT (podatek dochodowy od osób prawnych), a nie PIT jak JDG. Dla małych podatników stawka CIT to zwykle 9%, ale zależy to od spełnienia określonych warunków (limity przychodów). Standardowo CIT wynosi 19%.
Wspólnicy spółki z o.o. nie płacą ZUS „z samego faktu bycia wspólnikiem” (wyjątkowo inaczej jest przy jednoosobowej spółce z o.o., uważanej przez ZUS za osobę prowadzącą działalność). W praktyce często osoba działająca w spółce:
- jest zatrudniona na umowę o pracę – wtedy ZUS jest płacony od tej umowy,
- ma kontrakt B2B (np. własna JDG + spółka z o.o.),
- lub pobiera wynagrodzenie z powołania (zarząd), co ma odrębne zasady składkowe i podatkowe.
Z punktu widzenia „ile kosztuje założenie firmy” ważne jest, że w JDG wejście w ZUS następuje praktycznie od razu, a w spółce z o.o. można inaczej ułożyć przepływy i tytuły do ubezpieczeń. To jednak temat do indywidualnego poukładania z księgowym lub doradcą podatkowym.
4. Księgowość – pierwszy stały wydatek miesięczny
4.1. Księgowość w JDG
Przy jednoosobowej działalności zakres księgowości zależy od formy opodatkowania i skali działalności. Przedsiębiorca, który działa na ryczałcie i ma kilka faktur miesięcznie, nie potrzebuje rozbudowanej obsługi.
Typowe widełki dla małej JDG:
- prosta działalność, ryczałt, kilka–kilkanaście dokumentów: ok. 150–300 zł netto miesięcznie,
- pełniejsza obsługa (KPiR, więcej dokumentów, deklaracje VAT): 250–500 zł netto miesięcznie.
Do tego mogą dojść dodatkowe opłaty za roczne zeznanie, reprezentowanie przed urzędem w razie kontroli, sporządzenie wniosków o ulgi itd. Dobrze ustalić to z góry w umowie z biurem rachunkowym.
4.2. Księgowość w spółce z o.o.
Spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość. To oznacza bardziej rozbudowaną ewidencję, sprawozdania finansowe, dodatkowe obowiązki raportowe. Stąd wyższe koszty.
Typowe stawki dla małych spółek z o.o. (bez ogromnej liczby dokumentów):
- niewielka liczba dokumentów, prosta struktura: ok. 500–800 zł netto miesięcznie,
- więcej dokumentów, zatrudnienie pracowników, dodatkowe raportowanie: 800–1 500 zł netto miesięcznie i więcej.
Warto doliczyć też jednorazowe koszty typu:
- sporządzenie polityki rachunkowości,
- pomoc przy pierwszym sprawozdaniu finansowym,
- wdrożenie obiegu dokumentów (szczególnie przy pracy zdalnej / rozproszonej).
Na poziomie kosztów stałych różnica między prostą JDG a spółką z o.o. w księgowości to zwykle ok. 300–600 zł miesięcznie na niekorzyść spółki.
5. Dodatkowe koszty założenia firmy, o których łatwo zapomnieć
Kiedy liczy się budżet na start, wiele osób uwzględnia tylko rejestrację i ZUS. W praktyce pojawia się kilka powtarzalnych, „ukrytych” pozycji, które potrafią podnieść koszt rozpoczęcia działalności o kilka tysięcy złotych.
Typowe przykłady:
- Sprzęt – komputer, telefon, drukarka, licencje na oprogramowanie. Nawet minimalny zestaw to często 2 000–5 000 zł.
- Strona www i domena – prosta strona wizytówka + domena + hosting: od 500–2 000 zł (przy pierwszym roku). Bardziej rozbudowane projekty dużo więcej.
- Logo, identyfikacja wizualna, materiały – projekt graficzny, wizytówki, szablony ofert: od kilkuset złotych w górę.
- Oprogramowanie branżowe – CRM, program do fakturowania, system do rezerwacji, narzędzia marketingowe. Często łącznie 100–300 zł miesięcznie, czasem więcej.
- Szkolenia i certyfikaty – w niektórych branżach konieczne do rozpoczęcia działalności (BHP, specjalistyczne licencje, kursy). To może być od kilkuset do kilku tysięcy złotych.
- Ubezpieczenie OC działalności – w wielu zawodach bardzo rozsądny (czasem wręcz obowiązkowy) wydatek. Typowo: 200–1 000 zł rocznie.
Do tego dochodzi jeszcze jedna, często pomijana rzecz: koszt pierwszych miesięcy bez stabilnych przychodów. Nawet jeśli pozostałe koszty będą dopięte, brak poduszki finansowej na 3–6 miesięcy działania potrafi wykończyć firmę szybciej niż jakakolwiek opłata urzędowa.
6. Działalność nierejestrowana – kiedy koszt założenia firmy to faktycznie 0 zł
W polskim prawie istnieje możliwość prowadzenia tzw. działalności nierejestrowanej. To dobre rozwiązanie, gdy ktoś dopiero testuje pomysł i nie chce od razu wchodzić w ZUS i pełne formalności.
Kluczowe warunki (upraszczając):
- przychody z tej działalności nie przekraczają określonego w ustawie limitu miesięcznego (limit jest powiązany z wysokością minimalnego wynagrodzenia – trzeba go sprawdzić w aktualnym roku),
- w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie wykonywano działalności gospodarczej (z pewnymi wyjątkami).
Przy działalności nierejestrowanej:
- nie płaci się ZUS,
- nie rejestruje się firmy w CEIDG,
- wystawia się rachunki, a przychody rozlicza w zeznaniu rocznym jako „inne źródła”.
Przy małym, testowym biznesie rzeczywisty „koszt założenia firmy” może wynosić 0 zł + koszt narzędzi/produktów, na których się zarabia.
To opcja niewystarczająca dla większości normalnych działalności, ale jako etap przejściowy przed pełnoprawną firmą – bardzo użyteczna.
7. Jak policzyć własny budżet na start – prosty schemat
Najprościej podejść do tematu w kilku krokach i przypisać kwoty do każdej grupy.
- Rejestracja
JDG: zwykle 0 zł.
Sp. z o.o.: KRS + notariusz + prawnik: orientacyjnie 1 000–3 000 zł (plus kapitał 5 000 zł). - Kapitał / poduszka finansowa
JDG: minimum 3–6 miesięcy przewidywanych kosztów stałych (ZUS, księgowość, narzędzia, życie prywatne).
Sp. z o.o.: kapitał 5 000 zł + podobna poduszka na pierwsze miesiące działania. - ZUS i podatki na pierwsze miesiące
Przy JDG: policzyć 6 miesięcy ulgi na start (składka zdrowotna) + późniejsze okresy.
Przy sp. z o.o.: ustalić model wypłaty (umowa, B2B, powołanie) i oszacować składki i podatki. - Księgowość
JDG: założyć min. 200–400 zł miesięcznie przy typowej skali.
Sp. z o.o.: założyć min. 600–1 000 zł miesięcznie. - Sprzęt, oprogramowanie, strona, marketing startowy
W praktyce u większości osób: 2 000–10 000 zł przy bardzo różnych scenariuszach.
Po zsumowaniu tych pozycji wychodzą dość realistyczne liczby:
- prosta JDG startowana „po domowemu”: od kilku do kilkunastu tysięcy złotych łącznie (łącznie z poduszką finansową),
- spółka z o.o. ze świadomie zaprojektowaną strukturą: często kilkanaście – kilkadziesiąt tysięcy złotych, jeśli doliczyć kapitał, obsługę prawną, księgowość i rezerwę na pierwsze miesiące.
Najrozsądniejsze podejście: rozpisać wszystkie punkty na kartce lub w arkuszu, dopisać do nich kwoty z ofert (notariusz, księgowość, prawnik, sprzęt), a na końcu dodać jeszcze 20–30% rezerwy na to, co nie udało się przewidzieć. W praktyce ta rezerwa ratuje firmę znacznie częściej niż oszczędność kilkuset złotych na starcie.