Potwierdzenie salda to jeden z kluczowych dokumentów w relacjach między firmami – służy do okresowego uzgodnienia wzajemnych rozrachunków. Standardowo obejmuje dane wierzyciela i dłużnika, numer i datę dokumentu, okres którego dotyczy potwierdzenie oraz zestawienie pozycji księgowych (faktur, not, płatności). Prawidłowo przygotowany wzór potwierdzenia salda ułatwia zarówno pracę działu księgowości, jak i późniejsze kontrole oraz audyt.
W praktyce biznesowej szczególnie ważne jest, aby dokument zawierał jasne oświadczenie o zgodności lub niezgodności salda, miejsce na podpis osoby uprawnionej oraz datę zwrotu podpisanego formularza. Dzięki temu potwierdzenie salda staje się wiarygodnym dowodem księgowym, pomocnym m.in. przy inwentaryzacji należności i zobowiązań oraz przy dochodzeniu roszczeń.
Przygotowany poniżej wzór „Potwierdzenie salda – wzór dla firm i księgowości” możesz wykorzystać zarówno w formie wydruku, jak i w wersji elektronicznej. Zawiera on wszystkie podstawowe elementy wymagane przez praktykę księgową, a jednocześnie pozostawia miejsce na indywidualne dostosowanie: dodanie logotypu, numeru konta bankowego czy dodatkowych klauzul. Formularz jest prosty, czytelny i nadaje się do wykorzystania zarówno w małych firmach, jak i w większych organizacjach.
Potwierdzenie salda należności / zobowiązań
Nazwa firmy: ……………………………………………………………………………………………….
Adres: …………………………………………………………………………………………………………
NIP: …………………………………………….. REGON/KRS: ……………………………………………….
Nazwa firmy: ……………………………………………………………………………………………….
Adres: …………………………………………………………………………………………………………
NIP: …………………………………………….. REGON/KRS: ……………………………………………….
Zestawienie rozrachunków objętych potwierdzeniem salda
| Lp. | Numer dokumentu | Data wystawienia / sprzedaży | Termin płatności | Kwota brutto |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ……………………………… | ……………………………… | ……………………………… | ……………………. |
| 2 | ……………………………… | ……………………………… | ……………………………… | ……………………. |
| 3 | ……………………………… | ……………………………… | ……………………………… | ……………………. |
| Razem saldo na dzień potwierdzenia (należność / zobowiązanie): | ……………………. | |||
Oświadczenie kontrahenta
[ ] jest zgodne ze stanem naszych ksiąg rachunkowych,
[ ] nie jest zgodne ze stanem naszych ksiąg rachunkowych (w załączeniu przesyłamy szczegółowe wyjaśnienie różnic).
Imię i nazwisko: ……………………………………………………………………………………………
Stanowisko: ………………………………………………………………………………………………..
Podpis i pieczęć: …………………………………………………………………………………………
Jak korzystać z wzoru potwierdzenia salda w firmie
Wzór potwierdzenia salda możesz stosować zarówno przy inwentaryzacji rocznej, jak i w trakcie bieżącego uzgadniania rozrachunków z kontrahentami. Najpierw uzupełnij dane wierzyciela i dłużnika, a następnie wprowadź w tabeli wszystkie faktury oraz inne dokumenty, które tworzą saldo na dany dzień. Upewnij się, że okres, którego dotyczy potwierdzenie, jest jasno wskazany – to częsty błąd, który później utrudnia interpretację dokumentu.
Dokument można wysłać w formie elektronicznej (PDF) lub tradycyjnie pocztą. W przypadku formy elektronicznej warto zadbać o wiarygodny sposób potwierdzenia, np. podpis kwalifikowany, podpis zaufany lub pisemne potwierdzenie w osobnej korespondencji e-mail, zgodnie z przyjętą polityką firmy.
Elementy dokumentu, które można modyfikować
Dane firmowe i opis okresu
Pola związane z nazwą firmy, adresem, numerami NIP, REGON czy KRS są w pełni edytowalne. Możesz dodać również logo firmy, numer rachunku bankowego lub dane kontaktowe działu księgowości, o ile nie zaburzy to czytelności dokumentu. Ważne, aby wszystkie istotne informacje były w jednym miejscu, najlepiej w górnej części potwierdzenia.
Okres potwierdzenia salda możesz dopasować do własnych potrzeb – roczny, kwartalny, miesięczny lub obejmujący niestandardowy przedział czasu. Kluczowe jest, by data stanu salda była zgodna z zapisami w księgach oraz raportami sald i obrotów.
Tabela rozrachunków
Tabela we wzorze została uproszczona do najważniejszych kolumn: numer dokumentu, data, termin płatności i kwota brutto. Możesz dodać kolejne kolumny, np. walutę, numer zamówienia, status płatności czy numer konta księgowego, jeśli jest to potrzebne w Twojej organizacji. Warto jednak zachować przejrzystość – zbyt rozbudowana tabela może być trudna w odbiorze dla kontrahenta.
Przy wypełnianiu tabeli zwróć uwagę, aby kwoty brutto odpowiadały saldom z kartotek kontrahenta. Błędy w wartościach są najczęstszą przyczyną odmowy potwierdzenia salda lub długiej wymiany korespondencji wyjaśniającej.
Oświadczenie kontrahenta i podpisy
Formuła zgody lub braku zgody
We wzorze zastosowano prostą formę oświadczenia z dwiema opcjami do zaznaczenia. Kontrahent powinien wybrać jedną z nich i ewentualnie dołączyć wyjaśnienie różnic. Nigdy nie pozostawiaj tego pola pustego – brak zaznaczenia którejkolwiek opcji powoduje niejednoznaczność dokumentu i może zostać zakwestionowany przez audyt lub biegłego rewidenta.
Jeśli w Twojej firmie stosuje się dodatkowe klauzule (np. dotyczące potrąceń, rezerw, przedawnienia), możesz je dopisać poniżej oświadczenia, zachowując jasny, zrozumiały język.
Kto powinien podpisać potwierdzenie salda
W idealnym scenariuszu potwierdzenie salda podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki (np. członek zarządu), ale w praktyce często robi to kierownik działu finansowego lub główny księgowy na podstawie upoważnienia. Upewnij się, że zasady reprezentacji są zgodne z dokumentami rejestrowymi firmy oraz wewnętrznymi pełnomocnictwami.
Dla celów dowodowych warto przechowywać zarówno podpisane oryginały papierowe, jak i skany lub pliki PDF, tak aby w razie sporu lub kontroli możliwe było szybkie udokumentowanie uzgodnienia salda z kontrahentem.