SaldeoSMART to platforma do zarządzania dokumentami księgowymi, z której korzystają zarówno firmy, jak i biura rachunkowe. Dostęp do systemu Saldeo uzyskuje się po zakupie lub od swojego biura rachunkowego, które przekazuje dane logowania. System działa w pełni online, co oznacza możliwość pracy z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu.
Logowanie do Saldeo wymaga jedynie przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript. Po pierwszym zalogowaniu warto zapoznać się z podstawowymi ustawieniami konta, które wpływają na bezpieczeństwo i wygodę codziennej pracy.
Gdzie zalogować się do Saldeo
Logowanie odbywa się na stronie dedykowanej: https://saldeo.brainshare.pl/. To główny adres dla większości użytkowników pracujących w wersji online. Po wejściu na stronę wyświetla się formularz logowania, w którym należy podać login i hasło.
Niektóre biura rachunkowe mogą korzystać z własnych serwerów dedykowanych lub instalacji lokalnych. W takim przypadku adres logowania będzie inny – najczęściej otrzymuje się go bezpośrednio od księgowego wraz z danymi dostępu. Domyślnie system podpowiada serwer saldeo.brainshare.pl, ale można ręcznie wpisać właściwy adres, jeśli praca odbywa się na innym serwerze.
Alternatywnie można wejść na stronę www.saldeosmart.pl i kliknąć przycisk „Zaloguj się” w górnym menu, który przekieruje do panelu logowania.
Pierwsze logowanie do panelu klienta Saldeo
Po utworzeniu konta użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z powiadomieniem o aktywacji konta oraz linkiem do ustawienia pierwszego hasła. To standardowa procedura zabezpieczająca – hasło nie jest przesyłane w wiadomości, tylko samodzielnie ustala się je po kliknięciu w link aktywacyjny.
Link do ustawienia hasła jest ważny przez 72 godziny od momentu wysłania wiadomości. Jeśli nie zdąży się ustawić hasła w tym czasie, trzeba ponownie skorzystać z procedury odzyskiwania hasła opisanej poniżej.
Po ustawieniu hasła można od razu zalogować się do systemu, wpisując login (lub adres e-mail) oraz wybrane hasło. System pamięta dane logowania w przeglądarce, co przyspiesza kolejne logowania, choć ze względów bezpieczeństwa nie zawsze jest to zalecane, szczególnie na komputerach współdzielonych.
Co zrobić gdy nie otrzymano maila aktywacyjnego
Czasem wiadomość z linkiem aktywacyjnym trafia do folderu ze spamem lub zostaje zablokowana przez filtry pocztowe. Warto sprawdzić folder „Spam” lub „Wiadomości-śmieci” w swojej skrzynce. Jeśli wiadomość tam nie dotarła, należy skontaktować się z biurem rachunkowym, które może ponownie wysłać zaproszenie do systemu.
Odzyskiwanie zapomnianego hasła
Aby odzyskać hasło, wystarczy na stronie logowania skorzystać z opcji „Nie pamiętasz hasła?”, wpisać swój e-mail lub login i wejść na swoją skrzynkę pocztową. System automatycznie wyśle wiadomość z instrukcją resetowania hasła.
Jeżeli adres e-mail używany jest w więcej niż jednym koncie, należy podać login konta, dla którego chcemy odzyskać hasło
W otrzymanej wiadomości znajduje się link do zmiany hasła, który jest ważny 72 godziny. Po kliknięciu w link zostaje się przekierowanym do formularza, w którym można ustawić nowe hasło. Proces jest prosty i zazwyczaj zajmuje kilka minut.
Jeśli link wygaśnie, procedura jest identyczna – ponownie trzeba wejść na stronę logowania, kliknąć „Nie pamiętasz hasła?” i powtórzyć proces. System wygeneruje nowy, aktywny link.
Konfiguracja bezpieczeństwa konta
Aby zwiększyć bezpieczeństwo logowania do SaldeoSMART można ustawić podwójną weryfikację, tzw. logowanie dwuetapowe, które włącza się w ustawieniach konta. To dodatkowa warstwa ochrony, szczególnie ważna przy dostępie do wrażliwych danych finansowych.
Weryfikacja dwuetapowa działa w ten sposób, że po wpisaniu prawidłowego loginu i hasła system wymaga podania dodatkowego kodu weryfikacyjnego, który generuje się na smartfonie. Nawet jeśli ktoś pozna hasło, nie będzie mógł zalogować się bez dostępu do telefonu.
Jak włączyć weryfikację dwuetapową
Po kliknięciu w „Konto” przechodzimy do sekcji „Weryfikacja dwuetapowa” i zaznaczamy „Używaj weryfikacji dwuetapowej” w odpowiednim kafelku. System poprowadzi przez proces konfiguracji, który zazwyczaj wymaga zeskanowania kodu QR aplikacją typu Google Authenticator lub Microsoft Authenticator.
Po aktywacji przy każdym logowaniu oprócz hasła trzeba będzie wpisać 6-cyfrowy kod z aplikacji. Kody zmieniają się co 30 sekund, więc nawet jeśli ktoś przechwytłby jeden kod, nie będzie mógł go użyć ponownie.
Administrator SaldeoSMART może ustawić weryfikację dwuetapową wszystkim użytkownikom, którzy mogą korzystać z programu. W niektórych biurach rachunkowych jest to obligatoryjne ze względu na politykę bezpieczeństwa.
Ustawienia konta i dodatkowe opcje
Po zalogowaniu do Saldeo warto przejrzeć dostępne ustawienia konta. Znajdziemy tam opcje personalizacji interfejsu, zarządzania powiadomieniami e-mail oraz konfiguracji dostępu mobilnego.
Aby ustawić kod dla aplikacji mobilnej należy zalogować się do SaldeoSMART przez przeglądarkę internetową i wejść w Ustawienia konta, a następnie w ostatniej sekcji na dole strony (Wersja mobilna) ustawić kod dla aplikacji mobilnej. Ten kod będzie potrzebny przy logowaniu z telefonu lub tabletu.
W ustawieniach można również zmienić hasło w dowolnym momencie, bez konieczności korzystania z procedury odzyskiwania. Regularna zmiana hasła to dobra praktyka, szczególnie jeśli podejrzewa się, że mogło zostać skompromitowane.
Zarządzanie danymi firmy
Klienci biur rachunkowych często mają dostęp do kilku firm w ramach jednego konta. Po zalogowaniu system może wymagać wyboru konkretnej firmy, z której dokumentami chce się pracować. Lista firm wyświetla się automatycznie – wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję.
Zakres dostępnych funkcji zależy od posiadanego pakietu oraz uprawnień nadanych przez administratora. Niektórzy użytkownicy mają pełny dostęp do wszystkich modułów, inni tylko do wybranych funkcji jak przeglądanie dokumentów czy wystawianie faktur.
Praca z systemem po zalogowaniu
Logowanie do Saldeo daje dostęp do faktur, KSeF i narzędzi dla firm oraz biur rachunkowych. Główny panel prezentuje najważniejsze informacje – listę ostatnich dokumentów, powiadomienia o nowych fakturach czy zbliżające się terminy płatności.
System wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatycznego odczytu faktur. Wystarczy przesłać zeskanowany dokument lub plik PDF, a SaldeoSmart wykorzystuje algorytmy AI do automatycznego rozpoznawania, kategoryzowania i przetwarzania faktur oraz innych dokumentów. To znacznie przyspiesza pracę i redukuje ryzyko błędów przy ręcznym przepisywaniu danych.
Dostępne funkcje to między innymi:
- Wystawianie faktur sprzedażowych z automatycznym numerowaniem
- Skanowanie i odczyt faktur kosztowych za pomocą technologii OCR
- Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
- Elektroniczne archiwum dokumentów dostępne 24/7
- Zarządzanie bazą kontrahentów z weryfikacją statusu VAT
- Automatyczne pobieranie kursów walut z NBP
Każda z tych funkcji ma własną sekcję w menu bocznym. Interfejs jest intuicyjny, ale pierwsze dni pracy mogą wymagać oswojenia się z rozmieszczeniem opcji.
Aplikacja mobilna i dostęp z telefonu
SaldeoSMART oferuje aplikację mobilną dostępną dla systemów iOS i Android. Po zainstalowaniu aplikacji ze sklepu App Store lub Google Play trzeba skonfigurować połączenie z serwerem.
Przy logowaniu do aplikacji mobilnej użytkownicy instalacji lokalnych i serwerów dedykowanych korzystają z nazwy użytkownika oraz kodu do wskazania w ustawieniach konta. Kod ten ustawia się w panelu webowym, jak opisano wcześniej.
Aplikacja mobilna pozwala na wykonywanie podstawowych operacji w terenie – fotografowanie faktur, wystawianie dokumentów sprzedaży czy sprawdzanie statusu płatności. To wygodne rozwiązanie dla osób często przebywających poza biurem.
Najczęstsze problemy z logowaniem
Komunikat „Niepoprawna nazwa użytkownika lub hasło” pojawia się najczęściej z trzech powodów: literówka w loginie, błędne hasło lub próba logowania na niewłaściwy serwer. Warto sprawdzić czy Caps Lock nie jest włączony i czy login jest wpisany dokładnie tak, jak w mailu aktywacyjnym.
Jeśli problem utrzymuje się mimo pewności co do poprawności danych, może to oznaczać, że konto nie zostało jeszcze aktywowane lub zostało zablokowane. W takiej sytuacji kontakt z biurem rachunkowym lub działem wsparcia technicznego rozwiąże sprawę najszybciej.
Problemy z załadowaniem strony logowania mogą wynikać z wyłączonej obsługi JavaScript w przeglądarce. System wymaga JavaScript do prawidłowego działania – warto sprawdzić ustawienia przeglądarki i upewnić się, że skrypty są dozwolone dla domeny saldeo.brainshare.pl.
Czasem wystarczy wyczyszczenie pamięci podręcznej przeglądarki lub spróbowanie zalogowania w trybie incognito. To pomaga wyeliminować problemy związane z przestarzałymi plikami cache lub konfliktami rozszerzeń przeglądarki.