Ustal właściwą kategorię firmy, a unikniesz wniosków odrzuconych z powodu złego „okienka”, błędnie naliczonych ulg i niepotrzebnych nerwów przy kontrolach. Status mikro albo małego przedsiębiorcy wpływa nie tylko na dostęp do dotacji, ale też na obowiązki sprawozdawcze i sposób raportowania danych. Prawidłowa klasyfikacja wymaga kilku prostych, ale precyzyjnych obliczeń – zwłaszcza gdy firma się rozwija i balansuje na granicy progów. Poniżej konkretny schemat: co sprawdzić, jak liczyć pracowników i obrót, jak interpretować progi w euro oraz kiedy firma formalnie „awansuje” do wyższej kategorii. Dzięki temu można świadomie korzystać z przywilejów, które ustawodawca faktycznie przewidział dla mniejszych biznesów, zamiast liczyć na „jakoś to będzie”.
Po co w ogóle określać kategorię przedsiębiorcy?
Kategoria przedsiębiorcy – mikro, mały, średni – to nie sucha teoria z ustawy. Od niej zależy, do jakich programów pomocowych można startować, jak wyglądają niektóre obowiązki i jakie preferencje da się zastosować w codziennym prowadzeniu firmy.
Najczęściej kategoria jest potrzebna w trzech sytuacjach:
- przy wnioskach o dotacje, pożyczki preferencyjne, gwarancje de minimis,
- przy korzystaniu z ulg podatkowych lub uproszczeń (np. pewne limity w PIT/CIT, uproszczone sprawozdania),
- przy wypełnianiu formularzy urzędowych, oświadczeń dla banku, PFR, PARP, NCBR itd.
W praktyce mylenie mikro z małym przedsiębiorcą prowadzi do dwóch kłopotliwych scenariuszy: zawyżanie kategorii (rezygnacja z korzyści „na wszelki wypadek”) albo jej zaniżanie (ryzyko zwrotu pomocy, korekt i odsetek). Lepiej poświęcić godzinę i ustawić to raz, porządnie, niż później tłumaczyć się przed instytucją finansującą.
Mikro i mały przedsiębiorca to nie subiektywna ocena „jesteśmy mali”, tylko kategoria liczona według sztywnych progów: liczby pracowników oraz obrotu lub sumy bilansowej.
Definicje mikro i małego przedsiębiorcy – aktualne progi
W Polsce definicje mikro, małego i średniego przedsiębiorcy wynikają z przepisów unijnych (rozporządzenie 651/2014) oraz z Prawa przedsiębiorców. Wszystko kręci się wokół trzech parametrów: liczby pracowników, rocznego obrotu oraz sumy bilansowej.
Liczba pracowników
Podstawowy parametr to średnioroczne zatrudnienie wyrażone w ekwiwalentach pełnego czasu pracy (FTE). Nie chodzi więc o liczbę osób, ale o „pełne etaty” w przeliczeniu na rok.
Definicje wyglądają następująco:
- Mikroprzedsiębiorca – mniej niż 10 pracowników (FTE)
- Mały przedsiębiorca – mniej niż 50 pracowników (FTE)
Jeżeli firma przekroczy 9 FTE, automatycznie wypada z kategorii mikro pod względem zatrudnienia i zaczyna podpadać pod małego (oczywiście trzeba jeszcze sprawdzić obrót/sumę bilansową). Gdy przekroczy 49 FTE – trafia do średnich, o ile potwierdzą to pozostałe kryteria.
Ważny szczegół: do pracowników w tej definicji zalicza się co do zasady osoby zatrudnione na umowę o pracę. Zleceniobiorcy i współpracownicy B2B co do zasady nie wchodzą do FTE, chyba że prawo danej instytucji (np. przy dotacjach) wprost stanowi inaczej. Warto zawsze sprawdzić regulamin danego programu, bo potrafią pojawić się własne, surowsze definicje.
Obrót i suma bilansowa
Drugi i trzeci parametr to wynik finansowy firmy – patrzy się na roczny obrót (przychody ze sprzedaży) lub na sumę bilansową (wartość aktywów). W praktyce większość przedsiębiorców patrzy na obrót, bo jest prostszy do wyliczenia.
Progi unijne są wyrażone w euro:
- Mikroprzedsiębiorca: obrót roczny do 2 mln EUR lub suma bilansowa do 2 mln EUR
- Mały przedsiębiorca: obrót roczny do 10 mln EUR lub suma bilansowa do 10 mln EUR
Wystarczy spełnić warunek dotyczący obrotu lub sumy bilansowej – nie trzeba mieścić się w obu jednocześnie. Jeżeli więc firma ma relatywnie niski obrót, ale wysoki poziom aktywów (np. drogie maszyny, nieruchomości), można klasyfikować ją przez sumę bilansową.
Progi w euro przelicza się na złotówki zgodnie z kursem ogłaszanym przez NBP, o czym niżej. Kluczowe jest to, że ustawodawca wymaga spełnienia dwóch z trzech warunków (pracownicy + jeden z parametrów finansowych) przez co najmniej dwa kolejne lata, aby kategoria zmieniła się trwale.
Jak policzyć pracowników i obrót w praktyce
Same definicje brzmią prosto, ale w praktyce najwięcej wątpliwości wywołuje przeliczanie zatrudnienia i obrotów na właściwą kategorię. Zwłaszcza gdy firma szybko rośnie albo ma sezonowo skaczące przychody.
Typowe pułapki przy liczeniu etatów
Przy liczeniu średniorocznego zatrudnienia trzeba pilnować dwóch aspektów: czasu pracy i rodzaju umowy. Formalnie bierze się pod uwagę osoby zatrudnione na etacie, przeliczone na pełne etaty.
Przykład: jeśli przez cały rok zatrudniono 4 osoby na pełen etat i 4 osoby na 1/2 etatu, to średnioroczne zatrudnienie wynosi:
4 × 1,0 + 4 × 0,5 = 6 FTE. Taka firma mieści się swobodnie w kategorii mikro (poniżej 10 FTE).
Pułapka pojawia się, gdy zespół mocno się zmienia w ciągu roku. Jeśli w pierwszym półroczu były 3 etaty, a w drugim 9 etatów, średnia z całego roku będzie niższa niż 9. W takiej sytuacji nie zawsze przekroczony zostanie próg 10 FTE, nawet jeśli na koniec roku na liście płac widnieje już 12 osób.
Drugie klasyczne nieporozumienie dotyczy wliczania wspólników, członków zarządu, praktykantów. Co do zasady:
- wspólnik prowadzący jednoosobową działalność nie liczy się sam sobie jako pracownik,
- wspólnicy spółek osobowych mogą być traktowani różnie w zależności od konstrukcji zatrudnienia (trzeba sprawdzić konkretne przepisy),
- stażyści, praktykanci, osoby na urlopach macierzyńskich/rodzicielskich mogą wymagać odrębnego podejścia według przepisów szczegółowych.
W razie wątpliwości warto policzyć zatrudnienie w dwóch wariantach „ostrożnych”: raz wąsko (tylko umowy o pracę na pełen i część etatu), raz szeroko (plus wszelkie „pół-etyaty” z regulaminu programu pomocowego). Przy wnioskach o wsparcie instytucja zwykle wskazuje, którym sposobem liczyć.
Jak przeliczać euro na złotówki
Progi obrotu i sumy bilansowej podawane są w euro, tymczasem księgowość prowadzona jest w złotówkach. Na szczęście nie trzeba co miesiąc żonglować kursem.
Do przeliczeń stosuje się kurs ogłaszany przez NBP. Przepisy odsyłają do odpowiedniego kursu referencyjnego, zwykle średniorocznego lub z konkretnego dnia, wskazanego w regulacjach. W praktyce najbezpieczniej jest korzystać z oficjalnych wytycznych ministerstw lub instytucji finansujących, które podają gotowe wartości progów w złotych na dany okres.
Jeśli takich wytycznych brakuje, trzeba:
1) ustalić właściwy kurs NBP (z dnia/okresu wskazanego w przepisach),
2) przemnożyć próg w euro przez ten kurs,
3) porównać wyniki z własnym obrotem/sumą bilansową z ostatniego zamkniętego roku obrotowego.
Warto pamiętać, że gwałtowne wahania kursu euro działają obustronnie. Przy mocnym złotym łatwiej „zmieścić się” w progu, przy słabym – firma może szybciej z niego wypaść, mimo że w praktyce skala biznesu się nie zmieniła.
Kategorię przedsiębiorcy ustala się na podstawie danych za ostatnie zakończone dwa lata obrotowe – pojedynczy „skokowy” rok zwykle nie zmienia statusu od razu.
Zmiana kategorii firmy – kiedy i co się wtedy dzieje
Kategoria przedsiębiorcy nie zmienia się automatycznie po jednym lepszym (lub słabszym) roku. Ustawodawca założył, że firma ma mieć czas na ustabilizowanie parametrów, zanim formalnie przeskoczy do innej szufladki.
Przyjmuje się, że aby awansować z mikro do małego (albo odwrotnie, spaść z małego do mikro), przedsiębiorca musi przez dwa kolejne lata przekraczać (albo przestać przekraczać) odpowiednie progi. To zabezpiecza przed sytuacją, w której pojedynczy duży kontrakt „wystrzeli” obrót jednorazowo, a firma zaraz potem wraca do normalnego poziomu.
Skutki zmiany kategorii są głównie formalne: przy kolejnych naborach do programów pomocowych, przy korzystaniu z ulg czy przy podpisywaniu umów z instytucjami, firma musi posługiwać się już nowym statusem. Nie wpływa to na ważność wcześniej przyznanej pomocy, o ile została ona przyznana na podstawie prawidłowych danych z tamtego okresu.
Warto wprowadzić prostą praktykę: po każdym zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (lub rocznego zeznania podatkowego w JDG) przeprowadzić szybki przegląd – policzyć FTE, porównać obrót z progami, zanotować wynik. To chwilę zajmuje, a pozwala uniknąć późniejszych korekt oświadczeń składanych „na pamięć”.
Gdzie kategoria ma znaczenie: dotacje, ulgi, obowiązki
Dla wielu właścicieli firm pierwszym kontaktem z kategorią mikro/małego przedsiębiorcy jest formularz do dotacji z UE albo wniosek o gwarancję de minimis. Tam od razu pada pytanie: „Podaj kategorię przedsiębiorstwa zgodnie z definicją MŚP”.
W programach wsparcia status mikro lub małej firmy wpływa zwykle na:
- maksymalną wysokość dotacji lub pożyczki,
- intensywność wsparcia (np. procent kosztów kwalifikowanych),
- rodzaje kosztów, które można rozliczyć.
Typowy przykład: w programach inwestycyjnych mikro i mali przedsiębiorcy mają często wyższy poziom dofinansowania niż średni. Zaniżenie kategorii (podawanie, że firma jest mikro, gdy faktycznie jest mała) to proszenie się o kłopoty przy kontroli projektu.
Kategoria wpływa też na niektóre obowiązki sprawozdawcze. Przykładowo, mniejsze firmy korzystają z uproszczeń w zakresie sprawozdawczości finansowej, w tym z możliwości sporządzania skróconych sprawozdań, a w określonych przypadkach – z braku obowiązku badania sprawozdania przez biegłego rewidenta. Tu ważne jest jednak rozróżnienie między definicją MŚP z Prawa przedsiębiorców a definicjami „małej jednostki” z ustawy o rachunkowości – warto sprawdzić, którą konkretnie kategorią posługują się dane przepisy.
W obszarze podatków kategoria przedsiębiorcy też się przewija, choć częściej mówi się ogólnie o „małych podatnikach” (gdzie liczy się głównie obrót). Taki status pozwala m.in. na jednorazową amortyzację do określonego limitu czy rozliczanie zaliczek kwartalnie. To są realne pieniądze, więc poprawna klasyfikacja ma przełożenie nie tylko na papier, ale i na płynność finansową.
Do tego dochodzą sytuacje bardziej „przyziemne”: bank, fundusz leasingowy czy kontrahent mogą oczekiwać oświadczenia, że firma jest mikro/mała/średnia. Często jest to element oceny ryzyka lub warunek udziału w postępowaniu (zwłaszcza w przetargach, gdzie preferuje się MŚP).
Błędne zadeklarowanie statusu MŚP w dokumentach do instytucji finansującej może skończyć się koniecznością zwrotu udzielonej pomocy wraz z odsetkami – w praktyce to jeden z najbardziej bolesnych „papierowych” błędów.
Jak podejść do tego rozsądnie w małej firmie
Nie ma sensu komplikować prostych rzeczy. Dla większości jednoosobowych działalności z kilkoma pracownikami sprawa jest klarowna: to mikroprzedsiębiorstwa i długo się to nie zmieni. Problem zaczyna się tam, gdzie firma rośnie, bierze kolejne osoby do zespołu, wchodzi w większe kontrakty i podbija obrót.
Rozsądny schemat działania wygląda następująco:
- Po każdym roku policzyć średnioroczne FTE i roczny obrót (ew. sumę bilansową).
- Porównać wyniki z aktualnymi progami w złotówkach dla mikro i małych przedsiębiorców.
- Sprawdzić, czy dwa ostatnie lata układają się konsekwentnie powyżej/progu danej kategorii.
- Udokumentować te wyliczenia – choćby w prostym arkuszu – żeby mieć podkładkę na wypadek kontroli.
Dzięki temu przy kolejnym wniosku o dotację, kredyt z gwarancją czy przy podpisywaniu oświadczeń dla urzędu nie trzeba zgadywać ani „strzelać” kategorii. Wszystko jest policzone wcześniej i można spokojnie podpisać się pod tym, co trafia do oficjalnych dokumentów.